Il est de plus en plus évident que l'environnement de voyage post-COVID sera très différent de la façon dont nous avons pensé, géré et vécu les voyages en 2019. Pour de nombreuses organisations, l'accent sera mis de plus en plus sur le contrôle des coûts. La plupart des entreprises, si ce n'est toutes, devront gérer la sécurité de leurs employés de manière plus proactive. Les organisations s'efforceront de renforcer l'engagement et la responsabilisation des employés, et il y aura une volonté de transparence accrue dans tous les domaines. Dans certains cas, à la lumière de ce nouveau paradigme, il se peut que vous élaboriez pour la première fois une politique des voyages. Dans d'autres cas, la politique liée aux déplacements professionnels de votre entreprise devra s'adapter à la nouvelle norme. Voici 7 étapes qui vous aideront à créer une politique de voyage moderne post-COVID qui vous convienne.
ÉTAPE 1 : Définir ce que vous essayez d'atteindre
Les différentes politiques de voyage ont des buts différents. Définir vos objectifs les plus importants tenant compte de l’impact de Covid-19 sur votre entreprise est essentiel pour élaborer une bonne politique qui corresponde aux valeurs de votre organisation. Voici quelques éléments à prendre en compte :
- Êtes-vous principalement préoccupés par la réduction des dépenses ?
- Encouragez-vous une culture de responsabilisation dans votre organisation ?
- Pensez vous qu’une réduction de vos voyages peut limiter la croissance du chiffre d’affaires ?
- Les préoccupations environnementales sont-elles devenues un soucis plus pressant ?
Les réponses à ces questions vous fourniront le cadre dans lequel vous pourrez construire votre politique. Consultez notre article sur les quatre archétypes de la politique des voyages pour vous en inspirer.
ÉTAPE 2 : Comprendre les bonnes pratiques
Ensuite, familiarisez-vous avec les meilleures pratiques en matière de politique et de gestion des voyages. À mesure que les voyages reprennent, le contrôle des dépenses et la mise en œuvre de politiques et de processus d'approbation automatisés vous donneront les meilleures chances de réussite. Les processus d'approbation des voyages doivent être conçus avec soin pour inclure des facteurs tels que la raison du voyage, les jours de réservation à l'avance, le risque géographique, le budget, etc. Encouragez les voyageurs à effectuer toutes leurs réservations au même endroit. Cela peut se faire via une seule agence, mais nous recommandons d'utiliser une plate-forme de réservation automatisée adaptée. Cela permettra à vos équipes de s'approprier leurs voyages tout en assurant le contrôle des coûts et les mesures de sécurité dont vous avez besoin. Si vous optez pour un outil, choisissez-en un qui vous convienne et qui fonctionne pour eux. Il faut qu'ils aiment l'utiliser, sinon ils ne l'utiliseront pas, et il faut qu'il simplifie votre travail, sinon vous ne l'apprécierez pas non plus.
ÉTAPE 3 : Impliquer les principales parties prenantes
Ne vous y risquez pas seul. Il est plus que jamais essentiel d’obtenir à l’avance l’avis des principales parties prenantes (par exemple, le PDG, le directeur financier, les RH, les voyageurs). Cela permettra d’intégrer un large éventail de points de vue et d’obtenir l’adhésion des personnes concernées dès le départ. Les parties prenantes concernées varient d’une organisation à l’autre — n’oubliez pas de vous faire une idée de ce que cela implique pour vous. De plus, il faut définir clairement qui doit apporter sa contribution et qui doit simplement “approuver”. Cela permettra de déterminer la fréquence et le degré d’implication de chacun. Il est important de recueillir des feedbacks avant, pendant et après le processus de rédaction.
ÉTAPE 4 : Choisir l’organisation de voyage qui correspond à vos besoins
Avant de commencer à rédiger votre nouvelle politique de voyage, prenez le temps de réfléchir à la façon dont vous voulez organiser votre programme de voyage. Il y a deux dimensions essentielles à prendre en compte :
Dimension 1 — Externalisé vs. internalisé
Souhaitez-vous que tout soit géré par un service externe (une agence de voyage traditionnelle ou une plateforme de gestion de voyage en ligne dédiée) ou préférez-vous dédier des ressources en interne (par exemple, office manager ou assistant(e)s de bureau) ?
Dimension 2 — Centralisé vs. décentralisé
Les modèles centralisés exigent que toutes les demandes de voyage passent par une seule personne (par exemple, un responsable de bureau centralise toutes les réservations). Un modèle décentralisé autonomise les voyageurs et leur permet d’effectuer et de gérer leurs propres réservations.
Un modèle externalisé x décentralisé est probablement le mieux adapté pour répondre aux préoccupations des voyageurs liées à la Covid-19 tout en restant productif, mais il est possible que ce ne soit pas la solution idéale pour vous. En décidant de votre positionnement vis-a-vis de chaque dimension, vous clarifierez la structure et le contenu de votre nouvelle politique.
ÉTAPE 5 : Commencer la rédaction
Maintenant que vous: i/avez impliqué les parties prenantes ; ii/ avez une idée de ce qu’est une bonne politique des voyages ; iii/ savez quelle est la meilleure approche en matière de voyages : il est temps de commencer à rédiger. Lorsque vous rédigez votre politique de voyage, n’oubliez pas d’expliciter les règles de voyage de l’entreprise (1ère ou 2nd classe dans le train par example), mais aussi d’inclure les consignes essentielles dont vos équipes ont besoin (les consignes de sécurité par exemple). Bien que le document sur la politique des voyages s’adresse à l’ensemble de l’entreprise, il ne servira pas à grand-chose si les employés eux-mêmes ne s’y réfèrent pas et ne s’y conforment pas ; ici, la simplicité est le mot d’ordre. Les principales sections à inclure sont les suivantes :
- Une brève introduction
- Processus pour réserver un voyage et outil / canal de réservation de voyage approuvé (le cas échéant)
- Règles spécifiques pour les vols, le train, les hôtels et les transports terrestres (vous pouvez inclure une liste des tarifs journaliers maximums autorisés pour les hôtels ici)
- Règles en matière de dépenses sur place (par exemple frais de restauration)
- Informations sur l’assurance voyage de l’entreprise et sur la procédure de réclamation
- Procédures d'urgence
Un rappel pour obtenir les commentaires des parties prenantes en cours de route, en particulier des grands voyageurs, afin de s’assurer que le document est clair et précis. Si vous souhaitez vous baser sur le modèle de politique de voyage de Fairjungle, n’hésitez pas à le télécharger ici.
ÉTAPE 6 : Communiquez votre politique
Une bonne communication de votre nouvelle politique est l’étape la plus importante pour assurer un niveau élevé de conformité, qui à son tour vous aidera à atteindre vos objectifs post-Covid. L’erreur est de sur-communiquer. Les trois moments clés où vous devez intervenir et discuter de la politique des voyages sont les suivants (1) lors de sa première publication ou après des révisions majeures ; (2) lors de l’arrivée de nouveaux adhérents ; et (3) lors de changements majeurs dans la stratégie de l’entreprise, et après des étapes importantes (par exemple, augmentation des investissements ESG, nouveau cycle de financement). Avec les nouvelles exigences de sécurité renforcées, assurez-vous que la politique de voyage, et en particulier les informations clés sur la sécurité, sont facilement accessibles par ceux qui sont déjà en déplacement (par exemple, sur l’intranet de l’entreprise, ou directement intégrés dans votre plateforme de gestion des voyages).
ÉTAPE 7 : Suivre et adapter
Pour un succès continu, vous devez contrôler les performances de vos voyages et revoir régulièrement votre politique de voyage pour vous assurer qu'elle vous aide à atteindre vos objectifs. Vous devez fixer et suivre les objectifs de voyage qui seront les plus significatifs pour votre organisation dans un monde dominé par les préoccupations liées à COVID, par exemple : dépenses globales, nombre de voyages hors politique, nombre de jours d'avance pour les réservations, émissions de carbone liées aux voyages (voir notre calculateur d'empreinte carbone gratuit). Voyez ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré et mettez à jour votre politique de voyage et vos flux de travail en conséquence ; une politique de voyage efficace doit se développer et s'adapter à votre entreprise. Surtout, n'oubliez pas de mettre en place un moyen simple et efficace pour que les employés puissent donner leur avis !
Comme dernier conseil pour vous aider à établir une base pour une politique de voyage optimale, nous avons élaboré un modèle de politique de voyage, gratuit. N'hésitez pas à le consulter !
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