To transition the world's 300 million business travelers to tech-enabled & sustainable travel.
Lorsque vos équipes recommenceront à se déplacer, le monde du voyage aura radicalement changé. Les capacités des compagnies aériennes sont considérablement réduites, les réglementations gouvernementales sur les voyages continuent d’être à la fois restrictives et instables, et les aéroports se sentent dépassés tandis qu’ils tentent de s’adapter aux directives de sécurité et de distanciation sociale. Pour la plupart des entreprises, le contrôle accru des coûts deviendra la nouvelle norme, et identifier des axes d’économie leur permettra de réinvestir dans la croissance et retrouver leur rentabilité. Est-il alors possible de réduire une partie de vos dépenses de voyage sans mettre en péril votre business ?
Bien qu’il puisse être tentant de diminuer les voyages de façon générale, cela pourrait en fait considérablement nuire à votre entreprise. Vos concurrents pourraient se déplacer davantage pour rencontrer vos clients actuels, ou potentiels. De plus, cette stratégie pourrait avoir un impact limité car les personnes ont tendance à la contourner (en justifiant, par exemple: "“Je sais que nous dépassons le budget, mais ce voyage est vraiment important”). Vous devez adopter une approche ciblée en matière de réduction des coûts et vous pouvez actionner de nombreux leviers qui ne vous obligent pas à avancer à l’aveugle.
Nous avons mis au point une méthodologie simple pour comprendre les éléments qui déterminent le coût total des voyages d'affaires, et les leviers que vous pouvez activer pour réduire ce coût. Vous pouvez notamment réaliser des économies de manière stratégique en réduisant les déplacements non indispensables, en diminuant le prix moyen que vous payez par déplacement et en simplifiant les processus administratifs complexes liés aux voyages. Nous détaillons chaque levier ci-dessous.
Réduisez le volume : faites une évaluation critique des besoins de votre organisation en matière de voyages d’affaires et vérifiez que les déplacements sont nécessaires. Voici quelques idées à envisager :
Évaluez vos tarifs de voyage par rapport à ce qui est disponible sur le marché. Vous souhaitez mettre en place des processus simplifiés qui contribuent à renforcer la conformité, mais tout ne sera pas parfait si vous payez plus cher que prévu pour les vols, les hôtels et les trains. Quelques idées à prendre en compte :
Si voyager est nécessaire, ne vous en privez pas, mais réduisez vos dépenses afin de les rendre plus rentables. Voici quelques idées à envisager :
Ces changements granulaires nécessiteront la mise en œuvre ou la modification de votre politique de voyage. Pour vous aider à y parvenir, nous avons élaboré un plan en sept étapes simple mais utile pour créer une politique de voyage efficace, ainsi qu'un modèle de politique de voyage que vous pouvez utiliser comme base.
Les mises à jour de la politique de voyage sont inutiles si les consignes ne sont pas réellement appliquées et respectées. Développez des stratégies qui favoriseront le respect des directives. Voici quelques idées à envisager :
Une source importante des coûts cachés du voyage d’affaire réside dans les processus annexes à la réservation, engendrant une perte de productivité. Simplifiez-les et vous en tirerez un bénéfice considérable. Voici quelques idées à envisager :
Si vous avez un déplacement professionnel urgent à effectuer et que vous n'avez pas les fonds disponibles immédiatement, vous pouvez recourir au microcrédit en ligne. En effet, ce type de financement est proposé par des plateformes spécialisées et vous permet de disposer rapidement d'une somme d'argent pour payer et avancer les différentes dépenses du voyage professionnel. La plateforme Finfrog, par exemple, propose un microcrédit express en 24 heures. Vous pouvez faire une demande de prêt en 5 minutes sans aucune pièce d'identité, vous recevrez une réponse en moins de 24 heures et les fonds seront reçus quelques heures plus tard une fois votre demande acceptée. Ainsi, vous pouvez planifier votre voyage d'affaires en urgence sans avoir à débloquer vos économies personnelles.
Traditionnellement, la diminution des coûts du voyage d’affaires consiste à adopter par défaut un système strictement contrôlé et centralisé. La manière traditionnelle de réduire les frais de voyage consiste à adopter par défaut un système strictement géré et centralisé, avec des réductions générales des frais de voyage.
Cela peut sembler facile et lourd de conséquences au début, mais cela peut nuire à la santé de votre entreprise et conduit rarement aux réductions importantes que vous attendiez. Toutefois, un modèle géré et décentralisé qui responsabilise vos voyageurs et s'appuie sur une plate-forme de gestion des voyages efficace est la meilleure solution. Pour vous aider à réfléchir aux possibilités de réduction des coûts qui seraient les plus efficaces pour votre entreprise, consultez notre article sur les 4 archétypes de la gestion des voyages d'affaires.
Nous avons également mis au point un outil de calcul des économies de voyage qui vous aidera à déterminer où et combien vous pouvez faire des économies en fonction des chiffres spécifiques de votre entreprise.
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