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Que vous prévoyez de faire un voyage d’affaires ou un voyage de loisirs, vous pourriez avoir envie de gagner du temps en passant par une agence de voyage. Le concept du tour opérateur est simple : acheter des séjours en gros et moins cher. Cette solution vous permet souvent de réaliser des économies intéressantes, mais il est essentiel de prendre en compte les frais d’agence de voyage. Voici ce qu’ils englobent !
Les frais de dossier d’une agence de voyage couvrent en partie les coûts administratifs liés à la réservation et à la gestion du voyage. Ces frais peuvent inclure la recherche de vols, la réservation d’hébergement, les billets de trains ou d’avion, la coordination des transferts, etc.
Toutes les agences de voyage n’appliquent pas nécessairement des frais de dossier, mais cela concerne une grande majorité d’entre elles. Lorsque vous planifiez un voyage avec une agence, nous vous conseillons de bien vous renseigner en amont sur les frais éventuels. Et ce, dès le début du processus afin de comprendre clairement les coûts associés à leurs services et ainsi éviter les mauvaises surprises lors du règlement final !
Pour vous donner une idée, voici une vue d’ensemble de ce que comprennent les frais de dossier d’une agence de voyage.
Tout d’abord, les agences de voyages peuvent facturer des frais de consultation pour le temps passé à discuter avec vous, à comprendre vos besoins, vos préférences en matière de destinations, de compagnies aériennes et de type de logements, ainsi qu’à élaborer un itinéraire personnalisé. Les frais de conseil comprennent également les frais de planification, en couvrant le temps et les efforts investis par l'agence pour concevoir un voyage adapté à vos besoins spécifiques.
Les frais de service font référence aux réservations pour les billets d’avion, les hébergements, la location de voiture, ainsi que certaines activités liées au voyage. Les agents de voyage coordonnent les différents éléments du voyage pour s’assurer que tout est synchronisé, comme les horaires de vol et les réservations d’hôtel. Généralement, les frais de transaction sont facturés sous forme de pourcentage sur chaque réservation, modification ou annulation en votre nom.
Dans les frais de service et de gestion peuvent également être inclus les frais administratifs, liés aux coûts administratifs généraux de l’agence, comme la maintenance des systèmes de réservation, le personnel, les frais de bureau, etc.
L’avantage de passer par une agence de voyage, c’est que celles-ci proposent souvent une assistance 24/7 pendant toute la planification du séjour, mais aussi une assistance continue pendant le voyage en cas de problèmes ou de situations imprévues.
Passer par une agence de voyage comprend parfois des frais supplémentaires pour une assurance voyage incluse ou en option. Elle offre une protection aux voyageurs en cas de pépins. Les frais d’assurance voyage englobent différents aspects :
Les frais d’assurance en France peuvent varier en fonction de la couverture choisie par l’agence et de la durée du voyage. Renseignez-vous sur les assurances voyage à privilégier, et rapprochez-vous de votre banque. Peut-être avez-vous déjà une assurance voyage adéquate avec votre carte bancaire !
Si vous pensez confier votre projet de voyage à une agence, vous vous posez probablement la question suivante : vais-je payer plus cher ? Parce que si l’agence de voyage travaille sur mon voyage, il y a forcément des coûts !
La réponse est non, cela ne vous coûtera pas plus cher. Au contraire, cela vous permet souvent de faire des économies ! Que ce soit pour des billets d’avion low-cost ou de première classe, les hébergements, les activités et les tours, l’agence de voyage négocie auprès de différentes enseignes et compagnies des contrats au meilleur prix et obtient des promotions exclusives.
Ainsi, en passant par une agence de voyage, il y a de fortes chances que le prix de votre séjour soit plus faible plutôt qu’en réservant auprès de chaque prestataire directement. Dans de nombreux cas, les agences de voyages vous permettent de réaliser des économies intéressantes. Les seuls aspects à prendre en compte sont les frais de dossier, qui varient d’une agence à une autre selon les services proposés.
La plupart des agences de voyage prennent entre 9% et 15% de commission pour tout ce qui porte sur les prestations, séjours ou circuits. Pour un simple billet d’avion vendu, une agence de voyage pourrait prendre 8% du prix public.
Cependant, ce pourcentage varie d’une agence de voyage à une autre et des services qu’elles proposent. Certaines agences de voyages peuvent prendre une commission entre 15 et 20%. Renseignez-vous bien sur les frais avant de vous lancer dans l’aventure avec une agence de voyage et surtout, passez par une agence qui est transparente à ce sujet !
Le premier avantage à passer par une agence de voyage est le gain de temps. En effet, les agents de voyages peuvent prendre en charge votre séjour de A à Z. Si vous avez déjà planifié un voyage, vous savez à quel point cela peut être une tâche complexe et chronophage. Les agences de voyage s’occupent de la planification, des réservations d’hôtel, des vols, des transferts et autres détails qui vous font économiser du temps et de l’énergie.
Les agents de voyages sont des experts dans leur domaine et peuvent vous fournir des conseils utiles sur les destinations, les meilleures périodes pour vous y rendre, les activités à faire, etc. Leur connaissance approfondie peut vous aider à planifier un voyage parfaitement adapté à vos besoins et vos préférences.
Ensuite, le deuxième gros avantage est qu’elles vous donnent l’accès à des tarifs préférentiels et des offres exclusives, en ayant négocié avec leurs partenaires. Cela vous permet d’obtenir de meilleures offres que si vous réserviez par vous-même auprès de chaque prestataire.
Enfin, en passant par une agence de voyage, vous bénéficiez souvent d’une assistance en cas de problème (retards de vol, annulations ou problèmes d’hébergement, etc.). Ce qui vous enlève un stress et vous permet de résoudre rapidement une situation imprévue avec un seul et même interlocuteur !
Un agent de voyages est une personne qui travaille pour une agence de voyage, ou bien qui travaille de manière indépendante. C’est la personne qui vous aide à planifier votre voyage, à réserver les vols, les hôtels et qui vous fournit des conseils sur les visas, les assurances voyages et les activités touristiques.
L'agence de voyage quant à elle est une entreprise commerciale qui compose et vend une gamme de services liés aux voyages. Elle est composée d’un ou de plusieurs agents de voyages.
Il n’y a pas de meilleure option entre les deux, tout dépend de la qualité des services de l’agence et de l’agent de voyage indépendant, et bien sûr, des prix des voyages proposés et des frais de dossier !
Sachez que les agences de voyage sont tenues de fournir une garantie financière pour assurer le remboursement des voyageurs dans certaines situations comme l’annulation de voyage, la non-exécution des services prévus ou encore la faillite de l’agence elle-même. L’objectif est que si quelque chose devait mal tourner, vous êtes protégé de A à Z.
Aujourd’hui, la majorité des entreprises travaillent avec une agence de voyages qui planifie leurs voyages d’affaires et y trouvent une vraie valeur ajoutée pour la gestion de leurs déplacements.
Pour aider les chefs de bureau, nous avons mis au point Fairfees, qui propose une comparaison de vos frais de voyage à travers différentes agences. Un simulateur très simple d’utilisation, qui vous permettra de choisir l’agence de voyage la plus adaptée pour vous.
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