Les défis sans précédent auxquels nous confronte le Covid-19 en matière de travail ont modifié le rôle du bureau. Il n'est donc pas surprenant que la pandémie ait aussi considérablement accru la complexité du rôle des Office managers - qui sont généralement chargés de veiller au bon fonctionnement du bureau, tant sur le plan logistique qu'humain.
En se mettant à la place de leurs collègues tout en devant représenter l'entreprise, les office managers doivent aujourd'hui jouer le rôle d'intermédiaire entre les employeurs et les employés. Cela est d'autant plus vrai à une époque où les gens se tournent vers leur employeur pour obtenir des conseils et un soutien.
Voici quelques éléments à prendre en compte pour qu'ils puissent remplir leur rôle qui est plus qu'essentiel.
Gérer le passage au travail à distance sur le plan logistique
Le Covid-19 a bouleversé le travail tel que nous le connaissons. Alors qu'auparavant, environ 5,4 % des salariés dans l'UE travaillaient à domicile, c'est désormais 40 % de cette population qui a commencé à télétravailler à la suite du Covid-19, selon l'EFT d'Eurostat !
Il va sans dire que ce changement considérable a obligé les entreprises à s'adapter rapidement, car elles ont d'abord été confrontées à un défi logistique lié au travail à distance. La plupart des entreprises ont déjà intégré des solutions basées sur le cloud computing permettant de travailler de n'importe où. Mais il est également important de mettre en place des canaux de communication solides et faciles à utiliser, assurant une connexion constante entre les collègues.
Au-delà des canaux de communication quotidiens, il peut également être utile de prévoir des réunions hebdomadaires où les employés peuvent s'informer mutuellement de l'évolution générale de l'entreprise afin de ne pas perdre le contact avec la situation globale de l'organisation. Cela s'ajoute bien sûr aux réunions spécifiques aux équipes qui doivent avoir lieu régulièrement.
À un niveau plus granulaire, les office managers doivent s'assurer que les employés disposent de tous les outils matériels dont ils ont besoin dans leur bureau à domicile. Il faut que vous vous demandiez s'ils sont équipés des mêmes outils optimisés que ceux présents sur votre lieu de travail, qu'il s'agisse de fournitures de bureau ergonomiques, de grands écrans, etc. C'est le rôle de l'office manager de s'assurer que tout le monde travaille dans des conditions optimales.
Garantir le bien-être des employés : santé mentale et émotionnelle
La pandémie a accéléré la tendance sur de nombreux aspects, elle a notamment certainement renforcé celle des employeurs qui jouent un rôle essentiel dans le bien-être de leurs employés. Aujourd'hui, une entreprise ne peut en aucun cas ignorer son devoir de vigilance, en donnant aux office managers une responsabilité supplémentaire qui s'étend au-delà de l'environnement de travail habituel, et qui va jusque dans le bureau à domicile improvisé de chaque employé.
Un office manager doit donc apporter un soutien aux employés. Il peut s'agir d'un congé de maladie plus long, d'horaires de travail flexibles, d'exceptions et de dispositions relatives à la garde d'enfants, ainsi que d'une aide financière si nécessaire. Gardez à l'esprit que le bien-être personnel d'un employé n'est en aucun cas séparé de sa motivation et de sa productivité. Il est donc du devoir de l'organisation de veiller au bien-être de ses employés, en les traitant d'abord comme des personnes et ensuite comme des travailleurs.
Il va sans dire que la santé mentale joue un rôle essentiel dans ce bien-être. Un.e office manager doit s'attaquer à ce problème en commençant par écouter ses collègues. Veillez à aller au-delà des formulaires et des enquêtes, car un lien humain pourrait s'avérer beaucoup plus révélateur. Pour compléter le tout, apportez des solutions plus concrètes à cette situation inédite : assurez-vous que votre régime d'assurance couvre les visites chez le thérapeute, orientez les employés vers des téléthérapeutes, ou encore des applications de relaxation telles que Headspace, Petit Bambou ou Calm.
De nombreuses entreprises ont également recours à des activités de team building et à d'autres séances de divertissement pour maintenir le lien entre les employés ainsi que leur bien-être mental et émotionnel. Entrepreneur Europe a dressé une liste de jeux qui pourront inspirer votre prochaine suggestion d'activité d'équipe. Vous constaterez que certaines entreprises telles que l'Agence FOMO, deal4event ou Teams Connect proposent également des solutions de team building virtuel lorsque le budget le permet.
Maintenir la productivité
Soutenir la santé mentale des employés, c'est aussi les aider à maintenir leur productivité - une démarche qui sera également très appréciée par les entreprises qui ont plus que jamais besoin d'un résultat stable.
À cette fin, la tentation est sûrement grande, de la part de la direction, de surveiller les employés et leur activité alors que chacun s'adapte à ces nouvelles habitudes de travail. Une analyse de Gartner montre en effet que "16% des employeurs utilisent des technologies [...] pour surveiller leurs employés" en suivant l'utilisation des ordinateurs de travail, les pointages virtuels d'entrée et de sortie, et en surveillant les courriels ou les communications internes. Cela peut toutefois s'avérer contre-intuitif, faisant ressentir aux employés une atteinte à leur vie privée ou un manque de confiance de la part de leurs supérieurs. Le rôle d'un office manager serait ici d'inciter la direction à se concentrer sur les résultats plutôt que sur le temps passé, en faisant en sorte que l'évaluation soit d'abord basée sur les performances. Encourager la responsabilisation de cette manière pourrait être la meilleure option pour garder les employés motivés et leur donner l'envie de toujours s'améliorer dans ce qu'ils font.
L'écrivain Bill George, auteur de "Discover Your True North", le décrit bien dans cet article de Forbes: "Le rôle des dirigeants va se concentrer davantage sur l'autonomisation de leurs employés, la dynamisation autour d'une mission commune et la mesure des résultats de leur travail, plutôt que sur la mesure des contributions des employés".
Adapter les voyages d'affaires pour garantir la santé et la sécurité des employés
Le coronavirus a entraîné une grande augmentation des réunions virtuelles réalisées via Zoom, Teams, Google Meet et autres. Tout comme le travail à domicile entre dans le domaine de la normalité, il en va de même pour les réunions virtuelles par rapport aux réunions physiques. Cette évolution a et continuera d'avoir un impact important sur les voyages d'affaires.
Le rôle de l'office manager sera de s'assurer que ses collègues ne se déplacent qu'en cas de nécessité. Les voyages augmentent le risque d'infection, tout en épuisant les ressources de l'entreprise à un moment où elles sont très nécessaires. Le processus de filtrage entre les déplacements essentiels et non essentiels doit suivre un raisonnement clair et ferme.
Lorsque les déplacements s'avèrent indispensables, les office et travel managers doivent veiller à suivre une procédure stricte chaque fois qu'un collègue doit se déplacer. Nous avons établi une liste de points à garder à l'esprit lors de la planification d'un voyage d'affaires qui pourrait vous être utile. Il est également essentiel de veiller à la sécurité des employés, à la fois en les préparant bien avant que le voyage n'ait lieu, en suivant leurs déplacements pour avoir une meilleure visibilité de l'endroit où ils se trouvent et en les assurant pleinement, comme le souligne cet article.
L'office management, un rôle central pour l'avenir du travail
En résumé, le Covid-19 est "l'expérience sociale, à taille réelle, la plus significative de l'avenir du travail", comme l'évoque la Harvard Business Review. Alors que nos modes de travail ne cessent de se modifier, la charge sera de plus en plus lourde pour les office managers. Qu'il s'agisse de faciliter la logistique, de prêter une oreille attentive et de soutenir concrètement la santé mentale des employés, ou d'être particulièrement attentifs à la santé et à la sécurité de leurs collègues, les office managers jouent aujourd'hui plus que jamais un rôle central dans l'accompagnement des employés dans cette phase difficile, et vers l'avenir du travail.
