Gestion des notes de frais : tout ce qu'il faut savoir

La gestion des frais professionnels est un processus essentiel pour les entreprises afin de contrôler et de rembourser les frais professionnels encourus par leurs employés. Cet article explore les différentes facettes de la gestion des frais professionnels, notamment les meilleures pratiques, les outils d'automatisation et les avantages d'une gestion efficace.

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Une note de frais est un document utilisé pour enregistrer et justifier les dépenses professionnelles engagées par un employé lors de ses déplacements ou dans le cadre de ses activités professionnelles. Son objectif principal est de permettre à l'employé de se faire rembourser ces dépenses par son employeur.

La note de frais est généralement utilisée dans le contexte professionnel lorsque les employés doivent effectuer des déplacements pour des réunions, des conférences, des formations ou des visites clients. Elle peut également être utilisée pour les dépenses liées aux repas, aux frais de transport, aux frais d'hébergement, aux frais de stationnement, aux frais de communication, etc.

Pourquoi est-il important de bien gérer les notes de frais ?

Une gestion efficace des notes de frais est essentielle tant pour les entreprises que pour les employés. Voici quelques raisons pour lesquelles une gestion pertinente des notes de frais est importante :

1. Contrôle des dépenses : Une gestion efficace des notes de frais permet aux entreprises de contrôler leurs dépenses et de s'assurer que les dépenses engagées par les employés sont conformes aux politiques de l'entreprise. Cela permet de limiter les abus et les dépenses excessives.
2. Respect des obligations fiscales : Une gestion appropriée des notes de frais garantit que les dépenses professionnelles sont correctement enregistrées et justifiées. Cela facilite la déduction fiscale des dépenses professionnelles et évite les problèmes avec les autorités fiscales.
3. Transparence financière : Une gestion efficace des notes de frais permet d'avoir une vision claire et transparente des dépenses engagées par les employés. Cela facilite la prise de décision financière et permet de mieux allouer les ressources de l'entreprise.
4. Équité et motivation des employés : Une gestion efficace des notes de frais garantit que les employés sont remboursés de manière équitable et rapide pour les dépenses engagées dans le cadre de leur travail. Cela contribue à maintenir la motivation des employés et à renforcer leur engagement envers l'entreprise.

Les conséquences d'une mauvaise gestion des notes de frais peuvent être préjudiciables tant pour les entreprises que pour les employés. Cela peut entraîner des dépenses excessives et injustifiées, des problèmes de conformité fiscale, des retards dans le remboursement des employés, une perte de confiance et une mauvaise image de l'entreprise.

Les conséquences d'une mauvaise gestion des notes de frais peuvent être préjudiciables tant pour les entreprises que pour les employés. Cela peut entraîner des dépenses excessives et injustifiées, des problèmes de conformité fiscale, notamment en ce qui concerne la récupération et le paiement de la TVA, des retards dans le remboursement des employés, une perte de confiance, et une mauvaise image de l'entreprise.

Quels types de frais sont remboursables par l'entreprise ?

Les entreprises remboursent généralement différents types de dépenses engagées par leurs employés. Voici quelques exemples de ces dépenses et leur explication :

• Frais de transport : Il s'agit des frais professionnels liés aux déplacements d'affaires tels que les billets de train, les billets d'avion, les frais de taxi, les frais de location de voiture, etc.

Exemple : Un employé se rend à une réunion à Paris et utilise le train pour s'y rendre. Les frais de transport engagés pour l'achat du billet de train seront remboursés par l'entreprise.

• Frais d'hébergement : Il s'agit des frais liés à l'hébergement lors des déplacements professionnels, tels que les frais d'hôtel.

Exemple : Un collaborateur participe à une conférence à Lyon et doit passer une nuit à l'hôtel. Les frais d'hébergement engagés pour la réservation de la chambre d'hôtel seront remboursés par l'entreprise.

• Frais de repas : Il s'agit des frais liés aux repas pris lors des déplacements professionnels.

Exemple : Un employé est en déplacement pour une journée entière et doit prendre son déjeuner à l'extérieur. Les frais de repas engagés pour ce déjeuner seront remboursés par l'entreprise.

• Frais de communication : Il s'agit des frais liés aux communications professionnelles, tels que les frais de téléphone, les frais d'internet, etc.

Exemple : Un employé utilise son téléphone portable pour passer des appels professionnels lors d'un déplacement. Les frais de communication engagés pour ces appels seront remboursés par l'entreprise.

• Frais de stationnement : Il s'agit des frais liés au stationnement des véhicules lors des déplacements professionnels.

Exemple : Un employé se rend en voiture à une réunion et doit payer des frais de stationnement pour garer son véhicule. Les frais de stationnement engagés seront remboursés par l'entreprise.

Il est important de noter que chaque entreprise peut avoir ses propres politiques de remboursement des dépenses professionnelles. Les employés doivent se conformer à ces politiques et fournir les justificatifs nécessaires pour chaque dépense engagée.

De quelles façons les notes de frais sont-elles remboursables ?

Lorsqu'il s'agit de rembourser les dépenses professionnelles engagées par les employés, il existe différents types de remboursement des notes de frais. Deux méthodes couramment utilisées sont le remboursement réel et le remboursement par déduction forfaitaire. Chaque approche possède ses avantages et ses inconvénients.

Remboursement réel

Le remboursement réel des notes de frais est un système de remboursement basé sur les dépenses réelles engagées par un employé dans le cadre de ses activités professionnelles. Contrairement à d'autres méthodes de remboursement forfaitaire, le remboursement réel prend en compte les dépenses spécifiques et réelles de chaque collaborateur.

Dans ce système, l'employé soumet une note de frais détaillée comprenant les justificatifs des dépenses engagées, tels que les factures, les reçus ou les tickets de caisse. L'entreprise examine ensuite ces justificatifs et rembourse à l'employé le montant exact des dépenses engagées, dans la limite des politiques de remboursement de l'entreprise.

Le remboursement réel est généralement utilisé pour les dépenses variables et spécifiques, qui peuvent varier d'un employé à l'autre ou d'une situation à l'autre. Il permet une plus grande précision dans le remboursement des dépenses professionnelles et assure une équité entre les employés. Cependant, il nécessite une gestion rigoureuse des notes de frais et des justificatifs, ainsi qu'une bonne communication entre l'employé et l'entreprise pour garantir un remboursement adéquat.

Remboursement par déduction forfaitaire

Le remboursement par déduction forfaitaire est un système de remboursement des notes de frais basé sur des montants fixes prédéterminés pour chaque type de dépense. Au lieu de rembourser les dépenses réelles engagées par l'employé, l'entreprise utilise des barèmes ou des taux forfaitaires pour calculer le montant à rembourser.

Les avantages du remboursement par déduction forfaitaire sont les suivants :

1. Simplicité : Ce système est simple à mettre en place et à gérer pour l'entreprise. Il évite la nécessité de collecter et de vérifier les justificatifs de chaque dépense.
2. Gain de temps : Le remboursement par déduction forfaitaire permet de gagner du temps, tant pour l'employé que pour l'entreprise, en évitant la collecte et le traitement des justificatifs.
3. Prévisibilité des coûts : En utilisant des montants fixes, l'entreprise peut prévoir et budgéter plus facilement les dépenses liées aux notes de frais.

Cependant, le remboursement par déduction forfaitaire présente également des inconvénients :

1. Manque de précision : En utilisant des montants fixes, le remboursement par déduction forfaitaire peut ne pas refléter les dépenses réelles engagées par l'employé. Certains employés peuvent être désavantagés si leurs dépenses sont plus élevées que les montants forfaitaires.
2. Manque d'équité : Les employés dont les dépenses sont inférieures aux montants forfaitaires peuvent être avantagés, tandis que ceux dont les dépenses sont supérieures peuvent être désavantagés.
3. Absence d'incitation à la maîtrise des dépenses : Le remboursement par déduction forfaitaire ne pousse pas les employés à contrôler leurs dépenses, car ils savent qu'ils seront remboursés selon des montants fixes, qu'ils aient dépensé plus ou moins.

Le remboursement par déduction forfaitaire est préférable dans certaines circonstances, notamment :

1. Pour les dépenses courantes et récurrentes : Lorsque les dépenses sont prévisibles et similaires d'un employé à l'autre, le remboursement par déduction forfaitaire peut être plus pratique.
2. Pour les petites dépenses : Lorsque les dépenses sont de faible montant, il peut être plus efficace d'utiliser des montants forfaitaires plutôt que de collecter des justificatifs pour chaque dépense.
3. Pour les situations où la collecte d'un justificatif est difficile : Dans certains cas, il peut être difficile pour les employés de fournir des justificatifs pour chaque dépense, par exemple lors de déplacements à l'étranger.

Il est important de noter que le choix entre le remboursement par déduction forfaitaire et le remboursement réel dépend des politiques et des besoins spécifiques de chaque employeur. Certains employeurs peuvent également opter pour une combinaison des deux méthodes, en utilisant le remboursement réel pour certaines dépenses et le remboursement par déduction forfaitaire pour d'autres.

Collaborateurs : Comment effectuer une note de frais ?

Créer la note de frais

La déclaration d'une note de frais est une étape essentielle pour enregistrer et justifier les dépenses professionnelles engagées par un employé. Voici le processus de création d'une note de frais, ainsi que les informations essentielles à inclure et les erreurs courantes à éviter :

1. Collecte des informations : L'employé doit collecter tous les justificatifs de dépenses, tels que les factures, les reçus ou les tickets de caisse, pour chaque dépense engagée.
2. Identification des informations essentielles : L'employé doit s'assurer d'inclure les informations essentielles dans la note de frais, notamment :
   • La date de la dépense
   • La description détaillée de la dépense
   • Le montant de la dépense
   • Le mode de paiement utilisé
3. Respect de la politique de remboursement de l'entreprise : L'employé doit se familiariser avec les politiques de l'entreprise en matière de remboursement des frais professionnels. Cela inclut les limites de remboursement, les catégories de dépenses autorisées et les procédures spécifiques à suivre.
4. Précision et lisibilité : Il est important de remplir la note de frais avec précision et lisibilité. Les informations doivent être claires et faciles à comprendre pour faciliter le traitement et le remboursement.
5. Éviter les erreurs courantes : Voici quelques erreurs courantes à éviter lors de la création d'une note de frais :
   • Oublier de joindre les justificatifs nécessaires
   • Ne pas fournir suffisamment de détails sur la dépense
   • Ne pas respecter les politiques de l'entreprise
   • Ne pas soumettre la note de frais dans les délais impartis

Dans certaines entreprises, les collaborateurs ont la possibilité de remplir leur note de frais en ligne de manière simple et pratique grâce à des outils dédiés. Ces plateformes en ligne permettent aux employés de saisir facilement les informations requises, de télécharger les justificatifs nécessaires et de soumettre leur note de frais de manière électronique. Cette approche facilite le processus de gestion des notes de frais, réduit les erreurs et accélère le traitement et le remboursement des dépenses professionnelles.

En suivant ces étapes et en évitant les erreurs courantes, l'employé peut créer une note de frais complète et précise, facilitant ainsi le processus de justification et de remboursement des dépenses professionnelles.

Justifier la note de frais

Il est essentiel de justifier chaque dépense, y compris la TVA associée, dans une note de frais afin de garantir la transparence et la conformité des dépenses professionnelles. La justification permet de fournir des preuves tangibles de l'utilisation des fonds de l'entreprise à des fins légitimes. Voici quelques conseils pour justifier efficacement chaque dépense dans une note de frais :

1. Fournir des justificatifs acceptés : Les justificatifs acceptés peuvent varier en fonction des politiques de l'entreprise, mais ils peuvent inclure des factures, des reçus, des tickets de caisse, des relevés de carte de crédit, des contrats, des bons de commande, etc.
2. Mentionner les détails pertinents : Pour chaque dépense, indiquez les détails pertinents tels que la date, la description de la dépense, le montant, le fournisseur et le mode de paiement utilisé. Ces informations aident à clarifier la nature de la dépense et à faciliter la vérification ultérieure.
3. Garder les justificatifs originaux : Il est important de conserver les justificatifs originaux pendant une période déterminée, conformément aux politiques de l'employeur et aux exigences légales. Cela permet de répondre à d'éventuelles demandes de vérification ou d'audit.

Voici quelques exemples de justificatifs acceptés pour différentes dépenses :

• Frais de transport : billets de train, billets d'avion, frais de taxi, reçus de péage, etc.
• Frais d'hébergement : facture d'hôtel, quittance de loyer, etc.
• Frais de repas : ticket de restaurant, facture de traiteur, etc.
• Frais de communication : facture de téléphone, relevé de carte SIM, etc.
• Frais divers : facture de stationnement, reçu de matériel professionnel, contrat de formation, etc.

En justifiant chaque dépense de manière appropriée, vous contribuez à la transparence financière de l'entreprise et facilitez le processus de vérification et de remboursement des dépenses professionnelles.

Être remboursé

Une fois que les employés ont soumis leur note de frais, il existe généralement plusieurs étapes à suivre pour être remboursé de leurs dépenses. Voici les étapes typiques du processus de remboursement des notes de frais :

1. Vérification et validation : L'entreprise examine la note de frais pour s'assurer qu'elle est complète, conforme aux politiques de remboursement et accompagnée des justificatifs nécessaires. Cette étape peut impliquer une vérification des montants, des catégories de dépenses autorisées et des politiques internes.
2. Approbation : Une fois que la note de frais est vérifiée et validée, elle est soumise à l'approbation. Cela peut impliquer l'approbation par un responsable hiérarchique, un responsable des finances ou un service spécifique chargé de la gestion des notes de frais.
3. Traitement : Une fois approuvée, la note de frais est traitée par les services financiers de l'entreprise. Cela peut inclure la saisie des informations dans le système de gestion des dépenses, la vérification des montants à rembourser et la préparation des paiements.
4. Remboursement : Une fois que la note de frais est traitée, l'employé est remboursé des dépenses engagées. Le remboursement peut être effectué par virement bancaire, par chèque ou par tout autre moyen de paiement convenu entre l'employé et l'entreprise.

Les délais de remboursement peuvent varier d'un employeur à l'autre. Cependant, les délais typiques de remboursement des notes de frais se situent généralement entre une à quatre semaines après la soumission de la note de frais. Certains employeurs peuvent également avoir des politiques spécifiques concernant les délais de remboursement, qui sont communiqués aux employés.

Il est important de noter que les employés doivent se conformer aux politiques de l'entreprise en matière de remboursement des notes de frais, notamment en respectant les délais de soumission et en fournissant les informations et les justificatifs nécessaires.

Entreprises : Comment optimiser la gestion des notes de frais ?

Les solutions d'automatisation pour la gestion des notes de frais offrent de nombreux avantages en simplifiant le processus, en réduisant les erreurs et en améliorant l'efficacité globale. Ces solutions utilisent des technologies telles que la comptabilité et la dématérialisation pour une meilleure gestion financière des dépenses professionnelles. Voici comment elles peuvent apporter des améliorations significatives :

1. Simplification du processus : Les solutions d'automatisation (logiciel, webgiciel, processus interne, …) permettent aux employés de soumettre leurs notes de frais de manière électronique, en utilisant des plateformes en ligne. Cela élimine le besoin de remplir manuellement des formulaires papier, réduisant ainsi le temps et les efforts nécessaires pour créer et soumettre une note de frais.
2. Réduction des erreurs : Les solutions d'automatisation intègrent des fonctionnalités de validation automatique qui vérifient les informations saisies par les employés. Cela permet de détecter et de corriger les erreurs potentielles, telles que les montants incorrects ou les catégories de dépenses incompatibles, réduisant ainsi les risques d'inexactitudes et de rejets.
3. Dématérialisation des justificatifs : Les solutions d'automatisation permettent aux employés de numériser et de télécharger facilement les justificatifs nécessaires, tels que les factures et les reçus. Ces documents sont stockés de manière électronique, ce qui réduit le besoin de conserver des copies papier et facilite la recherche et la récupération des informations lors des audits ou des vérifications.
4. Suivi en temps réel : Les solutions d'automatisation offrent une visibilité en temps réel sur l'état des notes de frais, permettant aux employés et aux responsables de suivre le processus de validation et de remboursement. Cela améliore la transparence et la communication entre les parties prenantes, réduisant les retards et les frustrations liés au suivi manuel.
5. IIntégration avec les systèmes comptables : Les solutions d'automatisation peuvent être intégrées aux systèmes comptables de l'entreprise, ce qui facilite le transfert des données et la génération de rapports financiers. Cela permet une meilleure synchronisation entre la gestion des notes de frais et les processus comptables, améliorant ainsi l'efficacité globale.

En résumé, les solutions d'automatisation pour la gestion des notes de frais simplifient le processus, réduisent les erreurs, et améliorent l'efficacité en utilisant des technologies telles que la comptabilité et la dématérialisation. Elles offrent une approche plus efficace et moderne pour gérer les dépenses professionnelles, libérant du temps et des ressources pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.