To transition the world's 300 million business travelers to tech-enabled & sustainable travel.
Aujourd’hui, les employés sont amenés à se déplacer régulièrement pour leur travail, que ce soit dans le cadre d’une réunion, d’un voyage d'affaires ou d’une simple rencontre avec un client. Ces déplacements professionnels sont même devenus essentiels pour la croissance des entreprises. Pour les encadrer, le Code du travail a prévu certaines règles garantissant les droits et les conditions de travail des salariés en déplacement. Découvrez-les dans cet article.
Les déplacements professionnels concernent une grande diversité de professions, allant des commerciaux et des travailleurs indépendants aux professionnels de la santé, en passant par les techniciens, les ingénieurs, les consultants, les artistes et bien d’autres encore.
Ils peuvent être très nombreux, c’est pourquoi le Code du travail définit des règles précises relatives au temps de déplacement professionnel en France et à l’étranger. Ces règles sont particulièrement utiles pour les voyages d’affaires qui durent plusieurs jours ou plusieurs semaines.
Un déplacement professionnel se réfère à un déplacement effectué dans le cadre de l'activité professionnelle d'une personne. Les déplacements professionnels peuvent prendre diverses formes et inclure différentes raisons. Par exemple, cela peut être dans le cadre de :
Les politiques de déplacement professionnel peuvent varier d’une entreprise à l’autre. En effet, certaines entreprises peuvent avoir des critères spécifiques sur ce qui est considéré comme étant un déplacement professionnel admissible.
C’est pourquoi, en tant que dirigeant d’entreprise, vous devez fournir des informations précises sur les déplacements professionnels afin d’éviter toute confusion et que celles-ci fassent l’objet d’un document écrit que les salariés doivent signer pour accord.
La loi fait une distinction en fonction de la durée du déplacement professionnel. Un déplacement professionnel concerne les missions ne dépassant pas 24 heures, tandis que le terme voyage d'affaires est réservé aux missions de plus longue durée.
Les déplacements professionnels de longue durée doivent remplir certaines conditions :
Si ces déplacements doivent enfreindre ces deux conditions, alors ils doivent être requalifiés en affectations longue durée ou en expatriation. Dans cette situation, il est nécessaire de créer un avenant. Il s’agit d’un document écrit venant s’annexer au contrat de travail initial pour modifier les conditions de travail. Vous pouvez également choisir de modifier directement le contrat de travail. Dans les deux cas, l’employé devra signer le document qui présente les nouvelles conditions.
En tant qu’entreprise, si vous n’organisez que des déplacements professionnels de courte durée, vous n’êtes pas concerné par l’expatriation. Cependant, vous devez prendre en compte le temps de trajet des déplacements. Doivent-ils être indemnisés ?
En France, la durée du travail est clairement définie par le contrat. Toutefois, cette durée peut vite augmenter en cas de déplacements professionnels. Et surtout, lorsqu’il s’agit de voyages d’affaires à l’étranger !
Le Code du travail stipule que les trajets domicile - lieu de travail ne sont pas considérés comme du travail effectif (article L-3121-4 du Code du travail).
Cependant, le déplacement professionnel implique que les salariés se rendent à un endroit qui est autre que les locaux de l’entreprise. C’est en effet un lieu inhabituel de travail, c’est pourquoi le Code du travail apporte une précision à travers cette notion. Il faut donc distinguer deux situations.
Les modalités d’indemnisation dépendent de l’accord d’entreprise ou de la convention collective mis en place. Dans tous les cas, l’employeur a l'obligation d'indmniser les employés, ou de leur offrir un temps de repos supplémentaire, pour le temps passé lors des déplacements.
Cette reconnaissance du temps de trajet comme temps de travail effectif vise à assurer la protection des droits des salariés et à garantir une juste rémunération pour le temps passé en déplacement professionnel. Cependant, il est essentiel pour les employés de bien comprendre les termes de leur contrat de travail et les dispositions spécifiques liées aux déplacements professionnels afin de faire valoir leurs droits dans ces situations particulières.
En fin de compte, la réglementation cherche à établir un équilibre entre les besoins de l'employeur et le respect des droits et du bien-être des travailleurs, même lorsqu'ils sont en déplacement pour des missions professionnelles.
Déplacements professionnels et temps de repos doivent aussi poser question. Lors d’un déplacement professionnel, qu'il s'agisse du week-end ou de la semaine, les salariés doivent parfois rester à l’hôtel après avoir passé une journée de travail ou avoir participé à un événement d’entreprise.
Pendant ce temps, ils sont libres de s’adonner à leurs occupations personnelles. Ce n’est pas compté comme des heures de travail. Ainsi, même si les employés ne sont pas à domicile, ces temps libres sont considérés comme étant une forme de repos.
En revanche, si les salariés sont d’astreinte le soir ou le week-end, bien évidemment, cela doit faire l’objet d’une contrepartie financière.
Certains salariés n’ont pas de lieu de travail habituel. C’est le cas par exemple des salariés itinérants qui se déplacent toute la journée pour se rendre chez leurs clients. Vous pourriez alors vous poser la question suivante : le trajet domicile - entreprise du premier client et le trajet de l’entreprise du dernier client pour un retour au domicile sont-ils considérés comme du temps de travail ?
À ce jour, les décisions de la Cour de Cassation et de la Cour de Justice de l’Union Européenne (CJUE) restent floues. C’est la raison pour laquelle nous vous recommandons de définir en amont les modalités dans le contrat de travail. Si ces trajets sont compris dans le temps de travail, ils doivent être rémunérés, tout comme les heures supplémentaires en cas de dépassement.
Le Code du travail est peu explicite en ce qui concerne le délai de prévenance pour les trajets professionnels. L’accord national du 26 février 1976 relatif aux conditions de déplacement professionnel fournit cependant quelques précisions : la période pour informer les salariés d’un voyage d’affaires est de minimum 48 heures.
Cependant, le texte prend aussi en compte les particularités du déplacement professionnel. En effet, le délai peut être différent selon la nature du déplacement et de la mission. Par exemple, il peut différer entre un court trajet pour rencontrer un client situé à moins de 50 kilomètres sur le temps d’une demi-journée et un voyage aux États-Unis pour assister à un séminaire d’entreprise, qui est un grand déplacement.
Dans certaines conditions, les salariés peuvent refuser un déplacement professionnel. On appelle cela faire valoir leur droit de retrait. Le Code du travail permet aux voyageurs d’affaires de refuser de réaliser une mission si le lieu présente un risque ou un danger grave et imminent. Par exemple, la pandémie mondiale du Covid-19 correspondait parfaitement à ce critère en 2021.
Des raisons personnelles ou médicales sérieuses qui empêchent le salarié de voyager sont aussi des raisons valables. Enfin, si le déplacement professionnel n’est pas conforme aux termes du contrat de travail initial, par exemple si le contrat spécifie une zone géographique particulière ou s’il y a des déplacements excessifs, le salarié est légitime de refuser un déplacement professionnel.
Le délai pour renoncer à un déplacement professionnel dépend des politiques de l'entreprise ainsi que des accords spécifiques convenus entre l'employeur et l'employé. En tant que dirigeant d’une entreprise, vous êtes tenus de mettre en place des politiques internes concernant les déplacements professionnels, y compris les procédures pour annuler ou modifier un déplacement.
En cas de déplacements professionnels, la prise en charge des frais de déplacement et les indemnités kilométriques sont des éléments qui peuvent être pris en compte par l’employeur. Les indemnités kilométriques, souvent basées sur le nombre de kilomètres parcourus, visent à compenser les coûts liés à l'utilisation personnelle du véhicule personnel. Cela inclut le carburant, l'entretien et l'usure du véhicule.
L’entreprise, en plus des frais de transport, peut aussi prendre en charge les frais professionnels liés à l’hébergement et aux repas. Les salariés doivent s’assurer de conserver toutes les factures et notes de frais pour simplifier le processus de remboursement. La mise en place d’une politique voyage entreprise (PVE) peut faciliter la gestion des déplacements professionnels et notamment des frais en établissant des règles claires et transparentes sur les remboursements.
Reprenez le contrôle de vos voyages d'affaires ! Découvrez l'agence de voyage d'affaires nouvelle génération.
