Gérer les voyages d’affaires, c’est comme ouvrir la boîte de Pandore. Il y a beaucoup de pièces mobiles et de nombreux intervenants, à la fois internes (comme les employés qui voyagent ou la direction financière) et externes (comme les compagnies aériennes ou les hôtels), à coordonner. Intégrer les besoins et les demandes de tous ces acteurs de manière à atteindre les objectifs de votre entreprise peut être particulièrement compliqué. Afin de simplifier leur réflexion sur les voyages d’affaires, la plupart des organisations ont adopté l’un des quatre modèles suivants.
Il s'agit de la gestion des voyages telle qu'elle a été conçue à l'origine : chaque membre de l'organisation transmet toutes ses demandes directement à une agence de voyage par téléphone ou par courrier électronique. L'agence de voyage agit comme un quasi-manager, en fournissant des rapports de base sur les dépenses de voyage, généralement sous la forme d'une facturation mensuelle. La surveillance des réservations de voyage est limitée ; dans le meilleur des cas, l'agence de voyage applique de manière rudimentaire votre politique de voyage. Si vous cherchez à adapter votre politique de voyage pour faire face aux changements rapides causés par la pandémie et le verrouillage qui s'ensuit, n'oubliez pas de consulter notre modèle de politique de voyage.
Les entreprises à la recherche d’un contrôle centralisé peuvent décider de faire passer toutes les demandes de voyage par un seul canal; cependant, elles mobilisent une / plusieurs ressources internes, souvent l’office manager, ou les assistant(e)s de direction. L’objectif principal étant d’exercer un contrôle plus important sur le respect des règles en matière de voyages. Certains employés vont néanmoins continuer de passer par leurs outils préférés (par exemple Booking.com, Expedia).
Dans ces organisations, la gestion des voyages est secondaire par rapport aux autres objectifs de l’entreprise. Chacun peut et doit gérer ses propres voyages en toute autonomie et avec le principe de bon sens. Il n’y a généralement pas/très peu de surveillance. Les voyageurs utilisent les sites publics (par exemple, Expedia, Skyscanner, Booking.com) pour réserver leurs voyages et doivent souvent avancer les dépenses de leur propre poche avant d’effectuer une note de frais. C’est souvent le cas des start-up / PME très jeunes.
C’est la solution choisie par les entreprises qui veulent automatiser la gestion des voyages et la simplifier à la fois pour les voyageurs et les administrateurs. L’organisation met en place un outil de réservation unique, avec des systèmes de contrôles intégrés (par exemple règles pour la maîtrise des budgets, processus de validation des voyages de l'entreprise) et des rapports pour apporter de la visibilité en temps réel. Les employés sont encouragés (et parfois obligés) à effectuer leurs propres réservations via l’outil de réservation, mais il peut encore y avoir des fuites vers les sites publics (par exemple, Booking.com) si l’inventaire et l’expérience utilisateur sur la plateforme ne sont pas satisfaisants.
La mise à niveau vers un modèle SaaS numérique doté d'un outil facile à utiliser et adapté peut permettre de réduire les coûts de vos déplacements professionnels sans mettre en péril votre entreprise. Des outils de réservation bien conçus permettent de réaliser certaines choses :
Tout cela contribue à stimuler la productivité de votre équipe administrative, offrir un niveau de sécurité nécessaire aux voyageurs et réduire les dépenses liées aux voyages.
20-25% d'économies potentielles par
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Pour savoir comment et où votre entreprise pourrait économiser, consultez notre outil d’auto-évaluation qui compare vos dépenses de voyage à celles d’entreprises similaires. Pour en savoir plus sur les moyens de réaliser des économies, consultez notre article de blog Comment réduire intelligemment les dépenses de voyage de 30 % sans mettre en péril notre entreprise.
Il existe également des solutions d'autogestion comme la plateforme Invityou de la société Corpo'Events, qui propose une technologie intégrée pour gérer ses propres événements professionnels d'entreprise : un outil tout-en-un permettant l'organisation d'événements professionnels, un suivi avec des données statistiques et un soutien personnalisé.
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