Fiche de poste d'un Travel Manager
Le Travel Manager n'est apparu que dans les années 1980 en France et a commencé à exploser au moment du boom des voyages d'affaires dans les années 1990.
Les différentes mutations qu'a connues le secteur du voyage, telles que le développement des compagnies aériennes, l'essor des agences de voyages et la diversification des canaux de communication, ont permis aux Travel Managers de devenir de véritables gestionnaires des voyages d'affaires en entreprise.
La gestion des dépenses, la négociation des contrats avec les agences de voyage et l'accompagnement des déplacements ont été les principales missions lors du développement de cette profession.
Le rattachement hiérarchique varie en fonction de la taille de l'entreprise, mais le Travel Manager fait généralement partie de l'équipe de direction générale, du département financier ou du département des achats.
Les multiples crises économiques et sécuritaires du secteur ont conduit à repenser la fonction, ce qui en fait aujourd'hui un métier pluridisciplinaire.
Aujourd'hui, le Travel Manager a une place à part entière dans les entreprises, car il supervise chaque voyage d'affaires afin d'offrir à ses collaborateurs les meilleures conditions en termes de qualité, d'assistance et de sécurité.
1. Le rôle principal
La priorité étant la gestion des déplacements professionnels, le Travel Manager effectue des missions de type prioritaire au cours de sa carrière.
Négociation et achat de services
Il doit prospecter et trouver le meilleur prestataire de voyages pour son équipe. Tout en étant conscient des différentes évolutions du monde du voyage d'affaires, il doit se tenir informé des dernières nouveautés en termes d'outils et de prestataires afin de gagner en efficacité.
La réalisation d'examens et l'évaluation de la satisfaction des voyageurs leur permettent de remettre en question l'outil de gestion des voyages qu'ils utilisent et d'adapter leur propre gestion des voyages d'affaires.
Cependant, tous les travel managers ne sont pas d'accord avec l'idée de mesurer les actions de leur programme afin d'en tirer des enseignements, comme le montre cette étude.
Mise en place des règles et des politiques de voyage
En plus de devoir suivre les politiques déjà imposées par l'entreprise, le travel manager doit créer de nouvelles politiques de voyage qui consistent à faire des choix budgétaires ou écologiques pour chaque déplacement (voir notre exemple de politique dans cet article). L'utilisation d'un outil capable de prendre en compte ces politiques est un plus, car il réduit le nombre de vérifications à effectuer avant chaque voyage.
Il s'agit également de créer des politiques de suivi pour la sécurité et la santé de chaque employé afin de couvrir les risques tout au long d'un voyage. Plus qu'un simple organisateur, le travel manager est chargé de veiller au bon déroulement de l'ensemble du voyage.
Rédiger ces politiques de voyage et les communiquer à l'ensemble de l'entreprise permettra de sensibiliser les employés et de les informer à l'avance des différentes règles à suivre.
Mise en place d'un support pour la gestion des voyages
Pour gagner en temps et en efficacité, le Travel Manager doit s'armer d'un outil adapté à la taille de son entreprise pour gérer les déplacements professionnels (retrouvez le top 5 des solutions de gestion des déplacements professionnels dans cet article). Cependant, il/elle devra garder un œil dessus en contrôlant les différents voyages.
En accord avec les autres équipes qualifiées pour trouver des outils digitalisés adéquats, il doit choisir un outil adapté et cohérent avec ses besoins et ses envies pour l'entreprise. Et même si c'est un gain de temps pour lui, il devra mettre en place certaines actions dans l'outil comme les politiques de voyage, les ordres de mission, ou la gestion des notes de frais.
De plus, intervenir pour augmenter l'autonomie des utilisateurs nécessite une formation continue. Organiser des formations en termes d'utilisation et sensibiliser les employés aux bonnes pratiques de réservation est un véritable défi pour le Travel Manager.
Organisation du voyage de A à Z
La gestion d'un voyage d'affaires ne se limite pas à la réservation d'un billet d'avion. L' organisation d'un voyage de A à Z exige du Travel Manager qu'il s'occupe de trois phases : l'avant-voyage, le voyage et l'après-voyage.
Le fait de considérer les voyages d'affaires comme un processus long et périlleux l'oblige à être réellement organisé et ouvert aux nouvelles technologies et aux différentes méthodes de gestion des voyages d'affaires.
Gérer l'impact écologique
Encore plus depuis la pandémie, le Travel Manager doit gérer l'impact écologique de chaque voyage et donc de son entreprise. Pour ce faire, il peut utiliser des outils spécialisés dans la compensation ou simplement pour calculer l'empreinte carbone, qui l'aideront à faire des bilans et à mettre en place des actions. (Pour en savoir plus sur la façon de réduire votre empreinte carbone, lisez l'article sur les meilleures entreprises pour la compensation carbone).
L'utilisation d'un outil numérique de planification de voyages porte-à-porte représente une opportunité unique pour le gestionnaire de voyages de gérer correctement tous les déplacements sans se soucier de détails tels que le taxi pour l'aéroport.
Gestion des expatriés
Certaines entreprises choisissent désormais d'externaliser des services ou de proposer de nouveaux postes dans certaines branches à l'étranger.
Le rôle du Travel Manager s'étend à la gestion des expatriés de l'entreprise (il occupe donc en partie la fonction de manager d'expatriation). Entreprendre une expatriation n'est pas une tâche facile, et grâce à ses compétences en matière de gestion des voyages, il peut être d'une grande aide.
En plus d'aider à la gestion des assurances et des visas, le Travel Manager est chargé de se renseigner sur les mesures, les coutumes et les traditions du pays en question. Il représente également un véritable point de référence pour les expatriés.
Gérer l'application des politiques
La mise en œuvre de différentes politiques en matière de voyages d'affaires implique également le contrôle de la bonne application de ces politiques.
La communication et la formation des employés permettent d'éviter les litiges relatifs aux politiques choisies par l'entreprise et évitent également les erreurs humaines en matière de réservation.
2. Missions secondaires
L'organisation d'une entreprise étant sans cesse remise en question, le rôle du Travel Manager évolue chaque jour un peu plus, et il est devenu un poste pluridisciplinaire aux missions secondaires.
Recrutement
S'occuper du recrutement de ses collaborateurs fait partie du rôle secondaire d'un Travel Manager, surtout lorsqu'il occupe un poste dans une grande entreprise.
Occupant une position clé entre différents départements, il/elle peut être appelé(e) à participer au développement des différentes équipes avec lesquelles il/elle travaille.
Le benchmark
En tant que spécialiste des voyages d'affaires et des outils de gestion des déplacements, il doit également comparer les déplacements de son entreprise avec ceux d'autres entreprises de même taille. Cela lui permet de faire des bilans sur l'année et de s'interroger sur les objectifs de l'entreprise en matière de voyages.
Événements
L'organisation de voyages d'affaires implique également l'organisation de séminaires ou d'activités d'équipe au cours de certains voyages.
La gestion des événements et la gestion des voyages sont liées dans l'organisation, c'est pourquoi le travel manager peut travailler en collaboration avec le département en charge des événements en lui fournissant des conseils.
Le réseau des employés
Être un véritable point de référence pour les différents voyageurs signifie également qu'il est essentiel de créer une unité entre les départements. Construire un réseau de voyageurs à l'échelle de l'entreprise et être le point de référence est une tâche essentielle pour un Travel Manager dans une grande entreprise.
3. Type de profil
Peu connu des étudiants, le métier de Travel Manager se démocratise progressivement dans les entreprises. Néanmoins, c'est un métier qui demande un certain profil et une grande motivation.
Diplômes requis
Faisant appel à des compétences différentes dans les différents départements d'une entreprise, la formation peut être relativement variée.
Néanmoins, il est conseillé d'avoir un diplôme en économie, en tourisme, en langues ou en comptabilité.
Une formation avec une spécialisation dans les entreprises du tourisme ou dans la gestion de projet est également appréciée lors du recrutement pour le poste de Travel Manager.
Expérience
Devenir un bon Travel Manager ne s'apprend pas uniquement pendant les études, car il n'existe pas de formation dédiée à ce type de poste. Il est donc conseillé d'avoir au préalable quelques années d'expérience en entreprise pour comprendre les différentes problématiques qui peuvent impacter les différents départements.
Compétences techniques
En tant que métier pluridisciplinaire, la gestion des voyages requiert des compétences techniques variées dans différents domaines :
- Gestion du budget
- Maîtrise de plusieurs langues
- Connaissance de l'environnement des voyages d'affaires et des nouveautés
- Maîtrise des nouveaux outils numériques
- Culture géopolitique
Compétences interpersonnelles
- Compétences en matière de négociation
- Compétences en matière de communication
- Flexibilité
- Compétences organisationnelles
- Autonomie
- Travail d'équipe
- Capacité d'écoute
4. Carrières et développement
Comme pour de nombreux autres emplois, le salaire peut varier en fonction de l'entreprise, du niveau de responsabilité ou du budget.
Par exemple, le salaire d'un jeune diplômé se situe entre 25K et 35K alors que celui d'un cadre supérieur se situe entre 45K et 50K.
De plus, les missions d'un Travel Manager étant de plus en plus diversifiées, il peut facilement se retrouver à gérer des équipes importantes ou à se réorienter vers des départements avec lesquels il travaille déjà, comme les achats ou les services généraux.
Sa parfaite connaissance du monde du voyage d'affaires lui permet également de se réorienter vers des métiers plus axés sur le voyage, comme celui de directeur d'agence de voyage.
5. Une profession en pleine évolution
Le poste de Travel Manager devenant de plus en plus transversal, c'est aux États-Unis qu'il a commencé à évoluer et a été rebaptisé Mobility Manager.
Repenser le poste, c'est prendre conscience qu'il touche désormais différents départements et que son rôle principal évolue en même temps que les technologies.
Pour créer une cohérence dans la gestion des voyages, il faut relier les nombreux départements touchés par le responsable de la mobilité.
Pour finir
En résumé, le Travel Manager occupe aujourd'hui une place plus importante que celle d'un simple gestionnaire de voyages dans les entreprises.
Son rôle transversal entre les différents départements lui permet de diversifier ses missions et d'occuper une place à part dans son secteur.
En tant que point de référence pour les voyageurs d'affaires, il devient également un point de référence pour l'ensemble de l'entreprise en termes de politiques, de budgets et de méthodes d'organisation.
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