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Même si la crise sanitaire nous a obligés à reconsidérer, l'espace d'un instant, notre façon d'échanger et de gérer nos affaires, le voyage d'affaires reste depuis des décennies un moyen inégalé de créer une proximité que même les médias ne peuvent offrir.
Qu'il s'agisse de négocier avec des fournisseurs ou des clients, de rencontrer des collaborateurs ou de participer à des salons professionnels dans son domaine, le phénomène FOMO (fear of missing out) rend les voyages d'affaires inévitables pour les entreprises d'aujourd'hui (découvrez quelques raisons de voyager pour affaires dans cet article).
Les voyages d'affaires représentent une source importante de succès et de revenus pour l'entreprise, mais ils génèrent également des coûts et nécessitent une organisation parfois fastidieuse.
Pour gérer correctement les complexités des voyages d'affaires, généralement par le biais du site Travel Manager (pour en savoir plus, consultez cet article sur le site Travel Manager), il est nécessaire de s'organiser au préalable.
L'organisation d'un voyage d'affaires passe par différentes étapes cruciales que nous allons détailler ci-dessous.
Avant de se lancer dans l'organisation d'un voyage d'affaires, il est conseillé de se poser plusieurs questions afin de situer son voyage par rapport à différents aspects.
Se poser cette question est important d'un point de vue organisationnel, mais aussi du point de vue de la responsabilité sociale de l'entreprise. Les déplacements professionnels ont été instantanément stoppés en 2020 au moment de la crise sanitaire et des réunions alternatives ont été mises en place. Identifier les déplacements incontournables devient un levier pour éviter les déplacements inutiles et permet ainsi de réduire drastiquement les émissions carbone de son entreprise, et de contribuer positivement à sa stratégie RSE (retrouvez les meilleures entreprises pour la compensation carbone dans cet article).
Salons, réunions, rendez-vous, quelle que soit la raison de votre déplacement, l'important est de mettre des mots sur les raisons et le cadre dans lequel se déroule ce voyage d'affaires. C'est généralement l'entreprise qui fixe le cadre d'un voyage en plaçant ses attentes sur celui-ci. Demander un maximum d'informations à son entreprise est essentiel pour bien préparer son voyage.
Qu'il s'agisse d'un pays chaud ou froid, européen ou international, il faut apprendre à connaître la destination pour faire des recherches. S'intéresser aux coutumes, aux traditions, au décalage horaire, aux moyens de transport ou à la monnaie locale doit être une priorité dans l'organisation. Pour se préparer avant de réserver quoi que ce soit, il est important d'obtenir les informations classiques sur le pays de destination pour éviter de faire des erreurs d'organisation.
Pour voyager dans le sud de la France et aux États-Unis, il ne faut pas partir pendant la même durée. Economiser plus d'argent en réduisant le temps de voyage sera généralement récompensé par l'entreprise. Réfléchir au temps de déplacement, regrouper les rendez-vous en un seul jour ou partir la veille, tout cela contribue activement à économiser du temps et de l'argent pour vous et votre entreprise.
Connaître l'heure, la destination et l'importance du voyage vous permettra généralement de calculer rapidement le budget que vous devrez allouer à ce voyage d'affaires. Proposer une estimation de prix à votre entreprise est un signe de confiance. En vous assurant d'être bien informé sur les modalités des notes de frais, et en vous armant éventuellement d'un outil de centralisation (en savoir plus dans cet article), la gestion du budget ne devrait pas être un problème.
Partir l'esprit tranquille nécessite une organisation quasi militaire de votre voyage d'affaires. Éviter les imprévus et établir un planning en créant une feuille de route vous permettra d'assurer la qualité de chaque voyage.
Pour créer un planning, il est essentiel de définir les objectifs du voyage. Savoir ce que l'entreprise attend de nous permet de prioriser certains rendez-vous et de prendre plus de temps pour eux.
Un voyage d'affaires signifie une absence du bureau. Surtout dans le cas d'un voyage de dernière minute, il est conseillé d'anticiper au maximum votre absence en informant vos collègues et en reprogrammant les rendez-vous déjà prévus pendant les jours du voyage. Il est fortement recommandé de réorganiser votre emploi du temps au préalable en programmant vos réunions internes habituelles par vidéoconférence.
Parler d'un rendez-vous potentiel autour d'une date est une chose, mais planifier ses rendez-vous de manière formelle et organisée est essentiel au bon déroulement d'un voyage d'affaires. Il est conseillé de contacter vos rendez-vous et de les recontacter juste avant le départ pour une énième confirmation. En fonction de son emploi du temps, et de manière opportuniste, vous pouvez également contacter des clients ou des fournisseurs potentiels situés dans le même secteur afin de convenir d'un créneau horaire et de tirer le meilleur parti de son séjour.
Le temps est une denrée rare lors de nos voyages. En listant les différents rendez-vous et en prenant en compte les différents déplacements à effectuer dans la journée, il y a peu de chance d'être débordé. L'idéal est d'avoir le choix du lieu de chaque rencontre et d'établir ces points de rendez-vous pour ne pas avoir à traverser la ville plusieurs fois. Calculer son temps reste une arme imparable dans l'organisation d'un voyage d'affaires.
Bien que cette étape puisse être considérée comme relativement facile, les politiques de voyage responsable nous poussent aujourd'hui à bien réfléchir aux moyens de transport que nous comptons utiliser pour notre voyage (découvrez les étapes pour atteindre la neutralité carbone dans nos voyages d'affaires dans cet article).
Rarement dans les premiers choix, la voiture apparaît comme le moyen de transport à privilégier si vous effectuez un voyage relativement court en France. Que vous utilisiez une voiture de fonction ou votre voiture (auquel cas il faut comptabiliser les kilomètres parcourus), ce choix vous permettra de gagner en efficacité et potentiellement en consommation de CO2 si vous choisissez de voyager en covoiturage.
Voyager en train permet de gagner un temps précieux, notamment pour un voyage en France ou dans les pays voisins bien desservis par ce mode de transport. L'étude des prix et des horaires vous permettra de faire une première sélection, mais vous devez également prendre en compte les possibilités de flexibilité, d'annulation ou de modification en cas d'imprévu. Être flexible dans sa démarche (en partant finalement un jour plus tôt, etc.) permet de faire des économies considérables sur un voyage. En outre, il est important de prêter attention au trajet entre votre domicile et la gare de départ (surtout dans les grandes villes qui comptent plusieurs gares) et entre la gare d'arrivée et le point de rencontre.
Bien que les voyages en avion soient moins courants au niveau national, c'est le moyen le plus rapide de se rendre à un rendez-vous dans une autre ville. Le temps nécessaire aux contrôles de sécurité suite à la pandémie peut néanmoins contrebalancer cette rapidité. Veillez également à faire attention aux politiques de voyage de votre entreprise, qui vous imposent généralement d'utiliser le train ou la voiture pour vos déplacements.
Que ce soit le bus, le taxi ou le métro, chaque pays a ses spécificités en matière de transports publics. Il est donc essentiel de se renseigner sur les possibilités de transport local pour les transferts depuis l'aéroport (attention à la durée du trajet, les aéroports étant rarement situés à proximité du centre-ville), pour les déplacements entre les différents rendez-vous et pour se rendre à l'hôtel sans passer 2 heures dans le métro.
Que ce soit pour l'avion ou le train, il est essentiel d'étudier les différentes possibilités qui s'offrent à nous en termes de temps, d'argent et de simplicité. Anticiper ses réservations et être flexible sur la date de départ ou de retour permet généralement de faire des économies (nous vous en disons plus dans cet article). En utilisant des outils numériques vous permettant de comparer le train et l'avion pour les mêmes trajets selon des critères économiques ou écologiques prédéfinis, vous gagnerez en rapidité et en efficacité.
Le choix de l'hébergement est stratégique. Il doit respecter différents facteurs essentiels et fait partie du bon déroulement d'un voyage d'affaires.
Certaines entreprises choisissent d'imposer des chaînes d'hôtels ou d'hébergement dans leurs politiques de voyage en fonction des accords et des liens qu'elles entretiennent avec ces chaînes. Il est essentiel de réserver des hébergements qui sont en accord avec ces politiques. Il faut également faire attention aux programmes de fidélité de l'entreprise (par exemple, le programme de fidélité Accor) pour fournir les numéros de carte au moment de la réservation. Si la compagnie n'a pas de points concernant l'hébergement dans ses politiques, vous devrez regarder les notes des établissements présélectionnés et comparer intelligemment les prix et la qualité du service.
Trouver la relation entre les différents rendez-vous en termes de géolocalisation est essentiel avant de lancer la réservation de l'hébergement. Jongler avec les différentes adresses de rendez-vous et la localisation de l'aéroport permet de trouver l'hôtel le plus pratique pour toute la durée du voyage d'affaires (et pas seulement pour le premier rendez-vous).
Service de gestion des bagages, heures d'enregistrement et de départ, créneau horaire du petit-déjeuner... Aujourd'hui, les établissements proposent différentes options qu'il est important de prendre en compte, d'une part, pour éviter les frais supplémentaires et, d'autre part, pour vous faire gagner du temps.
Les oublis sont vite arrivés et peuvent ruiner un voyage d'affaires prévu, il est donc important de faire une liste des documents essentiels avant chaque départ. La numérisation de tous vos documents représente une alternative possible en cas de perte sur place et devient importante pour les voyageurs réguliers.
Voici une liste non exhaustive des principaux documents à ne pas oublier et à numériser :
Chaque voyage d'affaires nécessite beaucoup d'organisation. Cette organisation a un prix et fait généralement perdre beaucoup de temps aux salariés. Heureusement, il est désormais possible de faire appel à une agence de voyage numérique pour vous aider dans cette organisation laborieuse.
Plusieurs critères sont à prendre en compte pour choisir son outil (que vous trouverez également en détail dans cet article) :
Organiser un voyage d'affaires n'est certainement pas une tâche facile, mais c'est largement réalisable si vous appliquez ces différents conseils pour votre entreprise. Partir le cœur léger et continuer à être productif lors de vos déplacements professionnels nécessite cette planification quasi-militaire. Mais l'organisation seule des voyages ne vaudra jamais l'apport d'un outil adapté et intelligent dans la gestion des déplacements professionnels.
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