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La politique de voyage est indispensable en entreprise pour encadrer la gestion des déplacements, les frais de voyage, les dépenses professionnelles, les moyens de transport et la sécurité des voyageurs. Elle constitue une véritable ligne directrice pour garantir une utilisation judicieuse des ressources, tout en assurant le bien-être des employés lors des voyages d’affaires. Dans cet article, découvrez comment définir une politique de voyage efficace et ce qu'elle doit contenir exactement.
Nous proposons également un modèle de politique de voyage que vous pouvez adapter à vos besoins !
Une politique de voyage (PVE) est un document interne à l’entreprise qui rassemble les directives relatives à la gestion de déplacements professionnels et voyages d’affaires. Conçue sous la forme d’un règlement intérieur, la politique de voyage peut être mise en place dans tous types d’entreprise, quelle que soit sa forme et sa taille. Ce document encadre l’ensemble des règles à respecter et aspects relatifs aux voyages professionnels : budget, mode de transport, compagnies aériennes et types d’hébergement à privilégier, modalité de remboursement des frais engagés, etc.
La politique de voyage vous permet de définir qui voyage au sein de l’entreprise, quand, de quelle manière et avec quel budget. Elle garantit la conformité aux règles internes, optimise les coûts, assure la sécurité des employés, favorise la transparence et renforce l'efficacité opérationnelle, contribuant ainsi à la réussite de l'entreprise. Cette source d’informations précieuse offre un cadre pour les voyages d’affaires et vous aide à mieux gérer les notes de frais. Autrement dit, elle apporte une meilleure gestion des voyages d’affaires dans leur globalité.
La politique de voyage à l'international est une partie spécifique d'une politique de voyage. Elle se compose de la même série de directives et de règles qu’une politique de voyage classique, mais elle se concentre davantage sur les aspects particuliers des déplacements professionnels à l'étranger. Par exemple, elle peut inclure des éléments spécifiques tels que les procédures de visa, les exigences de santé, les normes de sécurité, les règles de remboursement des frais de déplacement et d'autres aspects liés aux déplacements à l'étranger. En tant qu’entreprise, vous pouvez concevoir une politique de voyage et inclure une section voyage à l’international, si vous prévoyez des voyages d’affaires en France mais aussi dans des pays étrangers.
Pour définir une politique de voyage entreprise (PVE), la première étape consiste à analyser les besoins de l’entreprise. L’entreprise peut désigner un travel manager, qui sera chargé de définir et de faire respecter la politique de voyage auprès des personnes concernées. En désignant un interlocuteur pour cette démarche, cela vous permet de simplifier le processus.
Pour que la politique de voyage entreprise soit vraiment efficace, nous vous recommandons de vous rapprocher des salariés afin de recueillir leurs avis sur différents éléments qui portent sur les déplacements professionnels, afin que ces derniers puissent être réalisés dans les meilleures conditions.
Après tout, vos collaborateurs sont les premiers concernés ! Vous pouvez leur demander leur avis sur les règles que vous souhaitez mettre en place sur la politique de voyage de l'entreprise, ce qui pourrait être amélioré pour faciliter leur quotidien, ou s’il y a des demandes particulières (femmes enceintes ou personnes en situation de handicap par exemple).
Cela vous permettra d'obtenir des retours constructifs et de traiter des scénarios que vous n’aurez pas forcément imaginé. De plus, rappelons que plus vos collaborateurs se sentent inclus dans les décisions de l’entreprise et que leur bien-être est pris en compte, plus ils seront motivés et productifs au travail.
Ensuite, il ne vous reste plus qu’à écrire le contenu de la politique de voyage : budget, modalités de remboursement, modes de transport, types d’hébergement à privilégier, etc.
En cas de difficultés à mettre en place une politique de voyage entreprise ou par manque de temps, il est possible de faire appel à une agence de voyages d'affaires qui pourra vous aider à réaliser une politique en adéquation avec les besoins et le budget de l’entreprise.
Enfin, n’hésitez pas à faire des points réguliers. Au gré de l'évolution de l’entreprise, la politique de voyage peut être amenée à évoluer !
Plusieurs éléments doivent figurer dans une politique de voyage entreprise. Voici les détails de ce qu’elle doit contenir. Selon vos besoins, vous pouvez la personnaliser en ajoutant des éléments qui vous paraissent essentiels à l’organisation des déplacements professionnels de vos collaborateurs.
Pour vos voyages d’affaires, vous aurez besoin d’encadrer votre budget et fixer un montant maximal à chaque déplacement professionnel. Selon la destination et le type de mission, le budget pourra être plus ou moins élevé. Par exemple, celui-ci pourra être plus important dans le cadre d’un long déplacement. Il peut aussi varier selon le voyageur en fonction de sa place dans l’entreprise (le budget peut être plus important pour un dirigeant).
Dans tous les cas, il est essentiel de définir une limite afin de maintenir une gestion financière efficace de l’entreprise et des dépenses voyages. Pour cela, il est nécessaire de mettre en place des budgets adaptés à chaque type de réservation : billet de train, d’avion, nuit d’hôtel, location de voiture et repas sur place. Cet aspect de la politique voyage entreprise permet de réduire les abus mais aussi d’orienter les collaborateurs vers des réservations plus économiques.
Dans de nombreuses entreprises, les collaborateurs doivent encore avancer les frais lors de leurs déplacements professionnels. Les notes de frais leur servent à justifier leurs dépenses et à obtenir un remboursement.
Aujourd’hui, il est vivement recommandé d’inclure une politique de remboursement des notes de frais dans votre politique de voyage entreprise. Les budgets fixés dans ce document permettent aux employés de connaître le montant maximum de remboursement dont ils peuvent bénéficier.
En tant que dirigeant d’entreprise, vous pouvez choisir de mettre en place un forfait (par exemple 30 euros par jour maximum), ou de proposer un remboursement des frais réels (par exemple, si le salarié dépense 20 euros par jour, 20 euros lui seront remboursés).
Le choix des types d’hébergement doit être mentionné dans la politique de voyage. La diversité des options, allant des hôtels de luxe aux locations temporaires, doit être soigneusement considérée pour répondre aux besoins spécifiques des employés en déplacement.
Les hôtels traditionnels offrent un confort standard, mais les appartements meublés peuvent être plus appropriés pour les séjours prolongés. Les entreprises peuvent également envisager des partenariats avec des services de logement temporaire pour des tarifs préférentiels.
En intégrant ces choix dans la politique de voyage, l'entreprise peut garantir à ses employés des hébergements adaptés à leurs missions, tout en optimisant les coûts liés aux déplacements professionnels.
Selon les besoins et les préférences de l’entreprise, certains modes de transport seront privilégiés. Les destinations peuvent être changeantes en fonction des missions et types de voyages d’affaires, c’est pourquoi les entreprises adoptent souvent des approches diverses. Parfois, les collaborateurs devront prendre l’avion dans le cadre de déplacements à l’étranger, tandis que le train sera privilégié pour les trajets plus courts. Arrivés sur place, les collaborateurs auront peut-être besoin d’un véhicule pour se déplacer, il faut donc penser à prévoir des informations sur une éventuelle location de voiture.
Certaines entreprises adoptent aussi de bonnes pratiques en ce qui concerne l’écologie au sein de l’entreprise. Dans ce cas, elles peuvent vouloir privilégier des solutions de mobilité durable, telles que le covoiturage ou les transports en commun. Ces directives doivent être mentionnées dans la politique de voyage pour une gestion des déplacements en parfaite cohérence avec les valeurs de l'entreprise.
En plus du budget à ne pas dépasser, il est pertinent de préciser dans une politique de voyage d’entreprise la gamme de confort autorisée par type de collaborateur et de déplacement. En effet, tous les salariés ne sont pas forcément soumis aux mêmes règles pour leurs déplacements professionnels, en fonction de leur niveau hiérarchique.
La durée et la fréquence des voyages d’affaires influent aussi sur la définition des règles de réservation. Certaines entreprises demandent à leurs salariés de choisir les réservations les moins chères et donc celles qui présentent le confort minimum afin de réduire les dépenses. Cette pratique est appelée « best buy ».
Cependant, pour le bien-être de vos collaborateurs, nous vous conseillons de leur permettre de choisir des hébergements et transports qui leur garantissent un certain niveau de confort.
En effet, l’un des buts de la politique de voyage est de garantir le confort et la productivité des salariés en déplacements professionnels. Cela est d’autant plus valable lorsque le voyage d’affaires est long. Au-delà d’une certaine durée, il est plus agréable pour vos collaborateurs de voyager en train 1ère classe ou encore en avion classe premium plutôt qu’en classe économique. Ces différents cas de figures doivent être mentionnés avec une réponse claire dans la politique de voyage.
Rappelons qu’il est également possible d’inclure dans votre PVE des situations particulières, comme les conditions de déplacement pour les femmes enceintes ou personnes en situation de handicap. Dans ces cas particuliers, il est bien évidemment recommandé de privilégier des billets de train ou billets d’avion première classe dans le cas où leur présence en voyage d’affaires est vraiment essentielle.
La politique de voyage doit également inclure des renseignements sur les compagnies aériennes et les chaînes hôtelières à privilégier. L’entreprise se doit d’assurer la sécurité de ses collaborateurs en déplacement professionnel et donc de leur permettre de réserver auprès de compagnies et hôtels offrant des conditions de sécurité et de confort suffisantes.
L’objectif est de sélectionner des compagnies et chaînes hôtelières réputées pour leur fiabilité. Dans le cadre de voyages d’affaires, l’entreprise peut ensuite négocier des réductions auprès des hôtels et compagnies aériennes en fonction du nombre de réservations par an.
Le confort ne s’arrête pas uniquement au choix de la classe business ou de bons hôtels. L’optimisation du temps des voyageurs d’affaires est également à prendre en compte. Coordination des horaires, hôtels bien situés à proximité des lieux de rendez-vous, accès à des lounges pour travailler, ces éléments doivent aussi être considérés pour garantir des événements professionnels efficaces et agréables pour chacun des participants.
La politique de voyage d'une entreprise définit les règles qui englobent les dépenses autorisées pendant les déplacements professionnels. Ces directives visent à garantir une gestion efficace des ressources tout en assurant le bien-être des employés en déplacement.
En matière de dépenses sur place, la politique peut stipuler des limites spécifiques pour les repas, les transports locaux et d'autres frais connexes. Par exemple, elle peut autoriser les employés à dépasser le tarif standard des repas dans des circonstances exceptionnelles, tout en exigeant des justificatifs appropriés. Certaines entreprises peuvent aussi choisir des hôtels proposant le petit-déjeuner inclus ou certains repas et ainsi faire des économies.
Une politique de voyage bien définie en ce qui concerne les dépenses autorisées sur place favorise la transparence et évite les abus. Elle peut également encourager la responsabilité financière en précisant les modalités de remboursement des frais, les méthodes de paiement acceptées et les procédures de soumission des notes de frais.
Il peut arriver que les réservations ne soient pas conformes au budget indiqué dans la politique de voyage. En effet, nous ne sommes jamais à l’abri d’une hausse de prix soudaine due à une forte demande, des horaires qui ne correspondent pas à vos besoins ou de devoir réaliser des réservations tardives. Pour garder le contrôle sur les dépenses de voyage de l’entreprise, il est important de mettre en place un système de validation des réservations. L’entreprise peut même choisir une validation systématique.
Dans cette partie doit être précisée qui sont les validateurs. En cas de besoin, les collaborateurs peuvent contacter directement la ou les personnes désignées pour cette mission. Dans certaines entreprises, un système de validation à plusieurs niveaux peut être mis en place. C’est généralement le cas lorsque l’organisation de l’entreprise est complexe (entreprise de grande taille, différents services, etc.).
La sécurité et le bien-être des collaborateurs doivent être au cœur de chaque politique de voyage de l'entreprise. Bien qu’en voyage d’affaires, ils ne soient plus sur le site de l’entreprise, mais en déplacement dans une autre ville, région ou même pays, l’entreprise reste responsable de ses collaborateurs.
Une politique de voyage efficace doit donc comporter une section spéciale évoquant les risques personnels ou politiques pouvant survenir en déplacement professionnel. Cette section peut inclure des directives sur la gestion des urgences, assurant ainsi une préparation adéquate aux éventualités.
Si vos collaborateurs se rendent régulièrement dans des pays à hauts risques, il est important de rédiger une partie supplémentaire sur ces pays afin que les employés soient bien informés des risques spécifiques liés à ces destinations. Cette section devrait comprendre des recommandations concernant les mesures de sécurité à prendre, telles que les zones à éviter, les précautions sanitaires et les contacts locaux d'urgence.
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Lorsque votre politique de voyage est élaborée, il est important que les collaborateurs puissent en prendre connaissance et l’aient bien comprise. Votre mission à ce moment est de choisir les meilleurs canaux de communication possible.
Selon les moyens à votre disposition, vous pourrez choisir entre l’e-mailing, l’affichage, les documents imprimés et ne pas oublier de l’évoquer de vive voix, en réunion par exemple. Le plus important est de faire preuve de transparence et de continuer de communiquer régulièrement sur le sujet, sans oublier de demander des feedbacks aux salariés pour l’améliorer !
N’oubliez pas, même si les économies constituent un sujet essentiel au sein d’une entreprise en ce qui concerne les voyages d’affaires, il ne faut pas pour autant mettre de côté le confort des salariés, qui déterminent aussi leurs performances en entreprise.
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