Le Covid-19 a joué un rôle d'accélérateur de tendance en matière de transformation numérique. La pandémie a entraîné une vague de changements liés à la dématérialisation, à la technologie sans contact et à la virtualisation. Et si de nombreuses entreprises ont compris l'intérêt d'intégrer des solutions numériques dans leurs systèmes, certaines sont encore réticentes à le faire.
Aujourd'hui, la plupart des entreprises utilisent des ERP/progiciels de gestion pour gérer leurs processus opérationnels. Ces systèmes sont conçus pour répondre aux besoins les plus spécifiques d'une entreprise et offrent le degré de personnalisation requis par la plupart d'entre elles.
Pourtant, les ERP ne peuvent pas tout faire. En effet, ces systèmes sont très personnalisés, complexes et truffés de multi-dépendances - ce qui les rend difficiles à gérer dans un domaine transversal et multidimensionnel tel que le voyage.
En outre, la gestion des processus liés aux voyages - en dehors d'un ERP - peut rapidement devenir très coûteuse et chronophage pour les grandes entreprises. Par exemple, les Travel Managers doivent tenir à jour la base de données des RH manuellement - en ajoutant ou en supprimant des employés, en renseignant les bons centres de coûts, les bons codes projet ou tout autre champ analytique requis dans le processus de l'entreprise.
Voilà pourquoi l'intégration de votre plateforme de gestion des voyages à vos systèmes est essentielle pour le succès de vos processus de voyage.
Comme vos systèmes sont probablement très différents de ceux des autres entreprises, il est essentiel que les intégrations s'adaptent à vos spécificités. Historiquement, les grandes entreprises n'avaient que peu de choix : engager des consultants pour personnaliser leur ERP afin de répondre à leurs besoins spécifiques, obtenir une licence pour une application tierce ou modifier leurs processus pour les adapter au système ERP.
Aujourd'hui, cependant, de plus en plus d'entreprises technologiques fournissent leurs propres API, ce qui permet une intégration transparente dans les systèmes de leurs clients. C'est de loin l'option la moins coûteuse et la plus simple, compte tenu de la nécessité de personnalisation et de la capacité des ERP modernes à utiliser des API tierces.
Il est donc primordial que vous vous assuriez de choisir un fournisseur de voyages qui fournit une API de back-office. Vos systèmes seront ainsi intégrés aux processus de voyage, ce qui vous permettra de les contrôler et de les personnaliser.
Une API/un webservice vous permettra ainsi d'automatiser les processus en synchronisant les données RH (plus besoin de faire des allers-retours pour ajouter ou supprimer des employés), d'importer et de centraliser automatiquement les factures, ainsi que d'automatiser les flux de travail et de permettre un processus comptable plus fluide.
Une API/webservice vous permettra d'automatiser les processus en synchronisant les données RH (plus besoin de faire des allers-retours pour ajouter ou supprimer des employés), d'importer et de centraliser automatiquement les factures (ou même de les financer instantanément), d'automatiser les flux de travail et de faciliter le processus de comptabilité.
Voici quelques éléments à garder à l'esprit lorsque vous envisagez certaines plateformes de voyage, du point de vue de l'intégration avec vos systèmes :
En résumé, il est essentiel pour les entreprises d'opter pour des solutions de gestion des voyages qui s'intègrent de manière transparente dans vos systèmes informatiques, permettant ainsi d'augmenter la productivité et de réduire les coûts annexes qui en découlent.
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