Pour les entreprises qui souhaitent intégrer le voyage d’affaires dans leur stratégie, faire appel à une agence de voyage spécialisée est aujourd’hui la solution à privilégier. Parce que planifier, réserver et s’assurer du bon déroulement du voyage implique bien souvent une grande quantité de tâches administratives et logistiques !
En optant pour une agence de voyage spécialisée dans les voyages d'affaires, vous pouvez déléguer en toute confiance ces responsabilités à des professionnels expérimentés. Cela vous permet non seulement de gagner du temps et d'optimiser les processus, mais également d'assurer une gestion plus efficace des coûts liés aux déplacements professionnels.
Découvrez les bénéfices de faire appel à une agence de voyage entreprise et de précieux conseils pour bien la choisir ✅
Qu’est-ce qu’une agence de voyage entreprise ?
Une agence de voyages d'affaires, également appelée agence de voyages d'affaires, propose des services de planification et de réservation de voyages d'affaires en France et dans le monde entier. Son rôle est d'organiser les voyages d'affaires dans les moindres détails, dans le respect de la politique de voyage de l'entreprise. Ces services de voyage comprennent la réservation de billets d'avion ou de train, de chambres d'hôtel, de transferts, de locations de voitures et d'activités sur place.
Avant de réserver les prestations, l’agent de voyage prend soin de conseiller l’entreprise dans le choix de la destination idéale et l’informe sur les conditions d’entrée et de sortie du pays. Les agences de voyage entreprise, qu’elles soient physiques ou en ligne, proposent des séjours clés en mains construits par des agents de voyages experts, mais aussi des circuits sur-mesure qui répondent au budget et au devoir de diligence pour les voyageurs d’affaires.
L’outil de gestion de voyage entreprise : pour qui ?
De plus en plus d’agences de voyage entreprise proposent des outils de gestion pour simplifier l’organisation des déplacements professionnels. Ces outils sont conçus pour automatiser et faciliter le processus de réservation, de suivi des dépenses et de gestion des voyages d'affaires.
Par exemple, ils permettent aux entreprises de réserver les vols, hôtels et autres services directement via la plateforme de gestion des voyages. Cela permet aussi de s’assurer que les réservations respectent la politique de voyage de l'entreprise, notamment en termes de budget, et d’automatiser le suivi des dépenses liées aux déplacements, y compris les notes de frais.
Les dirigeants
Opter pour un outil de gestion de voyage sécurisé permet aux dirigeants de gagner du temps, mais aussi en productivité et de faire des économies d’argent. Grâce à cette solution de gestion de voyage d’affaires, le dirigeant peut superviser efficacement les opérations, optimiser les ressources, suivre les performances financières, gérer les réservations et assurer la conformité avec la PVE. Cette vue d'ensemble centralisée facilite le processus des déplacements pros dans sa globalité.
Les directeurs administratifs et financiers
Les directeurs administratifs et financiers profitent d’une gestion des frais de déplacement simplifiée, grâce à la suppression des notes et avances de frais. De plus, la centralisation des factures permet une analyse plus approfondie des dépenses liées aux voyages d'affaires, offrant ainsi une excellente visibilité sur les coûts. En éliminant les processus manuels et en automatisant la gestion des frais de déplacement, les directeurs administratifs et financiers peuvent consacrer leur énergie à d’autres tâches plus stratégiques.
Les responsables voyages ou Travel Managers
Une solution digitale de gestion de voyage simplifie toutes les étapes que les responsables voyages ou travel management doivent gérer, depuis la planification des itinéraires jusqu'à la réservation des hébergements et des transports. En utilisant un outil de gestion de voyage sécurisé, les responsables voyages bénéficient d'une visibilité en temps réel sur les déplacements des collaborateurs, ce qui facilite la coordination et la résolution rapide des problèmes potentiels.
Voyageurs d'affaires
Grâce à l'outil de gestion des voyages d'affaires, les employés bénéficient d'une expérience de voyage d'affaires simple et transparente. Cette solution numérique permet aux voyageurs d'affaires d'accéder à des informations essentielles telles que les itinéraires, les réservations d'hébergement et de transport, ainsi que les politiques de voyage de l'entreprise.
Les avantages d’une agence de voyage pour entreprise
Faire appel à une agence de voyage pour entreprise comporte de nombreux avantages. Voici pourquoi il peut être bénéfique pour vous de choisir une agence de voyage d’affaires pour gérer vos déplacements professionnels.
Une réservation en ligne simplifiée
Une agence de voyage d’affaires moderne propose des services en ligne, et vous donne l’accès aux meilleurs systèmes pour réaliser vos réservations de séjours. Elle élimine les tracas liés à la recherche de vols et de chambres. L’agence de voyage entreprise vous permet de bénéficier d’une plateforme de réservation fiable et cohérente, avec les meilleurs tarifs. Elle vous fournit tous les outils nécessaires pour vos projets de déplacements professionnels. L’agence peut aussi vous donner l’accès à une plateforme disponible via une application mobile.
Une meilleure gestion des ressources
Une agence de voyage d'affaires offre une meilleure gestion des ressources. Elle vous permet d’optimiser votre temps et votre budget. Les fonctionnalités avancées, telles que la gestion centralisée des dépenses, le suivi des déplacements professionnels en temps réel et la génération de rapports détaillés, vous permettent de prendre des décisions stratégiques pour améliorer l'efficacité des déplacements de vos collaborateurs.
Des voyages à prix réduit
L'un des principaux avantages d'une agence de voyages d'affaires est la possibilité d'offrir à vos employés le meilleur rapport qualité-prix ! Grâce à des partenariats exclusifs avec des compagnies aériennes, des hôtels et d'autres prestataires de services, une agence de voyages d'affaires est en mesure de négocier des tarifs préférentiels et des offres spéciales pour optimiser vos dépenses. Ainsi, non seulement vous bénéficiez d'une gestion efficace des ressources, mais vous réalisez également des économies considérables.
Gain de temps
Rechercher les meilleures offres pour les billets d’avion, de train, ou encore les chambres d’hôtel auprès de différents prestataires peut vite vous prendre plusieurs heures de travail. Avec une agence de voyage pour entreprise, vous n’avez pas à vous soucier de cet aspect. Vous bénéficiez d’une prise en charge complète de votre voyage ! Les plateformes de réservation de voyages d’affaires vous permettent de naviguer à travers différentes offres négociées au meilleur prix et en parfaite cohérence avec votre politique de voyage entreprise. Le temps gagné sur l’organisation de voyages d’affaires peut être réinjecté dans d’autres missions utiles à l’entreprise.
Des conseils d'experts
Les agents de voyage sont des experts dans leur domaine et peuvent vous fournir des informations privilégiées, que vous ne trouverez pas si facilement en réalisant des recherches sur le web. Vous gagnez ainsi du temps et vos connaissances vous permettent de prendre les meilleures décisions pour vos voyages d'affaires.
Des voyages qui respectent votre PVE
Petites et grandes entreprises doivent mettre en place une politique voyage entreprise lorsque les employés doivent voyager pour le travail. Ce document permet d’encadrer les dépenses de voyage et inclut les classes de compagnie aérienne et d’hôtel à privilégier pour le confort et le bien-être des salariés. En plus de simplifier le processus de réservation, l’agence de voyage entreprise veille à ce que chaque déplacement professionnel soit en conformité avec les directives établies au sein de la politique de voyage entreprise.
Une assistance 24/24
En règle générale, une agence de voyages professionnelle est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 avant, pendant et même après votre voyage, en cas de besoin ou d'urgence. En cas de problème sur place, si vous ne parlez pas la langue locale, l'agence de voyage peut vous être d'un grand secours. De plus, elle sera en mesure de gérer l'ensemble du problème, ce qui est beaucoup plus facile que de devoir contacter soi-même les différents prestataires de services. Votre agence de voyages d'affaires vous sauvera le jour et la nuit, où que vous soyez, pour que vous puissiez continuer à profiter de votre voyage d'affaires. Si les prix des vols ou les itinéraires changent, vous pouvez également éviter les frais de modification ou bénéficier de réductions.
Comment choisir une agence de voyage entreprise ?
Dans la plupart des entreprises, de nombreuses parties prenantes (direction RH, juridique, achats, comptabilité, etc.) sont directement impliquées dans le processus de validation des déplacements professionnels, ce qui crée un réseau complexe de responsabilités et de communications.
Pour une meilleure gestion de vos voyages d’affaires, faire appel à une agence de voyage entreprise est une solution intéressante. Voici nos conseils pour sélectionner la meilleure agence de voyages d'affaires pour vous.
Identifier vos besoins et ceux de vos voyageurs
La première étape est d’identifier vos besoins en termes de déplacements professionnels, et de connaître qui sera amené à voyager précisément dans l’entreprise (de manière occasionnelle ou régulière). Demandez-vous également qui sera amené à utiliser l’outil de réservation. Tenez compte des destinations à privilégier, du volume de voyages et des préférences des voyageurs. N’oubliez pas la mise en place de votre politique de voyage entreprise pour encadrer les déplacements pros. Des modèles de PVE sont disponibles pour que vous puissiez vous en inspirer. En revanche, si vous manquez de temps ou si vous souhaitez être accompagné sur cette partie, une agence de voyage d’affaires peut aussi vous aider !
Vérifier la réputation et l'expérience de l'agence
Même si le recours à une agence polyvalente n’est pas à exclure, nous vous recommandons toujours de choisir une agence de voyage spécialisée dans l'organisation de voyages professionnels. En effet, une agence de voyage qui complète son cœur d’activité, à savoir le voyage touristique et le loisir, avec le voyage d’affaire entreprise, ne sera peut-être pas aussi compétente qu’une agence de voyage entreprise qui se consacre uniquement aux voyages pros. Ensuite, pour jauger de sa réputation et de sa crédibilité, n’hésitez pas à consulter les avis des entreprises.
Privilégiez une agence avec assistance 24/24
Une agence de voyage entreprise doit pouvoir se rendre disponible à n’importe quel moment pour gérer les imprévus de dernière minute qui peuvent compromettre votre voyage d’affaires. Privilégiez donc une agence réputée pour son excellent service client et qui dispose d’une assistance 24/24. Renseignez-vous sur les solutions mises à disposition des clients pour signaler un problème, ainsi que sur les ressources qu’elle possède pour le résoudre, à distance et sans aucun risque. L’agence doit aussi être en mesure de pouvoir modifier les billets jusqu’à la dernière minute ou encore de gérer les annulations. Là aussi, n’hésitez pas à consulter les avis des entreprises pour vous assurer que les agents de voyage soient flexibles, disponibles et à l’écoute dans toutes situations. Une bonne agence saura s’adapter et réagir rapidement pour garantir le succès de vos déplacements professionnels !
Choisissez des formules adaptées à votre budget
Le budget des voyages d’affaires représente une part importante des frais professionnels d’une entreprise sur l’année. Le choix d'une agence de voyage B2B repose donc aussi sur les tarifs, qui doivent être en cohérence avec votre budget. Il est donc essentiel de prêter une attention particulière aux tarifs proposés par l’agence de voyage entreprise, et ne pas hésiter à discuter les prix. Par exemple, si vous prévoyez un gros volume de voyages à organiser, cela peut être un levier de négociation !
Orientez-vous vers une agence moderne et innovante
L’industrie du voyage d'affaires est en constante évolution. Nous vous conseillons donc de vous orienter vers une entreprise agence de voyage moderne et innovante, capable de comprendre les défis dynamiques du monde des affaires et d’anticiper les tendances émergentes. L’interface de la plateforme de réservation doit également être moderne, complète et intuitive.
Enfin, sachez que les agences de voyage entreprise peuvent vous proposer des services et prestations annexes. Renseignez-vous sur les différentes offres, car en matière de déplacement professionnel, les attentions supplémentaires finissent par faire toute la différence !
Par exemple, chez Fairjungle, nous vous proposons d’activer le mode vert pour des voyages bas-carbone. Grâce à cette option, vous atteignez plus facilement vos objectifs RSE en proposant à vos collaborateurs des voyages d’affaires durables.
Ne perdez plus votre temps à chercher les offres aux meilleurs tarifs, choisissez une plateforme intelligente pour vos réservations de voyages professionnels partout dans le monde !
