Selon Statista, la pandémie de Covid-19 devrait entraîner une perte de 810,7 milliards de dollars américains de recettes pour le marché mondial des voyages d'affaires en 2020. Cependant, étant un facteur critique pour la croissance de nombreuses entreprises, les voyages vont lentement reprendre, mais pas sans changement. Les chaînes d'approvisionnement seront davantage axées sur le marché local, les voyages intérieurs augmenteront par rapport à leurs homologues internationaux, le train régnera sur l'avion et les opérations deviendront plus durables.
Alors comment continuer à voyager tout en assurant la sécurité de vos voyageurs de porte à porte malgré une deuxième (ou troisième) vague de Covid-19 ?
Que peut-on faire ?
Prenez soin de vos employés
Il est essentiel que vos employés soient formés aux bonnes pratiques de voyage. Préparez-les en envoyant un message rapide énumérant les points importants à garder à l'esprit lors de vos déplacements. Rappelez-leur qu'être responsable face à une pandémie commence par des habitudes personnelles : se laver les mains, maintenir une distance sociale lorsque c'est possible, avoir les médicaments adéquats nécessaires en voyage, etc. Pensez à joindre à votre message les conseils aux voyageurs fournis par le gouvernement du pays de départ et d'arrivée pour que vos employés connaissent parfaitement la réglementation autours du voyage. Encouragez-les à conserver leurs passeports et leur argent en toute sécurité et à conserver des copies de sauvegarde de tous les documents essentiels. Enfin, rappelez à vos voyageurs qu'ils ne doivent pas voyager s'ils ne se sentent pas en forme, car cela pourrait entraîner des complications futures et mettre d'autres personnes en danger.
Quel que soit votre voyage, encouragez les visites médicales régulièresdans votre entreprise, et envisagez même de proposer une formation médicale obligatoire. Le devoir de diligence des entreprises est de plus en plus pertinent à l'époque de Covid. C'est pourquoi il est important que les entreprises prennent l'initiative de payer des examens médicaux réguliers pour s'assurer que tous leurs employés sont en sécurité. Nous conseillons même de rendre les examens obligatoires, car une seule personne malade peut mettre en danger l'ensemble du corps de l'employé.
Votre politique de voyage pourrait être un moyen de communication avec vos employés. Créez et diffusez des lignes directrices claires dans le cadre de cette politique, en tenant compte de certains points clés. Votre politique de voyage moderne devrait inclure une liste des pays que les voyageurs sont autorisés à visiter, sur la base des chiffres liés au Covid et des restrictions de voyage par pays. Vous pouvez également préciser les modalités de réservation de vos voyageurs, que ce soit obligatoirement à travers votre outil adopté ou pas. Bien que la flexibilité soit importante, l'option "in-tool" vous permettra de mieux suivre vos voyageurs et leurs activités. Décidez aussi de vos règles en matière de transport terrestre. Ce dernier pourrait être un moyen plus sûr de voyager en temps de Covid, car ça évite les voyageurs de passer par des aéroports pleins de monde et d'éviter de nombreuses politiques des compagnies aériennes qui pourraient s'appliquer. Cet article vous donnera également un meilleur aperçu de la réglementation ferroviaire.
En plus de mentionner les pays à éviter dans votre politique de voyage, visez à prévenir les déplacements dangereux en mettant en place unsystème de validation pour raions sécuritaires. Face à la pandémie, le contrôle sera en effet un aspect important des déplacements au sein des entreprises.
Même après l'octroi de l'autorisation, il peut s'avérer utile de suivre les déplacements de vos voyageurs et de savoir où ils se trouvent. Dans cet esprit, développez des systèmes qui vous permettront de le faire de manière transparente. Vous pouvez suivre vos voyageurs "hors ligne" ou "en ligne" en optant pour le bon outil de gestion des voyages. Une plateforme intégrée en tant que telle vous permettra de le faire sans avoir à créer vos propres cartes, ce qui vous donnera un aperçu complet et transparent de la localisation de vos voyageurs.
Une fois que les lieux de voyage ont été fixés, faites vos recherches. Il est essentiel de se renseigner sur les destinations et de partager les informations essentielles avant le départ. Pensez à vérifier la météo, les installations importantes, les ambassades, les hôpitaux, les spécificités culturelles, ainsi que les informations relatives au Covid, les règles et les contacts à appeler en cas de besoin. Consultez nos ressources Covid pour plus d'informations.
Il peut être judicieux de laisser vos voyageurs travailler de chez eux pendant un certain temps après leur voyage, afin d'éviter tout risque de contamination si le voyageur a potentiellement été infecté pendant son voyage.
Assurez vos voyageurs
L'assurance maladie de voyage n'est plus facultative. Certains pays empêcheront même les voyageurs d'entrer sur leur territoire sans une assurance maladie de voyage couvrant le coronavirus. Et même lorsqu'elle n'est pas exigée, nous vous suggérons d'opter pour une assurance qui couvrira vos voyageurs sur tous les risques potentiels. Envisagez également une assurance responsabilité civile, pour couvrir les éventuels frais supplémentaires.
De plus, essayez de vous adapter aux incertitudes de Covid-19 en optant pour des assurances de voyage concernant les vols ou les trajets en train. Vos billets permettent-ils l'annulation, le retard ou même le départ manqué ? (consultez notre article sur les politiques des compagnies aériennes Covid-19 pour plus d'informations à ce sujet) Sont-ils adaptés à l'abandon de voyage ? Les bagages de vos voyageurs sont-ils couverts en cas de perte entre deux aéroports ? Si nécessaire, sera-t-il facile de rapatrier vos voyageurs ?
La communication est toujours essentielle. Essayez de mettre en place un système simple vous permettant de communiquer avec vos voyageurs en cas d'urgence. Ce système doit non seulement fonctionner 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, mais aussi être un canal bidirectionnel, permettant à vos employés de se joindre à vous également en cas de besoin.
En résumé
Les voyages d'affaires devront lentement reprendre leur cours normal à mesure que les entreprises reprendront leurs activités. Toutefois, il est plus important que jamais de garantir la sécurité des voyageurs en ces temps incertains. Une politique de voyage adaptée à Covid s'avérera essentielle pour communiquer les règles et les lignes directrices concernant les voyages. L'information est essentielle. D'une part, votre entreprise doit toujours être au courant des déplacements de ses voyageurs et de leur état de santé, et d'autre part, vos voyageurs doivent être informés des réglementations Covid de leur pays de destination en plus de la liste de contrôle habituelle dont dispose un voyageur. Il est également essentiel d'assurer la santé et les voyages de vos voyageurs pendant cette période, et de maintenir un canal de communication constant où qu'ils se trouvent.
