Les agences de voyage d’affaires apparaissent aujourd'hui comme étant des partenaires essentiels pour vous aider à organiser vos « business travel » et améliorer l’ensemble de votre logistique. Dans cette ère dynamique de l'industrie du voyage, ces agences offrent bien plus que des réservations de vols et d'hôtels au meilleur prix. Elles intègrent des solutions technologiques innovantes et proposent des services personnalisés.
Pour vos voyages d’affaires en France, en Europe et dans le monde entier, ces experts du voyage d’affaires vous permettent de vous concentrer sur l’essentiel tout en bénéficiant d’une gestion fluide et efficace de vos déplacements professionnels !
Qu'est-ce qu'une agence de voyage d'affaires ?
Une agence de voyage d’affaires fournit des services de voyage aux entreprises et professionnels. Sa mission est de créer des itinéraires personnalisés sur-mesure qui répondent aux besoins de voyage de l’entreprise et d’organiser les déplacements professionnels. L’agence de voyage d’affaires obtient des tarifs avantageux pour les vols et les hôtels, et apporte aussi une aide sur la gestion des frais de voyage. Toutes les entreprises, quelle que soit leur forme, leur taille et leurs besoins peuvent bénéficier de ces services.
Quels sont les services proposés par une agence de voyage d'affaires ?
Les services offerts par une agence de voyage d'affaires peuvent inclure la réservation de billets d’avion, de train, d'hôtel, la location de voiture et d'autres services liés aux déplacements professionnels. Ces agences sont souvent équipées d’outils de réservation modernes et de technologies permettant de gérer efficacement les itinéraires de voyage, les politiques de dépenses et d'autres aspects logistiques liés aux voyages d'affaires.
Quel est l’intérêt pour une entreprise de passer par une agence de voyage d’affaires ?
Les avantages de faire appel à une agence de voyage d’affaires pour une entreprise sont nombreux. Voici la liste complète.
Économies d’argent grâce à des offres négociées
Les agences de voyage d’affaires négocient les prix auprès de partenaires ce qui vous permet en tant qu’entreprise de bénéficier des meilleurs tarifs pour vos déplacements professionnels. Ainsi, vous faites des économies d’argent importantes sur vos dépenses de voyage.
En effet, si vous réservez directement vos billets d’avion et hôtels en passant par différents prestataires, les tarifs seront plus élevés qu’en passant par une agence de voyage d’affaires. De plus, sachez qu’en passant par une agence de voyage d’affaires, vous pourriez bénéficier de surclassements sur les chambres ou sur les vols et de nombreux autres services VIP, qui ne sont certainement pas aux mêmes prix lorsque vous réservez directement vous-même.
Gestion efficace des dépenses liées aux voyages d’affaires
Les agences de voyage d'affaires facilitent la centralisation des réservations de voyages. Cela signifie que toutes les réservations, que ce soit pour les vols, les hôtels ou les locations de voitures, peuvent être gérées à partir d'une seule plateforme de réservation. Cela vous permet d’avoir une vision d'ensemble et une gestion plus facile des dépenses. Les agences de voyage d’affaires simplifient également le processus de gestion des notes de frais. En effet, les informations sur les dépenses liées aux voyages sont généralement intégrées dans la plateforme de gestion des dépenses de l’entreprise.
Respect des politiques de voyage
Les agences de voyage d'affaires peuvent intégrer les politiques de voyage de l'entreprise dans leur système. Cela garantit que les réservations respectent les directives de l'entreprise en matière de coûts et de préférences. Les employés sont ainsi guidés dans leurs choix, ce qui contribue à une meilleure maîtrise des dépenses.
Conseils et itinéraires personnalisés selon les besoins
Faire appel à une agence de voyages d'affaires pour votre entreprise vous permettra d'obtenir les meilleurs conseils pour vos déplacements. Par exemple, les agences de voyages d'affaires savent exactement quels hôtels recommander et lesquels éviter.
Au fil du temps, les agents ont acquis une certaine expertise qui leur permet de cerner ce dont vous avez besoin et de planifier un voyage en parfaite cohérence avec votre projet, tout en respectant votre budget.
Les agents de voyage vont créer pour vous un itinéraire personnalisé et se chargeront des aspects administratifs et des détails techniques. Ils vous fourniront les documents indispensables pour vos déplacements professionnels, y compris les visas pour les voyages internationaux. Si vous devez organiser un voyage complexe avec des vols en correspondance par exemple, une agence de voyage possède l’expertise nécessaire pour vous simplifier la tâche.
Gain de temps et d’énergie
En tant qu’entreprise, vous pourriez vite vous laisser submerger par l’organisation complète des voyages professionnels. En effet, vous avez déjà beaucoup de projets à gérer et le simple fait de déléguer la recherche d’itinéraires, de vols, de chambres d’hôtel et de location de voiture constitue un gain de temps et d’énergie considérable.
Si vous décidez de confier l’organisation de votre voyage d’affaires à une agence spécialisée, alors vous et vos collaborateurs pourront réinvestir ce temps gagné dans d’autres activités. Cela est d’autant plus valable si les déplacements professionnels sont réguliers dans votre entreprise. Confier l’organisation et la gestion des voyages d’affaires à une agence, ce n’est pas seulement optimiser les ressources financières de l’entreprise, c’est aussi valoriser son capital humain!
Assistance personnalisée pour les voyageurs d’affaires
À travers ses services de voyages, une agence spécialisée peut proposer aux voyageurs d’affaires une assistance et un accompagnement H24 durant toute la durée du voyage. Cela concerne notamment les demandes de modification, d’échange et d’annulation des billets d’avion pour le déplacement de vos collaborateurs. Si vous avez la moindre question ou rencontrez une difficulté, une agence de voyage se rend disponible pour résoudre la situation le plus rapidement possible.
Passer par une agence de voyage d’affaires : des inconvénients ?
Comme dans toute chose, il y a aussi quelques inconvénients à passer par une agence de voyage d’affaires. Toutefois, les inconvénients sont moindres par rapport à la liste d’avantages qu’elle offre.
En effet, bien que les agences de voyage d’affaires proposent une gestion simplifiée des déplacements professionnels, des tarifs négociés et une assistance 24/7, il convient de noter qu’elles entraînent des frais de service supplémentaires et notamment des frais de dossier.
De plus, la personnalisation des itinéraires peut être limitée comparée à une approche autonome. Néanmoins, ces inconvénients sont souvent compensés par le gain de temps, la conformité aux politiques de l'entreprise, les économies réalisées grâce aux offres de séjours négociées au meilleur prix, et la tranquillité d'esprit liée à une assistance dédiée en cas d'imprévu.
Comment choisir une agence de voyage d'affaires ?
Avant de vous lancer dans la recherche d’une agence de voyage d’affaires, il est essentiel d’être au clair sur les besoins de l’entreprise, les attentes et les habitudes de vos collaborateurs. Pour cela, vous pouvez vous poser les questions suivantes.
Quel est votre budget alloué aux déplacements professionnels ?
À quelle fréquence souhaitez-vous organiser des voyages d’affaires ?
Quelles destinations avez-vous en tête ?
Quel est le type d’hébergement que vous souhaitez privilégier ?
Quel type de transport envisagez-vous d’emprunter ?
Une fois que vos besoins sont identifiés, il est temps de partir à la recherche de la meilleure agence de voyages d’affaires pour vous ! Premièrement, nous vous conseillons d’opter pour une agence de voyage qui a bonne réputation dans le domaine. Pour vous en assurer, consultez les avis en ligne, demandez des références et renseignez-vous sur la durée de l’expérience de l’agence et son savoir-faire.
Renseignez-vous bien sur les services et prestations annexes de l’agence de voyage d’affaires. Celle-ci doit être capable de comprendre vos besoins et attentes, de vous conseiller et de prendre en charge les déplacements de vos collaborateurs de A à Z.
Une agence de voyage moderne devrait disposer de technologies avancées pour faciliter la réservation, la gestion des itinéraires, le suivi des dépenses, etc. Vérifiez donc si l'agence utilise des plateformes de réservation efficaces.
Choisissez une agence de voyage d’affaires avec un service client de qualité. Les agents de voyage doivent pouvoir se rendre disponibles dès qu’un besoin est nécessaire de votre côté et doivent être réactifs en cas de situations imprévues.
Renseignez-vous attentivement sur les options qui s’offrent à vous pour signaler un problème, ainsi que sur les capacités de l'agence à le résoudre rapidement, à distance et sans risque. Par exemple, un retard du côté du voyageur ou un retard d’une compagnie aérienne ou ferroviaire sont des situations pouvant compromettre la bonne réalisation du projet de voyage.
Une agence de voyage d’affaires fiable sera en mesure de faire face à l’imprévu et de vous trouver un hôtel de dernière minute, un avion de remplacement, etc. Nous vous conseillons donc de vous tourner vers une agence flexible avec laquelle il sera possible de modifier les billets jusqu’à la dernière minute.
Si vous souhaitez opter pour un voyage respectueux de l’environnement, assurez-vous que l’agence puisse vous proposer des voyages à faible empreinte carbone.
Vous l’aurez compris, organiser un voyage d'affaires requiert un niveau important d’engagement, de technicité et de professionnalisme. Aujourd’hui, la plupart des agences ont une maîtrise des outils offline et online.
Certaines sont disponibles en physique et en ligne, ce qui est un véritable atout : vous pouvez vous déplacer dans l’agence la plus proche de chez vous et échanger de vive voix avec un agent de voyage, mais aussi rester en contact et gérer l’avancée du programme de voyages d’affaires depuis un site web/et ou une application mobile.
La politique de voyage entreprise (PVE), essentielle pour vos déplacements professionnels
En matière de voyages d'affaires, il est nécessaire d'élaborer une politique de voyages d'affaires (PVE) qui vous est spécifique. Celle-ci consiste à fixer un ensemble de règles pour régir les déplacements professionnels des salariés, à poser un cadre précis qui définit le budget, encadrer les dépenses, les moyens de transport et d’hébergement, mais aussi veiller au confort et la sécurité des voyageurs d’affaires de votre entreprise.
Par exemple, dans cette politique doit être précisé :
les frais identifiés comme des dépenses de déplacements professionnels ;
les modalités de remboursement des frais avancés ;
des directives spécifiques sur le choix des compagnies aériennes, des hôtels, des modes de transport, etc. Certains employeurs peuvent encourager l'utilisation de transport en commun ou d'options respectueuses de l'environnement ;
la durée maximale des voyages d’affaires ;
des directives sur les repas remboursables, les limites de dépenses et éventuellement les repas inclus lors de voyages d'affaires.
Toutefois, si vous ne savez pas comment vous y prendre ou si vous manquez de temps, une agence de voyage d’affaires peut aussi prendre en charge la réalisation de votre politique de voyage entreprise.
Ainsi, si vous ne disposez pas des ressources nécessaires en interne, faire appel à une agence de voyage d’affaires représente une excellente opportunité d'explorer de nouvelles perspectives de croissance pour votre entreprise !
