Comment définir un voyage essentiel

Depuis l’arrivée du Covid, les entreprises ont réussi à s’adapter en voyageant moins tout en gardant un niveau de business équivalent. Pour ces entreprises, c’est une bonne nouvelle en termes de dépense et de RSE, de plus cela permet à des entreprises de répondre à des exigences sociétales et environnementales qui leur permettront d’être labellisés. Certains labels comme le label B Corp permettent d’avoir accès à des aides économiques et d’améliorer son image de marque.

Pour les acteurs de l’écosystème du “voyage d’affaires” le résultat est plus ambivalent, on note une baisse de leurs activités de 60% sur l’année 2020 et espèrent atteindre une activité égale l’année 2019 courant 2026. Avec ce constat, il est évident pour les entreprises de ce secteur qu’il est temps de repenser leurs façons de faire et de mettre en place de nouvelles pratiques qui ne vont pas détériorer leur cœur de métier ni leurs résultats. C’est là que né le voyage essentiel.

Comment définir un voyage essentiel

Pour les voyages essentiels, il n'y a pas de recette universelle, mais il est nécessaire d'avoir une méthodologie de voyage qui changera pour chaque entreprise. Chaque entreprise mettra en place sa méthodologie en fonction de sa culture, de la technologie dont elle dispose, de son secteur d'activité et de sa méthode d'acquisition des clients. La méthodologie variera même au sein d'une même entreprise en fonction des équipes, par exemple une équipe de vente sera plus encline à voyager. C'est pourquoi il est important d'objectiver vos déplacements en fonction de l'importance de la réunion et de la nécessité de la faire en face à face. Pour cela, il faut prendre en compte le motif du déplacement, la durée du séjour, le coût du déplacement et son impact carbone. 

Grâce à notre expertise et aux données recueillies auprès de nos 300 entreprises partenaires et de nos 10 000 collaborateurs uniques, nous avons développé une méthodologie en 4 étapes qui servira de modèle à toutes les entreprises. Cette méthodologie s'articule autour de deux axes, l'essentialité pour l'entreprise et la dépendance de la rencontre pour les relations humaines.

Avec cette méthodologie, nous pouvons regrouper les déplacements en 4 catégories : 

• Culturel : Ce quadrant est représenté en grande partie par des réunions en petit comité, souvent interne à l’entreprise. Une solution ici est de définir un moment où un maximum de personnes sont présentes dans les locaux de l’entreprise pour éviter des déplacements uniquement dans ce but. Dans le cas où certaines personnes ne peuvent pas se déplacer, s'il est possible pour ces acteurs de la suivre à distance sans perdre en efficacité, cela peut être une bonne alternative
• Essentiel : Cet axe portera essentiellement sur des relations externes, il est généralement difficile de remplacer un contact physique sans impacter la relation entretenue avec l’interlocuteur. C’est le point le plus difficile à réguler, la seule solution serait de cumuler des rencontres avec plusieurs acteurs dans un secteur proche pour éviter des futurs aller-retours
• À limiter : Dans ce quadrant, il est question des cas où la nécessité d’une rencontre est faible comparée à l’apport pour l’entreprise. La solution la plus simple de remplacer ces déplacements par la technologie, le contact devient moins authentique mais cela permettra à l’entreprise d’économiser du temps, de l’argent et de réduire ses émissions carbone. Sur le long terme, ce sont les déplacements qui sont le plus susceptible de disparaître au profit de la technologie
  
• Opportuniste : les cas d'utilisation des déplacements qui entrent dans ce quadrant sont difficiles à remplacer par la technologie, mais sont considérés comme moins importants pour le succès de nombreuses entreprises. Il s'agit par exemple des déplacements pour se rendre à des salons professionnels ou pour surveiller les opérations sur site. Une solution serait de limiter le nombre de personnes voyageant pour ces activités. Dans ce quadrant, les déplacements doivent être opportunistes et traités au cas par cas, les décisions étant décentralisées vers les responsables.

Pour assurer que ces pratiques soient le plus efficace possible et correctement appliqué, il faut en amont s’appuyer sur quatre grands principes.  

• Établir avec les équipes des critères qui permettront d’estimer le besoin en déplacement de chacun
• Lister les outils capables d’assurer la nouvelle politique de l’entreprise (ex : workflows de validation flexible indexés sur ces critères d'essentialité)
• Le suivi et l’analyse des mesures mises en place, un calcul par équipe serait encore plus efficace (réduction des coûts, réduction d’émissions carbones, gain de temps pour les salariés)

Une autre ressource qui pourrait vous être utile est notre article sur “Notre sélection des meilleures entreprises pour la compensation carbone”.  Nos experts sont là pour vous aider. Si vous souhaitez discuter plus en détail de la manière de voyager de manière plus responsable, envoyez-nous un courriel à contact@fairjungle.com et nous trouverons un moment propice pour discuter.