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Notre monde connait des changements rapides sur les plans technologique, social et, depuis peu, sanitaire. Les consommateurs ne sont pas en reste et la crise du Covid-19 semble avoir joué un rôle de catalyseur dans leurs attentes et comportements de consommation. Ainsi, près de 80% d'entre eux affirment déjà qu'ils seraient plus disposés à acheter auprès d'une entreprise qui s'est engagée à contribuer au bien social, économique et environnemental, selon le rapport de l'Aflac.
Aujourd'hui plus que jamais, la responsabilité sociale est à considérer dans tout grand projet d'une entreprise. Ces dernières ne peuvent plus se permettre d'ignorer leur devoir envers leurs employés, leurs clients et la société dans son ensemble.
Si certaines entreprises ont déjà mis en place des équipes RSE qui mettent en place des objectifs et des stratégies élaborés, de nombreuses organisations restent à la traîne sans réel plan à l'horizon. Dans de tels cas, l'office manager a un grand rôle à jouer ; sa position centrale, véritable interface entre l'administration et les employés, en fait le candidat idéal pour contribuer à façonner la culture d'entreprise.
Voici les différentes initiatives que peuvent prendre les office managers afin d'insuffler une nouvelle dynamique plus responsable au sein de leurs entreprises.
Alors que la plupart des entreprises comptabilisent et déclarent les émissions de leurs activités directes, les émissions de la chaîne de valeur, appelées émissions de Scope 3, peuvent représenter jusqu'à 70 % des impacts d'une entreprise sur les gaz à effet de serre, selon Climate-KIC.
Au-delà des émissions opérationnelles et de la consommation d'énergie, les émissions de Scope 3 englobent les biens et services achetés, la production de déchets, ainsi que les investissements et le choix des technologies.
En tant que office manager poussant à la mise en œuvre d'une stratégie de RSE, vous devez donc étudier la chaîne de valeur de votre entreprise dans son ensemble, en identifiant les principales sources d'émission. Faites vos recherches pour dresser un premier diagnostic et identifier les principaux domaines dans lesquels votre entreprise peut être plus performante, en termes d'efficacité carbone.
Dans les entreprises aux chaînes de valeur complexes ou aux offres variées, les office managers peuvent se rendre compte qu'une recherche superficielle sur les émissions de leur entreprise s'avérera insuffisante. N'hésitez pas à inviter d'autres responsables à participer à votre diagnostic.
Les chefs d'équipe auront en effet une meilleure vue d'ensemble des activités de leur service et de leurs émissions potentielles, vous offrant ainsi une vue plus exhaustive et granulaire pour compléter votre rapport. Cette étape sera essentielle non seulement pendant la phase de recherche préliminaire, mais aussi lors de la recherche de solutions et de leur mise en œuvre.
Une fois que votre projet de RSE deviendra une question majeur à l'échelle de toute l'entreprise, vous pourrez également l'inclure dans la gouvernance de votre entreprise. Un bon plan de RSE impacte l'entreprise jusqu'à son organisation, ce qui le rend plus légitime et éventuellement plus facile à mettre en œuvre.
Une fois que vos principales sources d'émissions de carbone sont identifiées, assurez-vous de concevoir des objectifs réalisables - et, si possible, de plus en plus ambitieux. Certains domaines clés que vous pourriez vouloir prendre en compte lors de l'élaboration de ces objectifs sont ceux qui ont été rassemblés par Climate-KIC:
Les fournisseurs peuvent jouer un rôle important dans votre empreinte carbone. Ainsi, votre plan RSE peut inclure des engagements sur des achats plus responsables - à la supply chain plus simple - ou simplement en préférant des fournisseurs plus "propres".
Les choix des matériaux et de la conception participent à déterminer les émissions du produit tout au long de son cycle de vie. Plus la durée de vie d'un produit est longue, plus l'impact global est faible.
En d'autres termes : comment l'entreprise fonctionne en interne. On peut par exemple se rendre au travail à vélo, ou se réunir virtuellement au lieu de se déplacer pour certaines réunions peu critiques.
Repenser et appliquer des modèles commerciaux qui s'éloignent de la production continue et illimitée pour s'orienter vers une entente avec les clients sur une manière plus consciente de consommer.
Utiliser la gamification et l'engagement des consommateurs envers la marque pour contrôler l'utilisation des produits de manière plus responsable.
L'objectif ultime d'une stratégie eco-responsable est de se rapprocher du zéro carbone net. Il existe différentes approches pour traiter les émissions de carbone : vous pouvez opter pour l'insetting, la compensation (ou offsetting) ou une combinaison des deux.
"Insetting" signifie revoir, comme suggéré ci-dessus, les émissions de carbone des opérations en cours à travers différents modes de fonctionnement, permettant d'opter pour des options durables lorsque cela est possible ou même réduire certaines activités à forte intensité de carbone. La compensation (ou offsetting), en revanche, consiste à compenser les émissions de carbone irréductibles après l'exploitation par des projets environnementaux. Nous avons dressé une liste des meilleures organismes de compensation d'émissions de carbone qui pourraient vous aider à mettre en œuvre ces dernières de manière simple et efficace.
En tant que office manager, vous aurez la responsabilité de mettre en place le projet, mais n'oubliez pas de définir vos objectifs comme une finalité collective. Un plan d'éco-responsabilité n'est viable que si toutes les parties prenantes y adhèrent. Encouragez les chefs de service avec lesquels vous avez collaboré à inclure leurs équipes ou faites-le vous-même si l'organisation est petite, afin que l'écologisation soit un effort d'équipe à l'échelle de l'entreprise.
Ainsi, l'ensemble de votre équipe s'appropriera votre projet ambitieux et en assumera la responsabilité. Permettez à vos collègues de suggérer de nouvelles approches, incitez-les à réfléchir à leurs propres activités et à la manière dont ils peuvent les optimiser, ce qui les conduira à une compréhension globale de la RSE. Cela vous permettra de partager votre succès en tant qu'équipe lorsque les objectifs seront atteints, en créant des liens plus solides au sein de l'organisation et en ouvrant la voie à d'autres défis en cours de route.
Les responsables de la RSE peuvent même aller au-delà de leur propre équipe et s'ouvrir à d'autres acteurs, en créant un réseau de partenaires avec lesquels ils peuvent développer des objectifs spécifiques en matière de RSE, en joignant leurs forces pour créer un réel impact et communiquer à ce sujet.
Tout comme la communication interne avec les parties prenantes concernées est importante, comme évoqué ci-dessus, la communication externe l'est également. Aujourd'hui, les consommateurs se tournent de plus en plus vers des marques responsables qui s'engagent sur le plan social et environnemental. Afin de développer une communauté de clients fidèles, les entreprises doivent donc avoir une "raison d'être" liée à leurs actions, comme le dit le président de l'AFTM, Michel Dieleman.
C'est pourquoi le fait de partager le travail de votre organisation en faveur d'une société meilleure joue un rôle important dans la formation de l'image de votre marque, en particulier dans les secteurs de la vente aux consommateurs, où les clients sont plus sensibles à la RSE, comme l'a constaté Caroline Flammer, professeur à l'université de Boston. Cerise sur le gâteau, la communication sur les résultats de la RSE n'attire pas seulement les clients, elle donne aussi plus de responsabilités à votre équipe dans la réalisation des objectifs fixés, et contribue à attirer et à retenir les talents.
Si la responsabilité environnementale est une vaste sous-catégorie de la RSE, il est essentiel de garder à l'esprit que cette dernière ne se limite pas uniquement à ces actions. À mesure que la société évolue, la responsabilité des entreprises à son égard évolue également. La diversité des sexes, des origines et des capacités est un autre facteur à garder à l'esprit dans votre approche de la RSE, par exemple.
Les événements récents, par exemple, ont orienté une grande partie des efforts des entreprises en matière de RSE vers des causes liées au Covid-19. Les équipes RSE, y compris les directeurs de bureau, jonglent donc avec plusieurs initiatives à la fois, devant répartir le budget attribué à leur entreprise sur plusieurs projets.
Cela étant dit, les initiatives en matière de RSE devraient, tout comme les entreprises, s'adapter rapidement aux changements de leur environnement. La stratégie de RSE d'une organisation doit donc rester souple, en veillant à ce que l'activité et la responsabilité aillent de pair et se développent avec les changements du monde.
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