80 % de temps gagné Zéro erreur comptable 300+ voyageurs 27 structures de facturation différentes 125 codes de projet différents
À propos d'Akuo
Akuo est un producteur et développeur indépendant d’énergie renouvelable à l’échelle mondiale. L’entreprise est présente sur l’ensemble de la chaîne de valeur, notamment le développement, le financement, la construction et l’exploitation des projets. Fin 2019, Akuo avait investi plus de 2,5 milliards d’euros pour une capacité totale de plus de 1,2 GW en exploitation ou en construction. Avec plus de 350 employés, le groupe, dont le siège social est basé à Paris, est présent dans plus de 15 pays à travers le monde.
Akuo a connu une croissance très significative ces dernières années. L’entreprise a accueilli de nouveaux collaborateurs à un rythme incroyable, mais comme elle utilisait encore une agence de voyage traditionnelle, ses compétences en matière de comptabilité et de reporting sur les voyages n’ont pas suivi le rythme.
Les nouveaux voyageurs étaient ajoutés à la plateforme de voyage un par un selon un processus manuel chronophage — les faire correspondre à leurs centres de coûts, et retrouver les factures de voyages avec les bons codes de projets et à la bonne entité juridique était devenu presque mission impossible. Les factures disparaissaient ! De plus, le suivi des déplacements des voyageurs était devenu un cauchemar. La correspondance des données entre l’agence de voyage et un prestataire de services d’assistance externe était truffée d’erreurs. L’entreprise a dû déployer des efforts supplémentaires pour assurer la sécurité des employés, car elle ne disposait pas de données précises en temps réel sur les voyageurs.
Akuo avait désespérément besoin d’un outil capable de s’intégrer de manière transparente à ses systèmes de ressources humaines, de comptabilité et de sûreté, afin que tout puisse parfaitement s’aligner et fonctionner sans erreurs.
La solution
“Tout est synchronisé et intégré à nos systèmes automatiquement, de la base des voyageurs aux factures.” —Camille Deligny, Duty of Care Manager, Akuo
Fairjungle a été introduit en janvier 2020 pour simplifier la déclaration, la comptabilité et l'intégration des solutions de devoir de diligence (entre autres objectifs).
Nous avons tout d’abord éliminé toutes les erreurs de configuration en automatisant les processus de synchronisation des données. Les utilisateurs ont été correctement identifiés en amont et les rôles et attributs ont été clairement identifiés. Dès lors, le processus de réconciliation est devenu un jeu d’enfant.
Grâce à l’API universelle de Fairjungle, Akuo a pu facilement synchroniser sa configuration dans les systèmes de Fairjungle. Une fois l’intégration de l’API terminée (quelques heures de configuration), Akuo pouvait pousser automatiquement vers Fairjungle les mises à jours utilisateurs, à quel centre de coûts les attribuer, à quelle entité facturer, et bien plus encore.
Nous avons également résolu les problèmes de facturation et de rapport d'Akuo. Avec Fairjungle, les factures de voyage sont centralisées en un seul endroit, plus besoin de courir après les dépenses ou les reçus. De plus, grâce à un simple script, la plateforme permet aux utilisateurs d'automatiser le téléchargement des factures directement dans leur ERP, faisant de la comptabilité des voyages d'affaires un jeu d'enfant.
Fairjungle a même rationalisé la connexion avec GardaWorld Security Services, le fournisseur de services d'assistance d'Akuo. GardaWorld peut se connecter en permanence à l'API universelle de Fairjungle (avec l'approbation d'Akuo, bien sûr) et récupérer les données nécessaires pour assurer la sécurité et le suivi des voyageurs d'Akuo dans le monde entier, qui sont également suivis sur notre dashboard de voyage d'affaires complet.
Résultat
Après seulement quelques heures d’intégration et de configuration, le travail était terminé. Désormais, Akuo n’a plus besoin de mettre à jour les profils des voyageurs — ils sont directement extraits de sa base de données RH. Les factures de fin de mois ont également disparu, car elles se chargent automatiquement dans leur ERP. Après avoir rejoint Fairjungle, les voyages ne sont plus un casse tête pour l’administration. Avec un gain de temps estimé à 80 % dans la réservation et la gestion des voyages, les employés d’Akuo peuvent enfin se concentrer sur l’essentiel : le développement de leur business.
