Vous avez une entreprise et vos collaborateurs doivent se déplacer dans le cadre de missions de travail ? Si les voyages d’affaires et les déplacements professionnels reprennent de plus belle depuis la crise du Covid-19, les employeurs font face à de nouveaux défis, qui les incitent à repenser leur gestion complète des déplacements et des frais.
Peut-être est-ce votre cas ! En effet, la gestion des déplacements professionnels peut vite devenir une tâche chronophage, entre la planification, la réservation, le suivi et le remboursement des dépenses de chaque collaborateur.
Dans cet article, explorez des stratégies efficaces pour gérer ces déplacements professionnels et découvrez la valeur ajoutée d’une plateforme de réservation voyage.
Déplacement professionnel et voyage d’affaires : quelle différence ?
Il paraît essentiel dans un premier temps de rappeler les subtilités qui existent entre le déplacement professionnel et le voyage d’affaires. En effet, le déplacement professionnel et le voyage d'affaires partagent le contexte de déplacement lié au travail, mais diffèrent par leur nature et leur objectif.
Un déplacement professionnel englobe tous les déplacements liés au travail, qu'ils soient motivés par des réunions, des rendez-vous clients, des formations ou des missions temporaires. Un voyage d'affaires est aussi un déplacement professionnel, mais celui-ci dure plusieurs jours.
Il se réfère le plus souvent aux déplacements dont l'objectif principal est la réalisation d'activités commerciales ou encore la participation à des événements professionnels comme des conférences ou séminaires. Il peut aussi bien être prévu en France qu’à l’étranger.
Comment organiser un déplacement professionnel ?
Organiser un déplacement professionnel demande une implication minutieuse pour garantir l'efficacité et le confort de vos employés. De la réservation des moyens de transport à la gestion des hébergements en cas de déplacements de plusieurs jours, découvrez les étapes clés pour y parvenir !
La planification des déplacements
La première étape consiste à planifier vos déplacements professionnels. Combien de temps durera le déplacement ? Quel est l’objectif du déplacement ? Faut-il réserver un billet de train ou d’avion, ou avez-vous besoin d’une location de voiture ? Quel budget avez-vous défini pour ce déplacement ? Cette étape est relativement simple, mais elle peut se complexifier lorsqu’il s’agit d’un voyage d’affaires à l’international par exemple, qui demande plus de préparation (hébergements, transferts, escales, visas, etc.).
La réservation
Une fois votre voyage planifié, vous pouvez avoir besoin de réserver le moyen de transport (train, avion, voiture, etc.) de vos collaborateurs, une salle de réunion ou encore un hôtel pour les voyages de plusieurs jours. Les réservations peuvent être effectuées via des services dédiés, par exemple si vous disposez d'un service voyages, ou d'un site travel manager au sein de l'entreprise. Les réservations peuvent également être effectuées par une agence de voyages d'affaires spécialisée, ou directement par les employés, ce que l'on appelle le "self-booking", à l'aide d'outils de gestion fournis par l'entreprise ou par l'agence de voyages B2B.
Le reporting
Après le déplacement professionnel, il est toujours utile de faire le point sur ses accomplissements, d’évaluer le retour sur investissement et les opportunités d’amélioration. Combien ce déplacement a-t-il coûté à l’entreprise et qu’est-ce qu’il a apporté ? Ce travail peut être réalisé de manière ponctuelle pour avoir une meilleure vue sur les dépenses engendrées par ces déplacements pros.
Comment gérer efficacement les déplacements professionnels ?
Une bonne gestion des déplacements professionnels requiert une approche méthodique pour optimiser l'efficacité et minimiser les coûts. Voici comment gérer efficacement vos déplacements professionnels en 3 étapes simples.
Mettre en place une politique voyage entreprise
Pour gérer au mieux vos déplacements professionnels, vous devez d’abord mettre en place une politique voyage entreprise. Ce document vous permettra de standardiser les procédures de déplacement, d'optimiser les coûts liés aux déplacements professionnels et d'assurer une gestion efficace des réservations. La PVE vous permettra aussi de garantir le confort et la sécurité des collaborateurs.
Par exemple, la mise en place d’une PVE vous permet de fixer un budget pour chaque type de déplacement, de déterminer la gamme de confort des hébergements, les compagnies aériennes à privilégier, etc. Cela permet également de faciliter la communication interne sur les directives et les règles à suivre lors des déplacements. Ainsi, la PVE contribue à une coordination harmonieuse entre les différents départements de votre entreprise.
Centraliser l’ensemble des réservations auprès d’un seul interlocuteur
Aujourd’hui, 95% des petites et moyennes entreprises font déjà appel à une agence de voyage spécialisée dans la gestion des voyages d’affaires qui leur permet de prendre en charge les déplacements professionnels de A à Z. Il s’agit en effet de la solution la plus pratique pour garantir une organisation efficace des voyages d'affaires et optimiser les coûts de l’entreprise.
L’agent de voyage se chargera pour vous de réserver un billet d’avion ou de train, de rechercher les meilleurs tarifs auprès de différents prestataires, de réserver une nuitée d’hôtel ou plus, et même de créer votre politique voyage entreprise (PVE) si vous n’en avez pas encore.
Dans certains cas, l’agence de voyage d’affaires peut mettre à disposition de l’entreprise une plateforme de réservation dédiée pour que vous puissiez procéder à la réservation et suivre les frais associés aux déplacements.
Suivre les notes de frais et procéder au remboursement des dépenses
L’entreprise est tenue de rembourser les frais et les dépenses des salariés pour chaque déplacement professionnel. Pour obtenir leur remboursement, les collaborateurs doivent fournir les justificatifs de leurs dépenses au cours du déplacement professionnel, et établir une note de frais qui sera transmise au service comptabilité ou RH. Ces dépenses peuvent inclure les frais de transport (une indemnité kilométrique peut être versée si le salarié a utilisé son véhicule personnel), les frais de repas et les frais d’hébergement.
Pour plus de facilité et assurer un suivi efficient des demandes de remboursement, l’utilisation d’un logiciel dédié ou d’une application mobile est recommandé. Une agence de voyage d’affaires moderne et innovante peut vous le permettre.
Enfin, certaines entreprises proposent aussi des cartes de paiement pré-créditées par l’employeur, qui permettent aux salariés de régler leurs dépenses professionnelles sans avoir à avancer les frais. Pour éviter tout conflit, les conditions de remboursement de frais doivent figurer clairement dans la politique de voyage entreprise.
Comment justifier un déplacement professionnel ?
Un déplacement professionnel peut être utile dans le cadre de réunions, de rencontres avec des clients et partenaires, dans le cadre d’activités commerciales ou encore d’événements professionnels (conférences par exemple). Ce déplacement peut être justifié par la nécessité de se déplacer hors de son lieu de travail habituel pour réaliser des missions et assister à des opportunités d’échanges. Les motifs du déplacement personnel peuvent être nombreux.
L’entreprise exige que leurs employés signent un document lié aux déplacements professionnels, que l’on appelle un ordre de mission. Ce document sert à encadrer chaque déplacement, à préciser les objectifs professionnels, à définir les conditions et à énoncer les modalités de remboursement des frais engagés.
Il doit être signé et cacheté par l’employeur, doit comporter le nom, le prénom, la date de naissance, la nature de l’objectivité professionnelle, le lieu de travail, le domicile du salarié, ainsi que le trajet qu’il doit effectuer et le moyen de déplacement choisi. Ce document sert à protéger à la fois l'employé et l'entreprise en établissant des attentes claires et en définissant les responsabilités de chaque partie.
Peut-on refuser un déplacement professionnel ?
En principe, un salarié ne peut pas refuser un déplacement professionnel, même si le contrat de travail ne contient pas de clause de mobilité, ou si le travail du salarié ne l'oblige pas à se déplacer. Si le salarié ne souhaite pas effectuer le déplacement professionnel pour X raisons, la meilleure solution est de trouver un accord amiable avec l'employeur.
Toutefois, la jurisprudence admet qu'un salarié puisse refuser une mission sans risquer d'être sanctionné pour faute dans certaines situations précises. Des problèmes de santé, une grossesse, des obligations familiales graves ou une mise en danger du salarié sont autant de raisons qui peuvent justifier le maintien du salarié à son lieu de travail habituel.
La non prise en charge des frais de déplacement par l’employeur est aussi un motif invocable, validé par la Cour de cassation le 21 mars 2012. Il est donc essentiel pour l’entreprise de créer une politique de voyage claire au sujet des frais professionnels pendant ces déplacements.
Délai de prévenance
Il faut savoir qu’en tant qu’employeur, vous êtes tenu de respecter un délai de prévenance minimal, d’une durée de 48 heures afin de laisser au salarié le temps de s’organiser. Bien évidemment, il est essentiel de prendre en considération le temps de trajet du déplacement professionnel afin de proposer un préavis raisonnable. En effet, un déplacement sur une journée n’engendre pas les mêmes impératifs qu’un voyage professionnel à l’autre bout du monde pendant une semaine ou plus.
Comment refuser un déplacement professionnel ?
Si un employé souhaite refuser un déplacement professionnel, il doit dans un premier temps en informer son employeur et lui exposer les causes de sa réticence. Une lettre peut lui être remise pour décliner le déplacement en question, qui explique les raisons du refus de manière professionnelle. En fonction du motif de refus, l’employeur donnera une réponse au salarié. Un document peut être conçu, signé et daté par les deux parties, afin de formaliser le refus du déplacement.
Cette procédure assure une communication transparente entre l'employé et l'employeur, favorisant ainsi un dialogue ouvert et la prise en compte des préoccupations de chacune des parties. En établissant un accord écrit, les termes du refus sont clairement définis, ce qui peut être utile en cas de litige futur.
Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, la gestion de vos déplacements pros peut être simplifiée grâce à une solution tout-en-un de réservation, gestion et suivi des voyages d’affaires. En choisissant Fairjungle, vous permettez en moyenne d’économiser 10 heures de travail par mois pour les équipes financières, 43 000 euros sur le budget voyage sur 3 ans et 12 tonnes de CO2 par an en activant le mode vert 🍃 !
