Gérer les voyages d’affaires, c’est comme ouvrir la boîte de Pandore. Il y a beaucoup de pièces mobiles et de nombreux intervenants, à la fois internes (comme les employés qui voyagent ou la direction financière) et externes (comme les compagnies aériennes ou les hôtels), à coordonner. Intégrer les besoins et les demandes de tous ces acteurs de manière à atteindre les objectifs de votre entreprise peut être particulièrement compliqué. Afin de simplifier leur réflexion sur les voyages d’affaires, la plupart des organisations ont adopté l’un des quatre modèles suivants.
Les archétypes
L’agence
Il s'agit de la gestion des voyages telle qu'elle a été conçue à l'origine : chaque membre de l'organisation transmet toutes ses demandes directement à une agence de voyage par téléphone ou par courrier électronique. L'agence de voyage agit comme un quasi-manager, en fournissant des rapports de base sur les dépenses de voyage, généralement sous la forme d'une facturation mensuelle. La surveillance des réservations de voyage est limitée ; dans le meilleur des cas, l'agence de voyage applique de manière rudimentaire votre politique de voyage. Si vous cherchez à adapter votre politique de voyage pour faire face aux changements rapides causés par la pandémie et le verrouillage qui s'ensuit, n'oubliez pas de consulter notre modèle de politique de voyage.
L’organisateur de voyage unique
Les entreprises à la recherche d’un contrôle centralisé peuvent décider de faire passer toutes les demandes de voyage par un seul canal; cependant, elles mobilisent une / plusieurs ressources internes, souvent l’office manager, ou les assistant(e)s de direction. L’objectif principal étant d’exercer un contrôle plus important sur le respect des règles en matière de voyages. Certains employés vont néanmoins continuer de passer par leurs outils préférés (par exemple Booking.com, Expedia).
Le chacun pour soi
Dans ces organisations, la gestion des voyages est secondaire par rapport aux autres objectifs de l’entreprise. Chacun peut et doit gérer ses propres voyages en toute autonomie et avec le principe de bon sens. Il n’y a généralement pas/très peu de surveillance. Les voyageurs utilisent les sites publics (par exemple, Expedia, Skyscanner, Booking.com) pour réserver leurs voyages et doivent souvent avancer les dépenses de leur propre poche avant d’effectuer une note de frais. C’est souvent le cas des start-up / PME très jeunes.
La plateforme de gestion SaaS
C’est la solution choisie par les entreprises qui veulent automatiser la gestion des voyages et la simplifier à la fois pour les voyageurs et les administrateurs. L’organisation met en place un outil de réservation unique, avec des systèmes de contrôles intégrés (par exemple règles pour la maîtrise des budgets, processus de validation des voyages de l'entreprise) et des rapports pour apporter de la visibilité en temps réel. Les employés sont encouragés (et parfois obligés) à effectuer leurs propres réservations via l’outil de réservation, mais il peut encore y avoir des fuites vers les sites publics (par exemple, Booking.com) si l’inventaire et l’expérience utilisateur sur la plateforme ne sont pas satisfaisants.
Réaliser des économies sans compromettre votre croissance
La mise à niveau vers un modèle SaaS numérique doté d'un outil facile à utiliser et adapté peut permettre de réduire les coûts de vos déplacements professionnels sans mettre en péril votre entreprise. Des outils de réservation bien conçus permettent de réaliser certaines choses :
Offrent une expérience de réservation exceptionnelle qui vous permet de décentraliser le processus de réservation, tout en maintenant des taux d’adoption élevés
Encouragent les voyages moins chers en intégrant directement dans la plateforme des politiques de dépenses et en proposant des tarifs bas et transparents
Disposent de contrôles administratifs simples, faciles à mettre en place et efficaces
Ils permettent une intégration transparente avec votre logiciel de comptabilité, automatisant ainsi votre comptabilité des voyages
Tout cela contribue à stimuler la productivité de votre équipe administrative, offrir un niveau de sécurité nécessaire aux voyageurs et réduire les dépenses liées aux voyages.
Les gains d'une migration vers un modèle SaaS
Le chacun pour soi au SaaS
20-25% d'économies potentielles par
Favoriser le respect de votre politique de voyage
Automatiser la gestion comptable et améliorer la productivité des employés
Identifier et éviter les voyages non critiques
L'organisateur de voyage unique au Saas
15-20% d'économies potentielles par
Automatiser la gestion comptable et améliorer la productivité des employés
Favoriser le respect de votre politique de voyage
Identifier et éviter les voyages non critiques
L'agence au Saas
10-15% d'économies potentielles par
Promouvoir le respect de votre politique de voyage optimisée
Réduire/éliminer les frais d'agence traditionnels
Automatiser la gestion comptable et améliorer la productivité des employés
Il existe également des solutions d'autogestion comme la plateforme Invityou de la société Corpo'Events, qui propose une technologie intégrée pour gérer ses propres événements professionnels d'entreprise : un outil tout-en-un permettant l'organisation d'événements professionnels, un suivi avec des données statistiques et un soutien personnalisé.
