Covid-19 est peut-être l'événement le plus perturbateur qui soit arrivé à l'industrie du voyage au cours de la dernière décennie. Selon un sondage de la Global Business Travel Association, "62 % des entreprises ont modifié leurs politiques de sécurité et de sûreté des voyages en réponse au coronavirus", tandis que 55 % déclarent avoir "institué de nouvelles procédures d'approbation des voyages". Avant de retrouver les habitudes de voyage que nous avions avant la pandémie, l'adaptation est la seule option. C'est pourquoi il est important pour les entreprises non seulement de repenser leurs politiques, programmes et procédures de voyage, mais aussi de s'assurer qu'ils sont respectés par tous les employés pour garantir leur sécurité.
Vous trouverez ci-dessous une liste de points qui vous aidera à revoir votre politique de voyage et les lignes directrices pour appliquer les changements nécessaires. Et si vous élaborez une politique de voyage à partir de zéro, n'oubliez pas de consulter notre modèle gratuit de politique de voyage.
Plan
- Choisissez les employés qui peuvent voyager
- Déterminez qui a besoin d'une approbation, et de la part de qui
- Attribuez des types de destination : locale, nationale ou internationale
- Choisissez les critères qui permettent le déplacement : interne, externe, taille de la réunion, événements
- Déterminez les pays à interdire (par exemple sur la base des exigences de quarantaine, du risque d'infection, etc.)
- Définissez les exigences en matière de pré-réservation : évaluation des risques, test Covid-19, dérogations
- Informez les employés des nouvelles procédures
- Examinez quel type de transport il faut privilégier
- Incitez les employés à mettre à jour leur profil voyageur, en particulier les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence
- Tenir compte de la santé mentale des employés, en s'assurant qu'ils ne sont pas obligés de voyager si cela peut l'affecter en temps de crise
La réservation
- Apprenez aux employés comment et où réserver des voyages de la manière la plus efficace possible
- Alignez-vous sur le niveau de sécurité des lieux de départ et d'arrivée
- Déterminez quels fournisseurs sont agréés (sur la base de critères de santé et de sécurité, et en tenant compte de leurs politiques de changement et d'annulation)
- Déterminez combien de jours à l'avance une réservation doit être effectuée
- Réexaminez les règles applicables à vos billets d'avion (par exemple, classe de siège, non remboursable)
- Déterminez si vous autorisez les loisirs, en permettant aux employés d'ajouter du temps personnel à un voyage d'affaires
Pré-voyage
- Déterminez si vous allez fournir ou rembourser l'équipement de protection individuelle
- Dépassement des dépenses autorisées en fonction de l'EPI, couverture en cas de quarantaine ou de test Covid
- Fournissez une couverture d'assurance dans différents pays
- Rappelez aux employés les nouveaux documents nécessaires pour voyager : documents médicaux, test Covid négatif, formulaires pour les voyageurs, etc.
- Aidez vos voyageurs à s'organiser en leur fournissant des listes de contrôle avant le voyage
Voyage
- Expliquez la procédure interne à suivre avec les équipes des RH, du service juridique et des risques si un voyageur tombe malade
- Déterminez si les voyageurs doivent rester en contact avec l'entreprise pendant leur voyage
- Déterminez quels sont les modes de transport autorisés lors des déplacements (covoiturage, transports publics, etc.)
- Fixez une indemnité journalière de repas adaptée à la restauration de l'hôtel en place
- Indiquez aux voyageurs où obtenir des mises à jour de leur itinéraire et des changements éventuels
- Mettez en place des ressources de support en cas de perturbations ou de fermeture des frontières
Après le voyage
- Déterminez le temps qui doit s'écouler entre deux voyages
- Décidez si les voyageurs peuvent retourner immédiatement au bureau ou travailler de chez eux à une heure déterminée
- Assurez-vous que vos voyageurs communiquent avec les équipes des ressources humaines au sujet de tout symptôme qu'ils pourraient avoir après un voyage
- Recueillez les réactions de vos employés à leur retour afin de recueillir des informations sur leur expérience, et répétez
La liste de contrôle ci-dessus devrait vous aider à mettre à jour les politiques de voyage de votre entreprise et à vous adapter aux nouvelles règles fixées par les pays, les compagnies aériennes et les hôtels, en garantissant la sécurité des employés en déplacement. Si vous avez besoin d'aide pour repenser votre politique ou votre programme de voyage, envoyez-nous un courriel à contact@fairjungle.com et nous trouverons un moment propice pour discuter.
Articles liés qui pourraient vous intéresser :
