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Il n’est pas rare qu’un professionnel soit amené à effectuer des trajets dans le cadre de son activité. Les raisons sont diverses : réunion, conférences, signature de contrat, évènement particulier… Mais quelle que soit la raison d’un déplacement professionnel, cela engendre des coûts que l’on appelle des frais de déplacement. Bien entendu certains déplacements sont ponctuels et peu couteux mais à l’inverse, certains salariés seront amenés à se déplacer régulièrement et augmenter leurs frais.
Alors comment calculer les frais de déplacement professionnel pour demander un remboursement adapté à son employeur ?
Un frais de déplacement professionnel concerne l’ensemble des dépenses liées au déplacement effectué dans le cadre de l’activité professionnelle d’un salarié. Ces frais sont donc liés à une date donnée et un lieu précis permettant de fournir les pièces justificatives adaptées au déplacement.
Les frais de déplacement peuvent concerner un voyage à l'étranger pour une longue mission ou au contraire être engendrés dans une ville voisine sur une journée. Dans chacune de ces situations, le salarié est en droit de demander un dédommagement adapté aux frais.
Mais quels sont les types de frais de déplacement professionnel ?
Il est donc important de demander des justificatifs pour chaque dépense dans le cadre de votre activité professionnelle afin d’être en mesure d’effectuer une demande de remboursement par la suite.
Il est important pour le salarié de réaliser une note de frais après chaque dépense afin de la transmettre au service comptabilité correspondant avec les justificatifs nécessaires. Bien entendu cette étape semble délicate mais elle sera indispensable pour espérer un remboursement.
Que faut-il indiquer sur sa note de frais de déplacement professionnel ?
Il est réalisé à partir du barème de l’URSSAF. Concernant les frais de repas, vous aurez besoin d’indiquer la date, le lieu et le motif du déplacement pour demander un remboursement à travers votre note de frais.
Et pour les frais d’hébergement, comment les calculer ? Il faut que la distance dépasse les 50 km et la durée d’1h30 en transport en commun pour pouvoir demander un remboursement de cette partie.
L’ensemble des frais devra donc être remboursé par l’employeur une fois la note de frais complétée et accompagnée des justificatifs nécessaires. Toutefois il sera bien souvent indispensable pour le salarié d’avancer les frais en attendant d’obtenir un remboursement de son entreprise.
Pour vos frais de déplacement en voiture, le calcul s’effectue avec le barème de l’URSSAF. Les frais se calculent donc avec une puissance fiscale et un kilométrage. Par exemple pour un véhicule 4CV et une distance de moins de 5000km le calcul de frais de déplacement professionnel est d*0.606.
Le calcul s’effectue en suivant la puissance fiscale du véhicule pour multiplier la distance par 0.370 pour 3CV, ou encore 0.427 pour 5CV.
Le calcul s’effectue en fonction de la distance parcourue avec par exemple d * 0.315 pour moins de 3000 km. Ou encore d* 0.198 au-delà de 6000km.
Concernant les motos, il faudra calculer les frais de déplacement professionnel en fonction de la puissance fiscale au même titre que les voitures. Vous aurez ainsi 3 catégories :
En cas de doute pour calculer vos frais professionnels, vous pouvez utiliser un outil en ligne mis à disposition par le gouvernement et vous référer au barème de l’URSSAF.
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