Ce poste, tout droit sorti des pays anglo-saxons et de plus en plus répandu en France, devient aujourd’hui un indispensable dans les petites et moyennes entreprises. Véritable point central d’une entreprise, l’Office Manager coordonne les différents services à travers différentes missions clés. Il est souvent rattaché à la direction générale et celle-ci s’appuie généralement sur lui pour pouvoir se focaliser sur le côté commercial et managérial de la société.
Couteau suisse de l’entreprise, il est surtout un interlocuteur privilégié entre les responsables et les collaborateurs qui gère principalement tout ce qui touche à l’administratif. Il est plus généralement responsable du bon fonctionnement global d’une entreprise.
Missions principales
Assistanat de la direction générale
La principale mission d’un Office Manager est d’assister au quotidien la direction générale sur différents sujets. La direction se décharge généralement de différentes responsabilités qu’elle lui confit. Ce poste clé est fréquemment sollicité pour les missions reliées à la logistique, à l’administratif et quelques fois au relationnel de l’entreprise.
Gestion des ressources budgétaires
Selon la taille de l'entreprise dans laquelle il travaille, le Office Manager peut superviser la partie budgétaire (découvrez comment réduire le budget voyages d'affaires de votre entreprise dans cet article). Il s'occupera alors du budget, que ce soit pour la mise en place de projets qu'il supervisera ou encore la gestion des notes de frais (nous vous présentons les meilleures solutions de gestion des notes de frais dans cet article) et des paies dans certains cas.
Communication interne
Il est également responsable de la communication interne entre la direction de l'entreprise et les employés. Cet interlocuteur entre les différents départements permet de garder un certain équilibre tout au long de l'année.
Gestion administrative
Le Office Manager est chargé de tous les aspects administratifs de l'entreprise. Qu'il s'agisse des agendas, du courrier ou de l'achat de fournitures, il gère tous les petits tracas de bureau afin d'offrir le meilleur environnement de travail possible à tous les départements.
Communication externe
En plus d'être responsable du bon fonctionnement de la communication interne, il s'occupe également de la communication externe, puisqu'il est généralement en contact avec des clients, des fournisseurs, ou encore des banques.
Profil type
Diplômes requis
Il n'existe pas de formation d'Office Manager à proprement parler. Cependant, les employeurs à la recherche de leur nouvelle pépite exigent généralement un minimum de Bac+2 au moment de l'entretien. Certaines formations permettent d'acquérir les compétences nécessaires, comme le BTS assistant de gestion (à découvrir dans cet article) ou le DUT gestion des entreprises. Pour le côté plus financier qui est de plus en plus demandé dans les petites et moyennes entreprises, il est possible de passer par un BTS comptabilité de gestion. Un master en gestion est évidemment un plus, notamment pour une éventuelle évolution de carrière.
Compétences techniques
Le Office Manager est un véritable couteau suisse, il doit donc apporter à l'entreprise des compétences techniques variées. La maîtrise des logiciels de bureautique est la principale compétence à avoir pour ce poste. Néanmoins, il doit également avoir de très bonnes capacités rédactionnelles et éventuellement maîtriser plusieurs langues étrangères s'il évolue par exemple dans une plus grande entreprise. Des connaissances en comptabilité lui permettront d'assumer davantage de responsabilités financières et une formation en gestion lui permettra de bien gérer la liaison entre les différents services.
Compétences interpersonnelles
Les compétences techniques n'étant pas les seules à être importantes, un Office Manager doit posséder différentes compétences interpersonnelles. Tout d'abord, il est l'un des pivots de toutes les équipes et doit donc faire preuve d'une grande flexibilité. Afin de s'assurer que tous les employés continuent à travailler correctement sans aucun problème, il est essentiel qu'il ait d'excellentes relations interpersonnelles avec tous les services, de la direction au stagiaire. Il doit être constamment à l'écoute de ses collaborateurs afin de contribuer à l'harmonie générale. Par ailleurs, compte tenu des différentes tâches qui lui sont confiées, que ce soit sur le plan administratif, financier ou de la communication, il doit être habile et agile afin de passer d'une mission à l'autre en un minimum de temps. Il sera constamment sollicité, mais devra faire preuve de beaucoup d'autonomie puisqu'il s'agit généralement d'un poste unique (en fonction de la taille de l'entreprise). Enfin, un Office Manager doit être curieux, s'intéresser à différents projets et ne pas hésiter à faire des propositions.
Carrière et évolution
Le salaire peut varier en fonction de la formation et des études antérieures du candidat ( Office Manager). Le salaire moyen d'un junior se situe entre 26 000 et 32 000 euros par an. Le salaire intermédiaire se situe généralement entre 32 000 et 35 000, tandis que celui d'un senior se situe plutôt entre 35 000 et 50 000.
Il existe de nombreuses façons d'évoluer au sein d'une entreprise. Un Office Manager peut par exemple devenir secrétaire général, directeur administratif et financier ou directeur des services généraux (découvrez ce poste dans cet article). S'agissant d'un poste extrêmement polyvalent, il sera confronté à différentes opportunités au cours de sa carrière, en fonction de l'entreprise dans laquelle il se trouve.
En conclusion
Le Office Manager a aujourd'hui un rôle véritablement central dans les entreprises. Même s'il est principalement là pour assister la direction générale sur certains sujets, sa position lui offre la possibilité d'évoluer sur différents sujets, que ce soit sur la partie relationnelle, administrative ou financière.
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