Lorsque vos équipes recommenceront à se déplacer, le monde du voyage aura radicalement changé. Les capacités des compagnies aériennes sont considérablement réduites, les réglementations gouvernementales sur les voyages continuent d’être à la fois restrictives et instables, et les aéroports se sentent dépassés tandis qu’ils tentent de s’adapter aux directives de sécurité et de distanciation sociale. Pour la plupart des entreprises, le contrôle accru des coûts deviendra la nouvelle norme, et identifier des axes d’économie leur permettra de réinvestir dans la croissance et retrouver leur rentabilité. Est-il alors possible de réduire une partie de vos dépenses de voyage sans mettre en péril votre business ?
Bien qu’il puisse être tentant de diminuer les voyages de façon générale, cela pourrait en fait considérablement nuire à votre entreprise. Vos concurrents pourraient se déplacer davantage pour rencontrer vos clients actuels, ou potentiels. De plus, cette stratégie pourrait avoir un impact limité car les personnes ont tendance à la contourner (en justifiant, par exemple: "“Je sais que nous dépassons le budget, mais ce voyage est vraiment important”). Vous devez adopter une approche ciblée en matière de réduction des coûts et vous pouvez actionner de nombreux leviers qui ne vous obligent pas à avancer à l’aveugle.
Facteurs du coût total du voyage
Nous avons mis au point une méthodologie simple pour comprendre les éléments qui déterminent le coût total des voyages d'affaires, et les leviers que vous pouvez activer pour réduire ce coût. Vous pouvez notamment réaliser des économies de manière stratégique en réduisant les déplacements non indispensables, en diminuant le prix moyen que vous payez par déplacement et en simplifiant les processus administratifs complexes liés aux voyages. Nous détaillons chaque levier ci-dessous.
1 — Évitez les déplacements non essentiels (10 à 15% d’économies)
Réduisez le volume : faites une évaluation critique des besoins de votre organisation en matière de voyages d’affaires et vérifiez que les déplacements sont nécessaires. Voici quelques idées à envisager :
Organisez certaines réunions virtuellement ; investissez alors dans des outils de visioconférence adaptés, et dans la formation des employés
Limitez les déplacements au seul personnel essentiel (par exemple, les commerciaux, la direction)
Évaluez la possibilité d’obtenir les mêmes résultats avec des talents locaux
2a — Obtenez les meilleurs tarifs (3 à 5% d’économies)
Évaluez vos tarifs de voyage par rapport à ce qui est disponible sur le marché. Vous souhaitez mettre en place des processus simplifiés qui contribuent à renforcer la conformité, mais tout ne sera pas parfait si vous payez plus cher que prévu pour les vols, les hôtels et les trains. Quelques idées à prendre en compte :
Comparez vos tarifs (ceux de votre agence) avec ceux proposés directement par les compagnies aériennes ou ferroviaires ; ils devraient être plus ou moins équivalents
Renégociez les tarifs avec vos hôtels préférentiels (cela pourrait avoir un impact particulièrement important actuellement, puisque les hôtels sont généralement bien en dessous de leur taux d’occupation)
Négocier/éliminer les frais d'agence de voyage (une fois de plus, c'est le moment idéal pour lancer cette discussion)
2b — Optimisez votre politique (5 à 8 % d’économies)
Si voyager est nécessaire, ne vous en privez pas, mais réduisez vos dépenses afin de les rendre plus rentables. Voici quelques idées à envisager :
Cessez de baser votre politique de voyage d'affaires sur la classe de service (économie vs. premium éco, 1ère classe vs. 2nde classe), mais créez plutôt des budgets de voyage pour gérer les dépenses totales. Des budgets de voyage bien conçus intégreront de manière dynamique les disponibilités et les tarifs en temps réel sur le marché
Orientez les voyageurs vers des compagnies aériennes low cost lorsque cela est possible
Révisez à la baisse les classes de service autorisées (par exemple, faire passer les vols long-courriers en classe affaires à la classe éco premium, voir même en classe éco)
Introduisez une obligation de réservation anticipée des voyages, ou prolongez son délai
Réduisez les city cap / budgets par nuitée autorisés par villes
Ces changements granulaires nécessiteront la mise en œuvre ou la modification de votre politique de voyage. Pour vous aider à y parvenir, nous avons élaboré un plan en sept étapes simple mais utile pour créer une politique de voyage efficace, ainsi qu'un modèle de politique de voyage que vous pouvez utiliser comme base.
2c — Améliorez la compliance (8 à 10 % d’économies)
Les mises à jour de la politique de voyage sont inutiles si les consignes ne sont pas réellement appliquées et respectées. Développez des stratégies qui favoriseront le respect des directives. Voici quelques idées à envisager :
Veillez à ce que les voyageurs apprécient l'utilisation de votre outil de réservation afin qu'ils ne glissent pas vers des sites hors d'usage : il doit s'agir d'un outil de voyage d'affaires simple, facile à utiliser, offrant une excellente expérience de réservation et permettant aux voyageurs de faire leurs propres choix dans les limites de votre politique de voyage
Utilisez des processus de validation intégrés, afin d’examiner les voyages hors budget avant leur réservation (cela permettra également d’éviter les voyages inutiles)
Mettez en place des politiques de dépenses strictes selon lesquelles les frais dépassant le budget ne seront pas remboursés
3 — Automatisez les processus internes (5 à 8 % d’économies)
Une source importante des coûts cachés du voyage d’affaire réside dans les processus annexes à la réservation, engendrant une perte de productivité. Simplifiez-les et vous en tirerez un bénéfice considérable. Voici quelques idées à envisager :
Automatiser les dépenses : En moyenne, une personne passe 2 à 3 heures à faire ses notes de frais après le voyage. Investissez dans des outils d'automatisation des dépenses qui permettent aux gens de dépenser à la volée. En outre, vous pouvez consolider les factures et les paiements de voyage (par exemple, pour les vols, les trains, les hôtels), ce qui vous aidera également à améliorer la trésorerie des employés.
Simplifiez la réconciliation comptable : Investissez dans des processus qui améliorent la productivité de votre équipe comptable. Par exemple, ajoutez des codes de projet à vos réservations et reliez directement vos factures et justificatifs de voyage à votre système comptable pour un rapprochement automatisé.
Décentraliser les réservations : Éliminez les goulets d'étranglement en matière de réservation et les centaines de courriels de va-et-vient pour l'approbation des voyages d'affaires en laissant les voyageurs faire leurs propres réservations. Utiliser la technologie pour simplifier le processus et insérer des contrôles au fur et à mesure (par exemple, des outils ayant des flux de validation de voyage simples)
4 — Faites appel au microcrédit pour financer vos voyages (1 à 3% d’intérêts)
Si vous avez un déplacement professionnel urgent à effectuer et que vous n'avez pas les fonds disponibles immédiatement, vous pouvez recourir au microcrédit en ligne. En effet, ce type de financement est proposé par des plateformes spécialisées et vous permet de disposer rapidement d'une somme d'argent pour payer et avancer les différentes dépenses du voyage professionnel. La plateforme Finfrog, par exemple, propose un microcrédit express en 24 heures. Vous pouvez faire une demande de prêt en 5 minutes sans aucune pièce d'identité, vous recevrez une réponse en moins de 24 heures et les fonds seront reçus quelques heures plus tard une fois votre demande acceptée. Ainsi, vous pouvez planifier votre voyage d'affaires en urgence sans avoir à débloquer vos économies personnelles.
Conclusion
Traditionnellement, la diminution des coûts du voyage d’affaires consiste à adopter par défaut un système strictement contrôlé et centralisé. La manière traditionnelle de réduire les frais de voyage consiste à adopter par défaut un système strictement géré et centralisé, avec des réductions générales des frais de voyage.
Cela peut sembler facile et lourd de conséquences au début, mais cela peut nuire à la santé de votre entreprise et conduit rarement aux réductions importantes que vous attendiez. Toutefois, un modèle géré et décentralisé qui responsabilise vos voyageurs et s'appuie sur une plate-forme de gestion des voyages efficace est la meilleure solution. Pour vous aider à réfléchir aux possibilités de réduction des coûts qui seraient les plus efficaces pour votre entreprise, consultez notre article sur les 4 archétypes de la gestion des voyages d'affaires.
Nous avons également mis au point un outil de calcul des économies de voyage qui vous aidera à déterminer où et combien vous pouvez faire des économies en fonction des chiffres spécifiques de votre entreprise.
