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Le Travel Manager n'est apparu que dans les années 1980 en France et a commencé à exploser au moment du boom des voyages d'affaires dans les années 1990.
Les différentes évolutions qu'a connues l'industrie du voyage, telles que le développement des compagnies aériennes, l'essor des agences de voyage et la diversification des canaux de communication, ont permis à Travel Managers de devenir de véritables gestionnaires des voyages d'affaires dans les entreprises.
La gestion des dépenses, la négociation des contrats avec les agences de voyage et l'accompagnement des déplacements ont été les principales missions lors du développement de cette profession.
Le rattachement hiérarchique varie en fonction de la taille de l'entreprise, mais le Travel Manager fait généralement partie de l'équipe de direction générale, du département financier ou du département des achats.
Les multiples crises économiques et sécuritaires du secteur ont conduit à repenser la fonction, ce qui en fait aujourd'hui un métier pluridisciplinaire.
Aujourd'hui, le Travel Manager a une place à part entière dans les entreprises, car il supervise chaque voyage d'affaires afin d'offrir à ses collaborateurs les meilleures conditions en termes de qualité, d'assistance et de sécurité.
La priorité étant la gestion des voyages d'affaires, le Travel Manager effectue des missions de type prioritaire au cours de sa carrière.
Il doit prospecter et trouver le meilleur prestataire de voyages pour son équipe. Tout en étant conscient des différentes évolutions du monde du voyage d'affaires, il doit se tenir informé des dernières nouveautés en termes d'outils et de prestataires afin de gagner en efficacité.
La réalisation d'examens et l'évaluation de la satisfaction des voyageurs leur permettent de remettre en question l'outil de gestion des voyages qu'ils utilisent et d'adapter leur propre gestion des voyages d'affaires.
Cependant, tous les sites travel managers ne sont pas d'accord avec l'idée de mesurer les actions de leur programme afin d'en tirer des enseignements, comme le montre cette étude.
En plus de devoir suivre les politiques déjà imposées par l'entreprise, le travel manager doit créer de nouvelles politiques de voyage qui consistent à faire des choix budgétaires ou écologiques pour chaque voyage (voir notre exemple de politique dans cet article). L'utilisation d'un outil capable de prendre en compte ces politiques est un plus, car il réduit la quantité de vérifications à faire avant chaque voyage.
Il s'agit également de mettre en place des politiques de suivi de la sécurité et de la santé de chaque employé afin de couvrir les risques tout au long d'un voyage. Plus qu'un simple organisateur, le travel manager est responsable du bon déroulement de l'ensemble du voyage.
Rédiger ces politiques de voyage et les communiquer à l'ensemble de l'entreprise permettra de sensibiliser les employés et de les informer à l'avance des différentes règles à suivre.
Pour gagner en temps et en efficacité, le Travel Manager doit s'équiper d'un outil adapté à la taille de son entreprise pour gérer les déplacements professionnels (retrouvez les 5 meilleures solutions de gestion des déplacements professionnels dans cet article). Il devra cependant y veiller en contrôlant les différents déplacements.
En accord avec les autres équipes qualifiées pour trouver des outils digitalisés adéquats, il doit choisir un outil adapté et cohérent avec ses besoins et ses envies pour l'entreprise. Et même si c'est un gain de temps pour lui, il devra mettre en place certaines actions dans l'outil comme les politiques de voyage, les ordres de mission, ou la gestion des notes de frais.
De plus, intervenir pour accroître l'autonomie des utilisateurs nécessite une formation continue. Organiser des formations en termes d'utilisation et sensibiliser les employés aux bonnes pratiques de réservation est un véritable défi pour le site Travel Manager.
La gestion d'un voyage d'affaires ne se limite pas à la réservation d'un billet d'avion. L' organisation d'un voyage de A à Z exige que le site Travel Manager s'occupe de trois phases : l'avant-voyage, le voyage et l'après-voyage.
Le fait de considérer les voyages d'affaires comme un processus long et périlleux l'oblige à être réellement organisé et ouvert aux nouvelles technologies et aux différentes méthodes de gestion des voyages d'affaires.
Encore plus depuis la pandémie, le Travel Manager doit gérer l'impact écologique de chaque voyage et donc de son entreprise. Pour ce faire, il peut utiliser des outils spécialisés dans la compensation ou simplement pour calculer l'empreinte carbone, qui l'aideront à faire des bilans et à mettre en place des actions. (Pour en savoir plus sur la façon de réduire votre empreinte carbone, lisez l'article sur les meilleures entreprises pour la compensation carbone).
L'utilisation d'un outil numérique de planification de voyages porte-à-porte représente une opportunité unique pour le Travel Manager de gérer correctement tous les déplacements sans se soucier de détails tels que le taxi pour l'aéroport.
Certaines entreprises choisissent désormais d'externaliser des services ou de proposer de nouveaux postes dans certaines branches à l'étranger.
Le rôle du Travel Manager s'étend à la gestion des expatriés de l'entreprise (il occupe donc en partie la fonction d'expatriation manager). Entreprendre une expatriation n'est pas chose aisée, et grâce à ses compétences en matière de gestion des voyages, il peut être d'une grande aide.
Outre l'aide à la gestion des assurances et des visas, le Travel Manager est chargé de s'informer sur les mesures, les coutumes et les traditions du pays concerné. Il représente également un véritable point de référence pour les expatriés
La mise en œuvre de différentes politiques en matière de voyages d'affaires implique également le contrôle de la bonne application de ces politiques.
La communication et la formation des employés permettent d'éviter les litiges relatifs aux politiques choisies par l'entreprise et évitent également les erreurs humaines en matière de réservation.
L'organisation de l'entreprise étant constamment remise en question, le rôle du Travel Manager évolue chaque jour un peu plus et devient un poste pluridisciplinaire avec des missions secondaires.
S'occuper du recrutement de ses collaborateurs fait partie du rôle secondaire d'un Travel Manager, surtout lorsqu'il occupe un poste dans une grande entreprise.
Occupant une position clé entre différents départements, il/elle peut être appelé(e) à participer au développement des différentes équipes avec lesquelles il/elle travaille.
En tant que spécialiste des voyages d'affaires et des outils de gestion des déplacements, il doit également comparer les déplacements de son entreprise avec ceux d'autres entreprises de même taille. Cela lui permet de faire des bilans sur l'année et de s'interroger sur les objectifs de l'entreprise en matière de voyages.
L'organisation de voyages d'affaires implique également l'organisation de séminaires ou d'activités d'équipe au cours de certains voyages.
La gestion des événements et la gestion des voyages sont liées dans l'organisation, c'est pourquoi le site travel manager peut travailler en collaboration avec le département en charge des événements en fournissant des conseils.
Être un véritable point de référence pour les différents voyageurs signifie également qu'il est essentiel de créer une unité entre les départements. Construire un réseau de voyageurs à l'échelle de l'entreprise et être le point de référence est une tâche essentielle pour un Travel Manager dans une grande entreprise.
Peu connu des étudiants, le métier de Travel Manager se démocratise peu à peu dans les entreprises. Néanmoins, c'est un métier qui nécessite un certain profil et une grande motivation.
Faisant appel à des compétences différentes dans les différents départements d'une entreprise, la formation peut être relativement variée.
Néanmoins, il est conseillé d'avoir un diplôme en économie, en tourisme, en langues ou en comptabilité.
Une formation avec une spécialisation dans les entreprises touristiques ou dans la gestion de projets est également appréciée lors du recrutement pour le poste de Travel Manager.
Devenir un bon Travel Manager ne s'apprend pas seulement pendant les études, car il n'existe pas de formation dédiée à ce type de poste. Il est donc conseillé d'avoir au préalable quelques années d'expérience en entreprise pour comprendre les différentes problématiques qui peuvent impacter les différents services.
En tant que métier pluridisciplinaire, la gestion des voyages requiert des compétences techniques variées dans différents domaines :
- Gestion du budget
- Maîtrise de plusieurs langues
- Connaissance de l'environnement des voyages d'affaires et des nouveautés
- Maîtrise des nouveaux outils numériques
- Culture géopolitique
- Compétences en matière de négociation
- Compétences en matière de communication
- Flexibilité
- Compétences organisationnelles
- Autonomie
- Travail d'équipe
- Capacité d'écoute
Comme pour de nombreux autres emplois, le salaire peut varier en fonction de l'entreprise, du niveau de responsabilité ou du budget.
Par exemple, le salaire d'un jeune diplômé se situe entre 25K et 35K alors que celui d'un cadre supérieur se situe entre 45K et 50K.
Par ailleurs, les missions d'un Travel Manager étant de plus en plus diversifiées, il peut facilement se retrouver à gérer des équipes importantes ou se réorienter vers des services avec lesquels il travaille déjà, comme les achats ou les services généraux.
Sa parfaite connaissance du monde du voyage d'affaires lui permet également de se réorienter vers des métiers plus axés sur le voyage, comme celui de directeur d'agence de voyage.
Le poste de Travel Manager devenant de plus en plus transversal, c'est aux États-Unis qu'il a commencé à évoluer et qu'il a été rebaptisé Mobility Manager.
Repenser le poste, c'est prendre conscience qu'il touche désormais différents départements et que son rôle principal évolue en même temps que les technologies.
Pour créer une cohérence dans la gestion des voyages, il faut relier les nombreux départements touchés par le responsable de la mobilité.
En résumé, le Travel Manager occupe aujourd'hui une place plus importante que celle d'un simple Travel Manager dans les entreprises.
Son rôle transversal entre les différents départements lui permet de diversifier ses missions et d'occuper une place à part dans son secteur.
En tant que point de référence pour les voyageurs d'affaires, il devient également un point de référence pour l'ensemble de l'entreprise en termes de politiques, de budgets et de méthodes d'organisation.
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