De nombreuses entreprises disposent d’une politique de voyage d’entreprise (PVE) pour encadrer et contrôler les dépenses liées aux déplacements professionnels de leurs collaborateurs. Grâce à cette politique, elles profitent d’une réduction de leur budget voyage de l’ordre de 20% en moyenne. Vous n’avez pas encore mis en place de politique au sein de votre entreprise et vous souhaitez réduire vos dépenses de voyage ? Voici un exemple de politique voyage entreprise à personnaliser selon vos besoins.
Qu'est-ce qu'une politique de voyage ?
Une politique de voyage est un ensemble de lignes directrices établies par une entreprise pour régir les voyages d'affaires de ses employés. Elle définit toutes les règles et procédures relatives aux réservations, aux dépenses autorisées, aux modes de transport et aux logements préférés.
Pourquoi mettre en place une politique de voyage d'entreprise ?
La mise en place d’une politique de voyage d’entreprise (PVE) permet de définir clairement qui se déplace au sein de l’entreprise, quand, par quels moyens et avec quel budget. Ce document fournit un cadre pour les voyages d’affaires et aide les entreprises à mieux gérer les comptes de dépenses. Il assure la sécurité des employés en établissant des directives pour les destinations autorisées et en spécifiant les niveaux de confort.
Cette politique favorise également la transparence et l'équité au sein de l'entreprise, en établissant des critères équitables pour chaque employé destinés à voyager dans un cadre professionnel. Mettre en place une politique de voyage entreprise permet une meilleure gestion des voyages d’affaires dans leur globalité.
Quels éléments doit-on mentionner dans une politique de voyage ?
Une politique de voyage entreprise doit inclure des directives sur les réservations, le budget et les frais autorisés, les modes de transport, les types d'hébergement, les classes autorisées, les repas, les remboursements, les avances, les dépenses accessoires et les processus de validation interne. La politique doit aussi comporter une section spécifique si des déplacements internationaux sont à prévoir, ainsi qu’une section portant sur les assurances voyages et les situations d'urgence.
Comment définir une politique de voyage entreprise ?
Pour bien définir votre politique de voyage entreprise, il est nécessaire de suivre quelques étapes. En effet, l’organisation de voyages professionnels nécessite de prendre en compte une multitude de paramètres. Voici les premières étapes clés qui vous permettront de mettre en place une politique de voyage d’entreprise efficace et adaptée à vos besoins spécifiques.
Définissez vos objectifs
L’objectif d’une politique d’entreprise est généralement axé sur la réduction des coûts, la sécurité des voyageurs et le niveau de confort des employés lors de leurs déplacements professionnels. En ce qui concerne les coûts, cela peut inclure la réduction des frais de déplacement, la recherche de tarifs préférentiels ou encore la limitation des dépenses accessoires. L'optimisation du temps des collaborateurs est également un objectif majeur. Vous pourriez par exemple songer à mettre en place une politique favorisant les vols directs pour faire gagner du temps aux salariés, qui peuvent ainsi se concentrer sur d’autres activités. La sécurité est également l’un des objectifs principaux de la PVE. Vous pouvez inclure des recommandations sur les destinations les plus sûres, des protocoles en cas d'urgence et des sections claires en matière de santé et de sécurité.
Offrir de la flexibilité aux salariés
Tout le monde aime avoir le choix ! Si le bien-être de vos salariés est un élément crucial pour vous, alors permettez-leur de pouvoir sélectionner eux-mêmes leur hôtel ou leur compagnie aérienne. Vous pouvez sélectionner un certain niveau de confort et fixer un tarif de chambre à ne pas dépasser. Veillez cependant à adapter le budget pour les différentes destinations. Un déplacement professionnel à Paris n’aura pas le même coût qu’un déplacement à Lille par exemple. Adaptez au maximum votre politique voyage entreprise afin de permettre à vos collaborateurs de voyager dans de bonnes conditions. Vous pouvez aussi réfléchir à inclure une section favorable au télétravail lors des déplacements professionnels et d’autres avantages visant à améliorer le confort des employés pendant leur voyage d’affaires.
Définir une politique en cohérence avec les valeurs de l’entreprise et les besoins de vos collaborateurs
Assurez-vous que la politique de voyage reflète les valeurs de votre entreprise. Par exemple, si l’écologie est un aspect important pour vous, vous pouvez intégrer des éléments favorisant les modes de transport respectueux de l’environnement ou encourageant la compensation carbone. Pour des voyages de courtes distances, vous pourriez souhaiter que vos collaborateurs se déplacent plutôt en train qu’en avion, ou encore en covoiturage. Prenez aussi le temps de communiquer avec les employés afin de récolter leurs avis et définir une politique en cohérence avec leurs besoins. Essayez simplement de trouver un équilibre entre les besoins de vos collaborateurs et les économies de frais visées !
Optimiser la gestion des voyages d'affaires grâce à une plateforme spécialisée
Ces dernières années, de nombreuses néo-agences ont émergé pour aider les entreprises à mieux gérer leurs déplacements professionnels.
Ces agences offrent la possibilité d’intégrer votre politique de voyage et de centraliser le processus de validation, garantissant ainsi que toutes les règles de la politique de voyage soient respectées par les employés.
L'utilisation de ces outils permet également de digitaliser, voire de supprimer, les notes de frais, rendant ainsi la gestion des voyages d'affaires beaucoup plus simple et transparente.
En outre, ces plateformes permettent de réaliser les paiements directement via le compte de l'entreprise.
Exemple de politique voyage entreprise
Une fois que vous avez défini vos objectifs, vous pouvez commencer à écrire le contenu de votre politique voyage entreprise. Voici un exemple de politique voyage entreprise que vous pouvez personnaliser en fonction des besoins de l’entreprise et de vos collaborateurs. Et si vous souhaitez déléguer cette partie, vous pouvez également passer par une agence de voyage qui se chargera de créer votre PVE ainsi que de l’organisation des déplacements professionnels !
Section 1. Budget à respecter
Pour réaliser des économies sur les dépenses voyages, la première étape consiste à encadrer les budgets pour chaque type de réservation, que les collaborateurs devront respecter. Un montant maximal doit être fixé par billet de train, billet d’avion ou encore par nuit à ne pas dépasser. Selon la destination et la durée du déplacement, le budget peut être plus ou moins élevé. Celui-ci peut aussi différer selon le voyageur (le budget pourra être plus important pour un dirigeant). Cet aspect de la politique de voyage permet de réduire drastiquement les abus et d’inciter les collaborateurs à choisir des réservations plus économiques.
Section 2. Procédures de réservation
Dans la seconde section de la politique de voyage entreprise, vous pouvez inclure des informations sur la manière et l’endroit dont il faut réserver le voyage. Ici, vous pouvez préciser si l’entreprise utilise un outil de réservation spécifique. Vous pourriez aussi notifier si vous accordez à vos collaborateurs l’utilisation de programmes de fidélité.
Section 3 : Modalités de remboursement des frais
La mise en place d’une politique voyage entreprise permet de fixer un budget à utiliser par jour lors du voyage d’affaires. Cette section permet à vos collaborateurs de savoir exactement combien ils pourront être remboursés. En tant qu’entreprise, vous pouvez choisir de mettre en place un forfait (par exemple 30 euros par jour) ou alors proposer à vos collaborateurs un remboursement des frais réels (s’ils dépensent 20 euros, 20 euros leur seront remboursés). Dans tous les cas, cette partie sert à fixer une limite de budget à utiliser tout au long du séjour.
Section 4 : Classes de réservation autorisées
Pour donner un cadre à vos voyages d’affaires et faciliter la sélection, il est pertinent de préciser les classes de réservation autorisées (classe économique, business) pour chaque type de collaborateur et de déplacement. Cela demande de faire le point sur la gamme de confort que vous souhaitez offrir à vos collaborateurs. Pour réduire les dépenses, certaines entreprises souhaitent que les réservations les moins chères soient à choisir en priorité, mais elles sont bien souvent moins confortables. Le but de la politique de voyage étant d’assurer le confort des collaborateurs et leur productivité en déplacement, il est préférable de leur donner accès à des hôtels de qualité. En ce qui concerne les transports, au-delà d’une certaine durée de séjour, il est également préférable de leur donner la possibilité de voyager avec un billet de train 1ère classe ou d’avion en premium economy.
Section 5 : Moyens de transport
Dans cette section, il s’agit de mettre l’accent sur les types de transports à privilégier. Puisque les destinations peuvent différer en fonction du type de voyages d’affaires et des missions à réaliser, il peut être intéressant d’adopter diverses approches. Le train pourra être privilégié pour des trajets de courtes distances, tandis que l’avion sera préférable pour des déplacements à l’étranger. Vos collaborateurs peuvent aussi avoir besoin d’un véhicule pour se déplacer une fois sur place, pensez donc à prévoir des informations sur le budget prévu pour la location de voiture. Si l’écologie est une priorité pour vous, vous pourriez vouloir privilégier des solutions de mobilité durable. Dans ce cas, cela doit être mentionné dans votre politique de voyage entreprise.
Section 6 : Compagnies privilégiées
La politique de voyage doit également inclure des renseignements sur les compagnies aériennes et les chaînes hôtelières à privilégier. L’entreprise se doit d’assurer la sécurité des collaborateurs en déplacement professionnel et donc de leur permettre de réserver auprès de compagnies et hôtels offrant des conditions de sécurité et de confort suffisantes.
L’objectif est de sélectionner des compagnies et chaînes hôtelières réputées pour leur fiabilité. Dans le cadre de voyages d’affaires, l’entreprise peut ensuite négocier des réductions auprès des hôtels et compagnies aériennes en fonction du nombre de réservations par an.
Le confort ne se limite pas au choix d'une classe affaires ou d'un bon hôtel. Les voyageurs d'affaires doivent également optimiser leur temps. Coordination des horaires, hôtels situés à proximité des lieux de réunion, accès aux salons pour travailler : autant d'éléments à prendre en compte pour que les événements professionnels soient efficaces et agréables pour tous les participants.
Section 7 : Dépenses autorisées sur place
Définir les dépenses autorisées sur place est essentiel, car cela vous permet de garantir une gestion efficace des ressources de l’entreprise tout en assurant le bien-être des voyageurs en déplacement. La PVE peut suggérer une limite pour les repas, les transports locaux et les frais en extra. Elle peut également autoriser les employés à dépasser le montant fixé dans des circonstances exceptionnelles.
Section 8 : Sécurité des voyageurs
La sécurité et le bien-être des voyageurs sont des éléments essentiels de la politique de voyage d'une entreprise. En effet, même lorsque les employés sont en déplacement, l'entreprise est toujours responsable d'eux. Cette section doit donc inclure des lignes directrices en matière de gestion des urgences. Si vous prévoyez de vous rendre dans des pays à haut risque, la politique doit également fournir des informations sur ces risques spécifiques et inclure des recommandations sur les mesures de sécurité à prendre (zones à éviter, précautions sanitaires, etc.).
Section 9 : Processus de validation internes
Il peut arriver que les réservations ne soient pas conformes au budget inscrit dans la PVE. Certains voyages professionnels, de par leur nature, peuvent entraîner un dépassement de budget. C’est pourquoi il est important de mettre en place un système de validation des réservations. Pour cela, vous devez définir les collaborateurs en charge du circuit de validation, dont la mission sera de valider ou non la demande de réservation.
Section 10 : Conformité et suivi
Cette section de la politique voyage entreprise met en place des mécanismes de suivi pour évaluer la conformité des voyages d'affaires avec les politiques internes. En instaurant une surveillance continue (réservations, dépenses et demandes de remboursements), l'entreprise peut identifier et remédier rapidement à tout écart, renforçant ainsi sa gestion efficiente des déplacements professionnels.
Où trouver un modèle de politique voyage entreprise ?
Pour créer le contenu de votre propre PVE, vous pouvez avoir besoin d'un exemple de politique de voyage d'entreprise. Nous avons créé un modèle de politique de voyage d'entreprisepour vous aider, à utiliser comme point de départ et à adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise !
Questions fréquemment posées lors de la mise en place d'une politique de voyage
Que contient une politique de voyage d'entreprise ?
Une politique de voyage d'entreprise comprend généralement des lignes directrices claires sur les procédures de réservation, les critères de sélection des fournisseurs et les types de dépenses autorisées. Elle définit également les niveaux d'approbation requis pour les voyages et les remboursements, ainsi que les limites budgétaires et les règles de réservation de l'hébergement et du transport. En outre, elle précise les exigences en matière de sécurité et de conformité, telles que les assurances nécessaires et les protocoles d'incidents. L'objectif de cette politique de voyage d'entreprise est d'assurer une gestion cohérente et efficace des voyages d'affaires, tout en contrôlant les coûts et en garantissant le respect des normes internes.
Qu'est-ce qu'une politique de voyage d'entreprise ?
La politique de voyage d'entreprise stipule que les voyages d'affaires doivent être effectués dans le respect des politiques internes de l'entreprise, qui définissent les conditions de réservation, les dépenses éligibles et les procédures d'approbation. Ces règles visent à garantir que les voyages sont justifiés, qu'ils coûtent le moins cher possible et qu'ils respectent les normes de sécurité et de conformité établies. Elles comprennent également des lignes directrices sur le traitement des notes de frais, l'utilisation des moyens de transport et l'hébergement, afin d'assurer une gestion transparente et efficace des ressources et des budgets.
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