Comment Fairjungle aide Akuo

Akuo est un producteur et développeur indépendant d'énergie renouvelable à l'échelle mondiale. L'entreprise intervient sur l'ensemble de la chaîne de valeur, du développement de projets, au financement, à la construction et à l'exploitation. À la fin de 2019, Akuo avait investi plus de 2,5 milliards d'euros, avec une capacité de plus de 1,2 GW en exploitation ou en cours de construction. Basée à Paris, France, Akuo est présente dans plus de 15 pays et emploie plus de 350 personnes. L'entreprise est engagée dans des solutions énergétiques durables, contribuant à un avenir plus vert en se concentrant sur des projets d'énergie éolienne, solaire, hydroélectrique, et d'autres sources renouvelables.

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Défis

Akuo a connu une croissance rapide ces dernières années, avec un nombre d'employés en augmentation constante. Cependant, en utilisant toujours une agence de voyage traditionnelle, ses capacités de gestion comptable et de suivi des voyages ne suivaient plus le rythme.

Les nouveaux voyageurs étaient ajoutés un par un à la plateforme de voyage à travers un processus manuel long et fastidieux. Ils devaient être liés à des centres de coûts, et les voyages devaient être facturés avec les bons codes de projets et les bonnes entités légales, ce qui était presque impossible. Les factures se perdaient ! De plus, le suivi des déplacements des employés était devenu un cauchemar. Le mappage des données entre l'agence de voyage et un prestataire de sécurité était truffé d'erreurs. Akuo devait redoubler d'efforts pour assurer la sécurité des employés, car elle n'avait pas accès à des données de voyage en temps réel précises.

Akuo avait un besoin urgent d'un outil capable de s'intégrer de manière transparente à ses systèmes RH, comptables et de gestion des risques pour rationaliser et harmoniser l'ensemble du processus.

Résultats

Fairjungle est intervenu en janvier 2020 pour simplifier le reporting, la comptabilité et l'intégration des solutions de gestion des risques liés aux voyages. Grâce à des processus automatisés sans travail manuel, les erreurs de configuration ont été éliminées. Les utilisateurs ont été correctement assignés dès le départ, et la réconciliation des données est devenue beaucoup plus facile.

Avec l'API universelle de Fairjungle, Akuo a pu facilement reproduire ses configurations au sein du système Fairjungle. Une fois l'intégration de l'API terminée, Fairjungle a pu extraire automatiquement les informations relatives à la gestion des employés, aux centres de coûts, aux entités de facturation et plus encore. Les problèmes de facturation et de reporting ont également été résolus : toutes les factures de voyage sont centralisées et, grâce à un simple script, les utilisateurs peuvent automatiser le téléchargement des factures directement dans l'ERP d'Akuo.

De plus, la connexion avec GardaWorld Security Services, le fournisseur de sécurité d'Akuo, a été simplifiée. GardaWorld peut désormais se connecter en continu à l'API de Fairjungle pour assurer la sécurité globale et le suivi des voyageurs d'Akuo, qui sont également surveillés via un tableau de bord complet.

Après seulement quelques heures d'intégration et de configuration, tout était en place. Akuo n'a plus besoin de mettre à jour manuellement les profils des voyageurs, car ils sont désormais automatiquement extraits de la base de données RH. Les factures de fin de mois sont automatiquement chargées dans leur ERP, et la gestion des voyages n'est plus un sujet administratif brûlant. Avec une économie de temps estimée à 80 % pour la réservation et la gestion des voyages, les employés d'Akuo peuvent enfin se concentrer sur ce qui compte vraiment : le développement de leur activité principale.

"Tout est synchronisé et intégré à nos systèmes automatiquement, de la base des voyageurs aux factures..

Camille Deligny, Responsable du devoir de diligence, Akuo.