To transition the world's 300 million business travelers to tech-enabled & sustainable travel.
Le Covid-19 a eu un impact considérable sur les entreprises au cours des derniers mois, interrompant une grande partie de leur activité. Alors que les choses reviennent lentement à la normale et que le risque d'une deuxième vague plane toujours au-dessus de nos têtes, les entreprises tentent de trouver des moyens de revenir à leur croissance de pré-pandémie. Et si les voyages d'affaires sont essentiels à la croissance dans de nombreux secteurs, nous pensons qu'il existe un moyen de contrôler les voyages d'affaires en réduisant leur volume et en optimisant les voyages maintenus.
Pour aborder cette question de manière plus organisée, cet article se penchera sur les voyages d'affaires avec comme objectif le cadre des quatre principes de productivité.
Les effets sanitaires et économiques du Covid ont en effet obligé les entreprises à repenser leurs budgets et leurs politiques de voyage. Pour vous assurer qu'aucune ressource n'est dépensée sur des déplacements qui auraient pu être évités, revoyez votre politique et vos directives de voyage. Pour commencer, prenez en considération la combinaison basique entre la raison du voyage et le type de voyage. Un exemple typique est celui d'un déplacement de longue durée le jour même d'une réunion interne. De tels vols ne devraient plus avoir lieu en temps de Covid. Envisagez de mettre en place une interdiction ou une procédure d'approbation stricte pour ce type de cas.
La situation inhabituelle causée par le coronavirus nous a appris que même les personnes les moins qualifiées en technologie apprennent à utiliser les plateformes de communication vidéo et à assister à leurs réunions lorsque les choix deviennent limités (avec le risque de quelques incidents, bien entendu). Ceci dit, la mise en place d'une vidéoconférence au lieu d'une réunion physique exigeant un déplacement fera certainement l'affaire. Assurez-vous que vos employés "traitent" une réunion vidéo avec autant de sérieux qu'ils le feraient pour un voyage d'affaires.
N'oubliez pas de communiquer ces changements dans votre politique de voyage, en rendant les employés responsables de s'autoréguler.
Dans de nombreux cas, les voyages d'affaires sont effectués par un groupe de personnes allant à la rencontre de clients potentiels, ou présentant leurs offres à un nouveau marché. Même si la largeur de l'équipe peut effectivement être un atout, il est peut-être temps d'évaluer qui sont vos pions les plus forts avant de planifier votre prochain déplacement. Si un ou deux employés peuvent faire le travail d'un groupe avec efficacité, n'envoyez que ceux-ci. Là encore, il peut être utile de revoir votre politique afin de déterminer quels employés ou titulaires de postes sont autorisés à voyager pendant cette période.
Sinon, si deux réunions sont organisées dans le même pays par deux employés ou groupes différents, envisagez de déléguer les tâches à l'un des groupes, en optimisant un voyage pour faire d'une pierre deux coups ou plus.
Si certaines réunions internes ou externes doivent absolument avoir lieu, il n'est pas nécessaire de les supprimer ou les déléguer. Cependant, planifiez-les avec précision en sachant quel est le meilleur moment pour les faire. Pour cela, il sera important de garder un œil sur les horaires de voyage de tous vos employés car la visibilité sur leurs déplacements actuels et futurs vous permettra de programmer les réunions en fonction des lieux.
Supposons qu'un employé ait une réunion interne. En général, il suffit de choisir une date et de réserver un vol. Veillez à communiquer à l'avance avec la personne à rencontrer pour savoir si elle ne se rend pas bientôt chez vous. Si c'est le cas, retardez ou regroupez ces réunions.
Pour simplifier les réunions externes, il est important de communiquer avec les autres entreprises ( travel managers) ou, idéalement, de centraliser ces informations sur une plateforme de voyage permettant d'y accéder à tout moment et en tout lieu.
Lorsque tout le reste échoue, il faut penser à établir des priorités et à diminuer. Pour les équipes de vente, il faut structurer les motivations en examinant le stade d'avancement des ventes. S'il est proche de la clôture, préférez les réunions en personne à celles en ligne. Si la vente est en phase de qualification, contentez-vous de la vidéoconférence. Sinon, vous avez des réunions régulières avec les clients et/ou les fournisseurs, vous pouvez négocier la réduction de la fréquence des réunions, ou le remplacement de certaines réunions par la vidéoconférence.
Assurez-vous que vos équipes savent clairement quels sont les voyages les plus importants à effectuer. Là aussi, vous pouvez discuter avec les parties prenantes de ce qui fait qu'un voyage "vaut l'investissement" (par exemple, rencontrer de gros clients, lancer pour décrocher une affaire importante, etc.
Pour les voyages qui doivent être effectués, consultez cet article, qui vous aidera à réduire vos dépenses de voyage de 30 %. Vous pouvez également utiliser notre calculateur d'économies de voyage qui vous aidera à avoir une vue d'ensemble des domaines dans lesquels vous pourriez réaliser des économies importantes sur vos voyages.
En résumé, les voyages d'affaires ne doivent pas nécessairement s'arrêter complètement. Les entreprises doivent cependant trouver des moyens d'optimiser leur programme de voyages. Que ce soit en annulant certains voyages, en en déléguant d'autres, en modifiant les horaires ou simplement en les diminuant pour tirer le meilleur parti d'un investissement, toutes les options sont viables à condition d'être clairement communiquées à vos équipes.
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