Checklist: organiser son déplacement professionnel à l'étranger

Anna Claus

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Véritables sources de stress, les voyages d'affaires représentent également une réelle opportunité et une chance de développer des contacts et des affaires sur une courte période. Entre toutes les contraintes à prendre en compte lors d'un voyage d'affaires à l'étranger, il semble essentiel de prévoir une bonne organisation pour que ce voyage ne se transforme pas en cauchemar.

Il convient avant toute chose de se demander si vous devez vraiment voyager, si oui pourquoi et avec quel moyen de transport. Ces éléments vous permettront de définir les bases de votre voyage si celui-ci est nécessaire et de pouvoir vous organiser en conséquence. Nous avons donc réalisé une checklist pour organiser votre déplacement professionnel à l'étranger.

Nous avons établi une liste de contrôle pour l'organisation de votre voyage d'affaires à l'étranger.

Gérer son temps

L'anticipation, c'est la clé du voyage professionnel à l'étranger, notamment lorsqu'il s'agit de gérer son temps. Voici donc quelques points à ne pas louper :

Définir ses objectifs en amont (réalisable dans la durée impartie)
Planifier des échéances
Gérer son absence au bureau
Déplacer ses rendez-vous prévus au bureau s'il s'agit d'un voyage précipité
Planifier les déplacements entre les rendez-vous professionnels
Anticiper son arrivée et son départ en fonction de l'organisation des rendez-vous

Gérer son budget

Même s'il s'agit d'une tache parfois complexe, gérer son budget n'en reste pas moins essentiel à la bonne préparation d'un déplacement d'affaires. Voici ce à quoi vous devrez impérativement penser :

Calculer au préalable les frais de déplacements pour les éléments suivants:

→ Transports

→ Repas

→ Hébergement

→ Salles de séminaires/réunions si nécessaires

Limiter les frais engendrés (réservation à l'avance, flexibilité ou encore frais de changes)
Organiser les dépenses et appliquer un budget
Connaître la marge accordée pour le budget fixé

Gérer les formalités

Organiser un déplacement professionnel à l'étranger, c'est aussi préparer les formalités en fonction de la destination et des besoins. Un petit rappel s'impose donc :

Appréhender les questions de sécurité avec les assurances nécessaires
Penser aux documents indispensables au bon déroulement du déplacement :

→ Pièce d'identité (carte d'identité ou passeport valide)

→ Visa

→ Cartes d'embarquements / billets

→ Carte européenne d'assurance maladie

Se renseigner sur des détails techniques :

→ Forfait de téléphone

→ Monnaie courante

→ Carte bancaire à l'étranger

Se documenter sur le pays de destination (traditions, organisations, météo) mais surtout sur les règles sanitaires en vigueur juste ici.
Connaître les règles sanitaires de votre ou vos compagnie(s) de voyage

Ces quelques conseils vous permettront d'anticiper et d'organiser vos déplacements professionnels à l'étranger sans que ceux-ci deviennent des taches pénibles et anxiogènes pour vous et vos collaborateurs.

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