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Aujourd'hui, diverses entreprises exigent la mise en place de déplacements professionnels au sein de certaines équipes. Les voyageurs, souvent des commerciaux, effectuent régulièrement des missions professionnelles en dehors du bureau et sont donc soumis à des droits et devoirs.
Même s'il ne s'agit pas d'une mission de bureau, le code du travail s'applique aux déplacements professionnels. Qu'il s'agisse des frais, des politiques internes ou de la protection des employés, les entreprises et les employés doivent respecter un certain nombre de règles.
Pour bien comprendre ses droits en matière de mission à l’extérieur, il est primordial de bien comprendre l’intérêt et les objectifs d’un déplacement professionnel. Il s’agit ainsi du fait d’exercer une mission à l’extérieur du bureau, au niveau national ou international, dans une durée limitée (ce qui différencie le déplacement professionnel de l’expatriation). Cette mission hors cadre peut être demandée dans le cadre d’une rencontre client, d’un salon ou d’un évènement bénéfique pour l’entreprise. Ces déplacements professionnels sont une véritable source de profit pour les entreprises et doivent être rentables.
Les déplacements professionnels entraînent de nombreuses dépenses, que ce soit pour l'hébergement, le transport ou les repas. Ces frais de déplacement peuvent être limités par l'entreprise, qui fixe alors un cadre de dépenses pour le salarié avant son départ. Bien entendu, si des politiques de dépenses sont mises en place, elles s'appliquent à tous les voyageurs d'entreprise sans exception. Toutefois, le salarié peut compléter ce budget s'il le juge nécessaire. Par exemple, l'entreprise peut décider de ne rembourser que les billets de train en 2ème classe, mais le salarié peut voyager en 1ère classe s'il le souhaite, à condition de payer la différence.
Pour le remboursement, il en existe deux types :
- Le remboursement des notes de frais, c'est-à-dire que le salarié doit fournir une preuve de paiement. Le salarié devra avancer l'argent pour chaque voyage et ne sera remboursé qu'à son retour dans l'entreprise.
- Le remboursement des notes de frais forfaitaires, basé sur un barème URSSAF et obligeant l'employeur à indemniser le salarié chaque mois avec le même montant prédéfini.
Chaque changement dans les politiques de frais de déplacement doit être communiqué aux employés en temps utile afin d'éviter toute surprise au retour d'un voyage d'affaires. L'employé, quant à lui, doit se tenir informé et respecter les politiques en matière de notes de frais pour chacune de ses missions extérieures.
Les politiques d'entreprise sont des documents papier, souvent numérisés, qui décrivent les règles établies que les employés doivent suivre, que ce soit au bureau ou sur la route.
Certaines polices visent uniquement les voyages d'affaires et peuvent mettre l'accent sur différents points :
- Dépenses maximales à effectuer lors de déplacements en dehors de l'entreprise
- Processus d'approbation et d'acceptation des voyages
- Gestion des notes de frais
- Le choix des hôtels et des transports (certaines compagnies ont des partenariats avec certaines marques ou groupes et doivent passer par eux).
Toutes ces règles forment un cadre juridique pour l'entreprise et pour le salarié et chacune d'entre elles doit être respectée avant, pendant et après le voyage.
Le temps de travail d'un salarié est défini par le code du travail, et ce temps reste le même, qu'il soit au bureau ou à l'autre bout du monde pour une mission. Il est donc important pour le voyageur de compter ses heures, car les heures supplémentaires demeurent même pendant un voyage d'affaires.
En outre, le temps passé entre le domicile et le lieu habituel de travail n'est pas inclus dans le temps de travail effectif, mais un trajet entre le domicile et le lieu de la mission extérieure est entièrement inclus dans le décompte des heures hebdomadaires. Conformément à ce cadre légal, un employé en déplacement professionnel n'est pas tenu de répondre au téléphone ou à un e-mail d'un collègue ou d'un responsable.
Ils doivent répondre aux attentes de l'entreprise, mais ils ne doivent pas se laisser entraîner hors du cadre légal.
Les voyages d'affaires peuvent être à la fois un atout et un handicap lors du recrutement d'un employé.
Même s'il n'est pas obligatoire de le mentionner dans le contrat de travail, il est conseillé à l'entreprise de le préciser au moment de l'entretien d'embauche s'il s'agit déjà d'un fait réalisé par d'autres salariés. En revanche, le futur voyageur ne peut pas invoquer son contrat de travail pour justifier son refus d'un déplacement professionnel. Il peut toutefois demander à être informé de l'étendue maximale de ses futurs déplacements professionnels et sera de toute façon remboursé par son entreprise en cas de note de frais (même si le déplacement professionnel ne fait pas partie du contrat de travail).
En tant que salarié, vous bénéficiez de nombreuses assurances et mesures de sécurité qui s'appliquent pendant les heures de travail. Ces mêmes dispositifs doivent être mis en place lors des déplacements professionnels afin de garantir la sécurité constante de chaque employé.
L'entreprise doit offrir une assurance appropriée, mais surtout maintenir un lien constant avec chaque voyageur. Cette communication quasi quotidienne se fait généralement avec l'aide du site Travel Manager (voir la description du poste dans cet article) ou, dans le cas des grandes entreprises, avec l'aide d'une équipe externalisée prête à répondre à toute demande à n'importe quel moment de la journée.
Le travail du site Travel Manager consiste à s'informer en permanence sur les risques potentiels, qu'ils soient climatiques, politiques ou sociaux, afin d'avertir le voyageur et de trouver des solutions appropriées dans un délai relativement court.
La crise du Covid-19 a fortement compliqué ces questions de protection dans les entreprises, c'est pourquoi cette partie est désormais une priorité à prendre en compte pour maintenir l'équilibre des déplacements d'une entreprise.
Bien que l'entreprise soit officiellement le gestionnaire des voyages d'affaires de ses employés, la gestion peut varier.
Il n'est pas obligatoire pour une entreprise de gérer ses déplacements d'une manière ou d'une autre.
Elle peut donc choisir de laisser les salariés s'occuper eux-mêmes de chacun de leurs déplacements en s'informant et en réservant à la fois le transport et l'hébergement. Ils devront alors en référer à la personne en charge de la validation, qui est souvent le Office Manager ou un assistant de direction.
Elle peut également choisir d'engager un ou plusieurs Travel Managers en charge des voyages d'affaires, qui représentent un véritable lien entre la direction et les voyageurs.
Enfin, elle peut choisir d'opter pour un outil de gestion des voyages digitalisé pour gagner du temps et de l'argent. Faire ce choix, c'est adopter un outil qui centralise les informations et les factures, qui rend les voyageurs autonomes (avec des réservations en quelques clics) et qui met en place automatiquement des politiques voyages en termes de budget et d'engagement RSE (retrouvez les 4 étapes pour atteindre l'empreinte carbone zéro dans cet article).
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