Pourquoi (et comment) la gestion des voyages pros doit être intégrée avec vos systèmes informatiques

Le Covid-19 a joué un rôle d'accélérateur de tendance en matière de transformation numérique. La pandémie a entraîné une vague de changements liés à la dématérialisation, à la technologie sans contact et à la virtualisation. Et si de nombreuses entreprises ont compris l'intérêt d'intégrer des solutions numériques dans leurs systèmes, certaines sont encore réticentes à le faire.  

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Aujourd'hui, la plupart des entreprises utilisent des ERP/progiciels de gestion pour gérer leurs processus opérationnels. Ces systèmes sont conçus pour répondre aux besoins les plus spécifiques d'une entreprise et offrent le degré de personnalisation requis par la plupart d'entre elles.

Pourtant, les ERP ne peuvent pas tout faire. En effet, ces systèmes sont très personnalisés, complexes et truffés de multi-dépendances - ce qui les rend difficiles à gérer dans un domaine transversal et multidimensionnel tel que le voyage.

En outre, la gestion des processus liés aux voyages - en dehors d'un ERP - peut rapidement devenir très coûteuse et chronophage pour les grandes entreprises. Par exemple, les Travel Managers doivent tenir à jour la base de données des RH manuellement - en ajoutant ou en supprimant des employés, en renseignant les bons centres de coûts, les bons codes projet ou tout autre champ analytique requis dans le processus de l'entreprise.

Voilà pourquoi l'intégration de votre plateforme de gestion des voyages à vos systèmes est essentielle pour le succès de vos processus de voyage.

L'importance des API dans l'intégration de vos systèmes avec votre fournisseur de voyages

Comme vos systèmes sont probablement très différents de ceux des autres entreprises, il est essentiel que les intégrations s'adaptent à vos spécificités. Historiquement, les grandes entreprises n'avaient que peu de choix : engager des consultants pour personnaliser leur ERP afin de répondre à leurs besoins spécifiques, obtenir une licence pour une application tierce ou modifier leurs processus pour les adapter au système ERP.

Aujourd'hui, cependant, de plus en plus d'entreprises technologiques fournissent leurs propres API, ce qui permet une intégration transparente dans les systèmes de leurs clients. C'est de loin l'option la moins coûteuse et la plus simple, compte tenu de la nécessité de personnalisation et de la capacité des ERP modernes à utiliser des API tierces.

Il est donc primordial que vous vous assuriez de choisir un fournisseur de voyages qui fournit une API de back-office. Vos systèmes seront ainsi intégrés aux processus de voyage, ce qui vous permettra de les contrôler et de les personnaliser.

Une API/un webservice vous permettra ainsi d'automatiser les processus en synchronisant les données RH (plus besoin de faire des allers-retours pour ajouter ou supprimer des employés), d'importer et de centraliser automatiquement les factures, ainsi que d'automatiser les flux de travail et de permettre un processus comptable plus fluide.

Les principaux avantages de l'intégration de votre plateforme de voyage avec votre ERP

1. Des coûts prévisibles
   Ce n'est un secret pour personne que les plateformes de voyages d'affaires sont rentables. Certaines plateformes proposent des services de voyage avec un abonnement par utilisateur et par mois, ce qui permet de gérer et de suivre facilement les coûts induits par les voyages d'affaires. De plus, grâce à leurs outils de tracking et de prédictions, les plateformes de voyage modernes permettent aux entreprises d’améliorer leur visibilité et de gérer plus efficacement leurs dépenses.
2. Une réelle agilité commerciale
   L'utilisation de plusieurs systèmes qui ne peuvent pas "communiquer" entre eux peut s'avérer risquée pour votre entreprise : vous risquez de passer à côté de nombreuses économies ou opportunités commerciales si vous ne synchronisez pas les données de l'activité des voyages dans vos systèmes. En revanche, l'intégration d'une plateforme de voyages dans vos systèmes informatiques vous permettra de contrôler votre budget voyages en fonction de mesures et de processus commerciaux spécifiques. Comme votre plateforme de voyage centralise tous les paramètres et les données récoltées et qu'elle les suit en temps réel, plus besoin d'une infrastructure informatique lourde, complexe ou coûteuse !
3. Une réduction des coûts, une meilleure cohérence et adaptabilité
   Une intégration telle que celle mentionnée ci-dessus permet de réduire le nombre de systèmes à maintenir et à faire évoluer, ce qui génère des économies substantielles notamment en cas d'événement impliquant des changements (par exemple, la gestion de crise post-Covid qui affecte certains processus d'entreprise). La nécessité de reconfigurer constamment l'ensemble de votre plateforme de voyage ne sera donc plus un problème.

Les éléments à prendre en considération lors du choix de votre agence de voyages, en ce qui concerne les intégrations

Voici quelques éléments à garder à l'esprit lorsque vous envisagez certaines plateformes de voyage, du point de vue de l'intégration avec vos systèmes :

• Trouvez un fournisseur de voyages doté d'une API de back-office qui peut au moins gérer la synchronisation avec votre base RH et de vos processus de facturation
• Préférez les fournisseurs modernes, plus aptes à vous transmettre une documentation transparente et complète. Examinez en particulier ces points-là :

• Architecture : Les API REST/JSON sont les plus récentes et les plus faciles à intégrer (vs. SOAP/XML). Recherchez également une documentation propre, bien structurée et facile à comprendre, car elle vous donnera une idée des normes technologiques et des compétences de l'agence de voyages.
• Scope des fonctionnalités : Assurez-vous notamment que les rapports en temps réel, la facturation et la mise à jour des données utilisateurs soient disponibles via l'API (ce sont les processus de back-office les plus courants des plateformes de voyage)
• Présence de webhooks : Les webhooks permettent à l'API d'"appeler" vos systèmes pour les informer de tout changement. Cela peut s'avérer utile, par exemple, pour la synchronisation en temps réel avec votre comptabilité ou encore pour assurer la sécurité de vos collaborateurs à tout moment.

• Assurez-vous que votre prestataire de services de voyage est à la pointe de la technologie. Faites confiance à leur expertise et évitez de faire appel à un expert interne, ce qui entraînerait des coûts supplémentaires considérables.

En résumé, il est essentiel pour les entreprises d'opter pour des solutions de gestion des voyages qui s'intègrent de manière transparente dans vos systèmes informatiques, permettant ainsi d'augmenter la productivité et de réduire les coûts annexes qui en découlent.

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